מה זה?

שאלון/סקר שמטרתו למפות את המידע שאנשים עושים בו שימוש בכלל ולצורך קבלת החלטות, מקורות יצירתו ודרכי שימוש.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לכל הארגונים, ללא קשר לאסטרטגיה העסקית.

פעילויות עיקריות

1.      מצאי של מידע בשימוש, מי משתמש והיכן ממוקם.

2.      ראיונות עם האנשים לגבי התמודדות נכונה עם הצפת המידע מחד ושימוש נכון במידע נדרש מאידך. עדכון המצאי בעקבות השיחות.

מומלץ לחזור מידי שנה על המבדק.

מדידת הצלחה

1.      חסכון בעלויות כתוצאה ממניעת כפילויות.

2.      חסכון בזמן הנובע מייעול החיפוש.

3.      מהירות קבלת החלטות.

4.      רמת המודעות למסירת מידע.

השותפים

ספרנים; מומחי מידע; המשתמשים במידע; המואיינים.

מחסומים בדרך

·         התמקדות צרה במידע הקיים ולא במידע הנדרש.

·         התעלמות ממקורות מידע חיצוניים.

·         חוסר תקשור המהלך למרואיינים, וכתוצאה מכך, אי מיצוי הידע.

מה זה?

ניתוח בעלי הידע לכל אחת מיכולות הליבה התחרויתיות הארגוניות.

מעבר לשיקוף בעלי הידע הרלוונטיים, יכולה מפת הידע ללמד על פערים.

הערה: ניתן לשילוב עם מבדק המידע.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לכל הארגונים, ללא קשר לאסטרטגיה העסקית.

מתאים כאשר הארגון גדול מידי מכדי שאנשים ידעו מי יודע מה, וכאשר יכולות הליבה כבר מופו אך לא ברור מי מתמחה בהם.

פעילויות עיקריות

1.      זיהוי יכולות הליבה התחרותיות.

2.      מיפוי רשימת העובדים, הדרישות מהם וניסיונם (מול משאבי אנוש).

3.      הכנת ראיונות והרצתם.

4.      גיבוש מפת הידע.

השותפים

מנהלי ידע; מרואיינים; נציגי משאבי אנוש.

מחסומים בדרך

·         התעלמות מידע קודם והתמקדות בהווה.

·         ביצוע חד פעמי ולא על בסיס קבוע.

מה זה?

מאגר מידע המסייע באיתור מומחים לכל התמחות; דפי זהב ארגוניים.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לכל הארגונים, ללא קשר לאסטרטגיה העסקית.

מתאים כאשר הארגון גדול ולא כל אחד יודע מה האחרים יודעים, ו/או כאשר לאנשים יש תחומי מומחיות רבים השימושיים גם לעובדים אחרים.

פעילויות עיקריות

קדם: מפת ידע.

1.      הגדרת מאגר והקמתו הטכנולוגית.

2.      עידוד והדרכת האנשים לבניית דף מומחיות אישי.

3.      שילוב המידע ממפת הידע.

4.      עידוד והדרכת האנשים לשימוש במערכת; תגמול.

השותפים

צוות מפת הידע; אנשי מחשוב;נציגי ניהול הידע; לוכדי ידע

מחסומים בדרך

·         שמירת עדכניות של תכני המאגר.

·         טכנולוגיה לא נוחה או מנגישה דיה.

מה זה?

תוכניות לשימור ידע של עובדים לקראת פרישה.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לכל הארגונים, ללא קשר לאסטרטגיה העסקית.

פעילויות עיקריות

1.      הצמדת שוליות (צל) לפורשים לקראת עזיבתם.

2.      יצירת קהילה וירטואלית הממשיכה את הקשר עם הפורשים ו/או-

תגבור השיתוף והפצת הידע לפני הפרישה.

השותפים

צוות ניהול הידע; הפורשים; אנשי מחשוב (לסיוע בהקמת הקהילה); העובדים המקבלים את הידע.

מחסומים בדרך

·         פרסום התכנית ללא מימושה בפועל; יצירת ציפיות בדבר מורשת הפורשים ללא בניית המורשת.

·         לא מספיק זמן לביצוע העברת הידע.

מה זה?

