תפקיד עורך התוכן על הסקאלה שבין עריכת תכנים לבין תרומה לשיפור תהליכי עבודה בארגון:
ארגונים קטנים וגדולים מנהלים את המידע בארגונם לצרכיהם השונים (שיתוף ידע פנימי, מתן שירות ללקוחות ועוד).
ניהול המידע מבוצע על ידי עורכי תוכן, שלא תמיד עובדים במשרה מלאה ולא תמיד יש להם הכישורים הנדרשים.
המנהל יודע מה הוא דורש מעורכי התוכן שלו כאשר הוא מקבל אותם לתפקיד, אך בשגרה, כדאי לו לעצור מדי פעם ולשאול את עצמו:
• האם הוא מרוצה מתפקודם של עורכי התוכן (המשליך על איכות המידע המנוהל)?
• האם עורכי התוכן לומדים ומתפתחים במסגרת התפקיד?
• האם הם מנצלים את כל כישוריהם?
• האם תפקודם מגובה בבקרה סדירה ומסודרת?, אם כן, האם היא מספקת?
• האם המשתמשים מרוצים מתוצרי המידע של עורכי התוכן?
העומס בעבודה השוטפת, המטלות היומיומיות, קיצוץ בכח אדם ומיקום היררכי ביחידה שעיקר עיסוקה הוא בנושא אחר, יכולים בקלות ובמהירות לצמצם ולקבע את תפקיד עורך התוכן מבלי לשים לב לכך, או מבלי לתת את הדעת להשלכות.
קל להיגרר לתפיסה שעורך תוכן עונה על צורך השעה, מבצע עבודה טכנית ויבשה, מתעסק במידע, שלרוב, אינו משתנה, ולכן אין צורך לתחזקו, העיקר ש"המשתמש יבין את מה שהוא קורא".
כתוצאה מתפיסה זו מתווספים לעורך תוכן תחומי עיסוק נוספים, שלאו דווקא נוגעים ישירות בעריכת תכנים.
למניעת שחיקה וקיבעון בתפקיד של עורך תוכן, על המנהל להגדיר את תפקיד עורך התוכן, ולרענן את ההגדרה מעת לעת. החל בעריכת תכנים גרידא, וכלה בערכים מוספים שיהפכו את עורך התוכן למנהל ידע מקצועי. יתכן אף שהגדרת התפקיד תוביל לשינוי שם התפקיד (לשם התפקיד ישנה משמעות אדירה על תפיסת התפקיד ומיצובו הן בראיית הארגון והן בעיני העובד עצמו).
בנוסף, מומלץ לגייס לתפקיד עובדים במשרה מלאה ובעלי כישורים הולמים, ולא כאלה שהוא עבורם תפקיד משנה נוסף על תפקיד אחר, או כאלה שרק צריכים למלא משבצת ריקה בארגון.
עריכת תכנים דורשת ריכוז, למידה, הפריה הדדית ועוד.
העריכה חושפת את עורך התוכן למידע רב, מגורמים שונים בארגון, שיכולים להעיר את תשומת ליבו לבעיות בתהליכי עבודה בארגון, בתקשורת שבין ממשקים ועוד. עם זיהויים הוא יכול להתריע עליהם ובכך לקחת חלק בשיפורם.
גם אם התפקיד בארגון דורש בעיקר עריכת תכנים, מומלץ לגייס עורכי תוכן לא רק על סמך כישורים בסיסיים, שניתן לפתח אותם (יכולות עריכה וניסוח), אלא גם על סמך יכולות נוספות וחשובות להעצמת תפקיד עורך תוכן:
• ניהול
• ראיה רחבה
• ארגון וסדר
• יכולת עבודה בצוות ועם ממשקים רבים
• "ראש גדול" – בעל רצון ללמוד ולהתפתח במסגרת התפקיד
• יוזמה והתנעת תהליכים
עם כל היכולות הללו עורך התוכן יביא ערך מוסף לתפקיד ויוביל את ניהול הידע בארגון.
לאחר הבנת הפוטנציאל המשמעותי הגלום בתפקיד עורך התוכן ואילו תכונות הוא דורש, יש ללוות אותו בעבודה השוטפת באמצעות כלים פנימיים (סיעור מוחות ומשובים) וכלים חיצוניים אובייקטיביים (הדרכות ומתן ליווי מקצועי מלווה) שיאפשרו לו למקסם יכולותיו.
יש לזכור, שיש לשפר את תוצרי המידע כל הזמן ולא להזניחם.
לסיכום:
יש לחשוב כל הזמן איך להפוך עורך תוכן טוב לעורך תוכן טוב יותר, הפועל מעבר למסגרת התפקיד שהוגדרה: מבין שעליו להתמקצע, ללמוד את עולם ניהול הידע, לנהל את המידע ולא רק לערוך תכנים, ליזום עדכונים ושיפורים ודרכם אף לשפר תהליכים ארגוניים.
כדי לאפשר זאת יש לספק לו כלים, שיעזרו לו להתקדם ולהתפתח ולהימנע מלהוסיף לו מטלות,
שלא קשורות לעיסוקו.
חשוב להעצים את תפקיד עורך התוכן מעבר לכתיבה טכנית כדי שהמידע בארגון לא יקפא על שמריו, יהיה עדכני, ברור ומלא.