מתן ביטוי והכרה למומחים כחלק מפיתוח תרבות המעודדת שיתוף והשתתפות בידע. פלטפורמה לבניית מורשת למומחים.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בשתי האסטרטגיות הראשונוחת: מכירת מוצרים כלליים או מבודלים.

פעילויות עיקריות

1.      ארגון רשימת מומחים בהסתמך על קהילות הידע הקיימות ועל הארגון בכלל.

2.      קיום היריד / מצגות.

3.      תוך שכך: תיעוד אפשרי של הדברים.

יש לבחו האם נדרש להכין את המרצים ולהקנות להם מיומנויות הרצאה בפני קהל.

מדידת הצלחה

1.      השתתפות בירידים.

2.      בקשות להעתקי מצגת.

3.      מוטיבציה מוגברת אצל המומחים.

השותפים

צוות ניהול הידע; מומחים; קהילות הידע; אחראי תקשור ביחידות.

מחסומים בדרך

·         תזמון הירידים, בעיתות בהם יש קושי להשתתף.

·         תכנון לפעילות גדולה מידי, המותירה את המרצה מול כסאות ריקים רבים.

·         מרצים חכמים שאינם יודעים להרצות.

מה זה?

תיעוד באמצעים דיגיטליים בכדי ללכוד ידע שהנו סמוי וקשה להעברה בדרך מילולית.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לרוב הארגונים להוציא אלו עם מוצרים מבודלים.

מתאים כאשר קל להראות איך עושים דברים אך קשה לתאר זאת באופן מילולי; מתאים כאשר אנשים הנדרשים לידע אינם יכולים להגיע או לקרוא את המידע; מתאים כאשר הצורך משמעותי וההשקעה מוצדקת עסקית.

פעילויות עיקריות

1.      תכנון לוגיסטי של הצילום.

2.      קבלת הסכמה לצילום מכל המומחים הנוטלים חלק בו.

3.      הצילום עצמו.

4.      הפצה מהירה (Aלא יעלה אבק במעבדות הצילום).

5.       תיעוד במקביל בספריה  דיגיטלית לשימוש עתידי.

מדידת הצלחה

1.      בחינת תגובות אלו שראו את ההקלטות.

השותפים

מומחה; מנהל ידע; צלם; אחראי מאגר דיגיטלי.

מחסומים בדרך

·         הפקה זולה מידי.

·         אי שימור הידע לטווח הרחוק.

·         צילום המשתלט ומאיים על המומחים ומונע מהם לפעול כתמיד.

·         עיכוב ההפצה.

מה זה?

שיתוף ידע דרך סיפור ספורים, אגדות ופולקלור כדרך ליצירת מסורת משותפת, אתיקה, ערכים, התנהגויות רצויות ופתרונות המגולמים בסיפור.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לכל הארגונים, ללא קשר לאסטרטגיה העסקית.

מתאים לדוגמא כאשר:

·         מנסים להטמיע התנהגות חדשה.

·         נדרש ניהול שינוי.

·         ערכי הארגון צריכים להיות מוחצנים.

·         יש להחליף שמועות בסיפורים חיוביים.

פעילויות עיקריות

1.      איסוף אנקדוטות וסיפורים "מוצלחים" המשרתים מטרות רצויות.

2.      סיפור הסיפורים להנהלה הבכירה, תוך ניתוח והסבר הסיפורים והרציונאל.

3.      עידוד המנהלים לחזור על הסיפורים ולספר אותם הלאה.

4.      פרסום הסיפורים במדיה הפנימית.

5.      הפצה באמצעים משלימים כדי שהסיפורים יהפכו לחלק מהפולקלור הארגוני.

מדידת הצלחה

1.      עד כמה ובאיזו מהירות הסיפורים משלימים סבב וחוזרים למספר המקורי.

2.      רמת הקירבה בין הסיפור המקורי לסיפור שחזר (האם זה טוב שקרוב? מ.ל.)

3.      שינוי התנהגותי בעקבות הסיפור.

השותפים

צוות ניהול הידע; אנשי פיתוח ארגוני; מנהיגות הארגון.

מחסומים בדרך

·         חוסר סינון מספק של הסיפורים, והפצת סיפורים שהמסר שלהם אינו מיטבי.

·         סיפור סיפורים משעממים.

·         המצאת סיפורים שטובים מכדי להיות מציאותיים.

מה זה?

אריזת הידע המלווה את המוצר ומכירתו כמוצר / שירות מלווה (בנפרד או כחלק מהמוצר המקורי).

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בעלי אסטרטגיית מוצר מובדל או אסטרטגיית קשרי לקוח משמעותיים.

מתאים כאשר מרכיב הידע במוצר/ שירותי משמעותי ובעל ערך ללקוחות.

מתאים כאשר לארגון ידע ייחודי בשוק שניתן למנפו בדרך אחת או יותר.

פעילויות עיקריות

1.      זיהוי הידע שניתן למנף.

2.      אריזת הידע כנכס בר קיימא.

3.      החלטה כיצד ניתן למכור / לשווק בפורמט אחד או יותר.

מדידת הצלחה

1.      ההכנסות הנובעות ממכירת מוצר הידע.

2.      הגידול ברמת שימור הלקוח כתוצאה ממכירת הידע.

השותפים

מנהלי המוצרים; שיווק ומכירות; צוות ניהול הידע.

מחסומים בדרך

·         קידום ידע כייחודי כאשר למעשה אינו כזה.

·         שחרור רב מידי של ידע ללא תמורה.

·         מסחור הידע דרך עודף חשיפה, אי שמירה על עדכניות הידע.

מה זה?

תהליך פורמלי המאפשר לעובדים להציף רעיונות חדשים ולאפשר מימושם בארגון.

מתאים כאשר גודלו של הארגון לא מאפשר קשר ישיר לפעפוע הרעיונות, או כאשר השינוי להטמעת הרעיונות אינו משתלב בעבודה הארגונית הרגילה.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בעלי אסטרטגיית מוצר מובדל או אסטרטגיית קשרי לקוח משמעותיים.

פעילויות עיקריות

1.      מיפוי התהליכים הנדרשים לאפשר את הרעיונות. בנייתם והגדרת טפסים מלווים.

2.      פיתוח טקסונומיה לנושאי רעיונות.

3.      גיוס מומחי התוכן שיוכלו להגיב על הרעיונות המוצעים בכל נושא, ולסייע בביצוע השינוי הלכה למעשה.

4.      הרצת התהליכים.

5.      בדיקת השפעת הרעיונות והערך שיצרו לארגון.

6.      תגמול והוקרה של הוגי הרעיונות.

מדידת הצלחה

1.      מידת שביעות רצון של העובדים המציעים רעיונות.

2.      חסכון בעלויות כתוצאה מהרעיונות.

3.      מספר הרעיונות שיושמו הלכה למעשה.

השותפים

צוות ניהול הידע; הנהלת הארגון; מומחי תוכן; אנשי מחשוב; כלל העובדים.

מחסומים בדרך

·         תגובה איטית מידי לרעיונות, או אי תגובה בכלל.

·         אי יכולת לממש רעיונות טובים שהועלו.

·         אי תגמול והוקרה לאנשים שהציעו רעיונות.

·         הסתמכות רק על קבלת רעיונות שהגיעו דרך ערוצים מחשוביים והתעלמות מרעיונות שהגיעו ע"י אנשים ללא גישה למחשב.

מה זה?

העמדת מאגר משותף של הידע המתועד באופן אלקטרוני.

נקודת כניסה קלה לעולם ניהול הידע.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בכל האסטרטגיות להוציא מכירת מוצרים מוכנים.

מתאים כאשר-

·         נדרש שיתוף מסמכים חוצה ארגון.

·         נדרשת כתיבה משותפת של מסמכים.

·         נדרשת אבטחת מידע תוך שיתוף של המסמכים.

·         נדרש קישור בין מסמכים שונים.

·         נדרש לאפשר לקהילות להחזיק את מסמכיהם באופן מוגדר אך ממודר.

·         נדרש לאפשר governance על מסמכים בארגון.

·         נדרש לנהל היסטוריה של מסמכים לאורך זמן.

ועוד.

פעילויות עיקריות

1.      ניתוח הצרכים הספציפיים של הארגון ביחס לניהול מסמכים.

2.      מיפוי דרישות ה- workflow לגבי מסמכים.

3.      בניית טקסונמיה ומתוכה מאפיינים וערכים (תוספת מ.ל.)

4.      בניית מדיניות שמירה ואחזור (מ.ל.)

5.      גיבוש תוכנית הסבה למסמכים קיימים (מ.ל.)

מדידת הצלחה

1.      קלות העבודה של המשתמשים.

2.      חיסכון בעלויות בעקבות המיכון.

3.      הקטנת נפח התקשורת בעקבות צמצום שליחת מסמכים.

4.      שיפור באבטחת המידע.

5.      התאמה לדרישות רגולטוריות.

השותפים

צוות ניהול ידע; משתמשים; ספרן; איש מחשוב; צוות ספק התוכנה.

מחסומים בדרך

·         שכפול הרשת בדרך מכובדת יותר.

·         הפיכה לארכיון בלבד.

·         שמירה בעיקר של מסמכים סרוקים שאינם ברי חיפוש. OCR לא מומלץ.

·         אפשרות עדכון מסמכים שאמורים להיות לקריאה בלבד.

·         שמירת מסמכים ללא הקשר וללא צורך מוגדר.

מה זה?

הפקת לקחים, הנקרא כאן AAR (After Action Review) על שם שיטת הפקת הלקחים שמקובל ליישם הנו כלי למיצוי למידה ולכידת ידע לשימוש עתידי.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בכל האסטרטגיות להוציא ספקי שירותים (?? מ.ל.)

מתאים לביצוע בארגונים לאחר אבני דרך, סיום פרויקטים, אירועים שניתן ללמוד מהם, או ככלי כללי להבטחת שיפור מתמיד.

פעילויות עיקריות

1.      בירור 5 שאלות (הערה: במקור השיטה – 4 שאלות. מ.ל.):

·         מה היה צפוי שיקרה?

·         מה קרה בפועל?

·         מה עבד?

·         מה לא עבד?

·         מה כדאי לעשות אחרת בפעם הבאה?

2.      תיעוד הנלמד ושמירתו במקום קל לגישה עבור אנשים אחרים זיזדקקו למידע בעתיד.

מדידת הצלחה

1.      האם אנשים ניגשים ללקחים עברו בבואם לבצע תהליכים שונים?

2.      האם השותפים מרגישים שמפגשי הפקת הלקחים בעלי ערך להבנה מעמיקה יותר, ובעלי ערך להבנת אירועים עתידיים?

השותפים

עובדים המעורבים בתהליך/פרויקט/אירוע; מנחה.

מחסומים בדרך

·         תהליך ההופך לבירוקרטי ולא בעל ערך.

·         מנחה שאינו עובד לפי המתודולוגיה ואינו נותן ערך למפגש ההפקה.

מה זה?

ידע רב הקריטי לארגון נמצא בממשק עם בעלי ענין שונים (עובדים, גורמי ממשל, לקחות, ספקים, תאגידים, בעלי מקצוע עמיתים ועוד). ניהול הידע בממשק.

ארגונים רלוונטיים

כלי הכרחי לארגונים בעלי אסטרטגיות שאינן מוצרים גרידא.

מתאים כאשר הקשר עם בעלי הענין מורכב, כאשר מספר עובדים שותפים יחד לקשראו שהארגון נהיה תלוי מידי בידע של בעל הענין.

פעילויות עיקריות

ניהול הידע בהתאם לאופיו ופרטיו. זיהוי הידע הקריטי ליכולות הליבה התחרותיות והתמקדות בידע זה.

מדידת הצלחה

1.      רמת הבנת הקשרים לפני ואחרי הקמת המאגר.

2.      שיפורים תהליכייים בממשק עם בעלי העניין.

3.      רמת אמון עם בעלי הענין.

השותפים

צוות ניהול הידע; העובדים הנמצאים בממשק עם בעלי עניין; נציגי בעלי העניןי; מומחה למיפוי תהליכים; אנשים שימפו את הידע במאגר עצמו.

מחסומים בדרך

·         הזנחת האנשים והתמקדות בידע עצמו.

·         השקעה רבה מידי במחשוב ותקווה שבכך יתקבל פתרון טוב.

·         קהילות תומכות אסטרטגיה

·         קהילות תומכות תהליכים טקטיים

·         קהילות פרויקטליות

·         קהילות מטפחות ידע לטוו הרחוק