רבות דיברנו על פורטלים ארגוניים, אנו מכירים אותם זה מכבר. אנו יודעים שהפורטלים הארגוניים משמשים פלטפורמה להצגת מידע וידע עסקי המאפשרת שיתוף, הנגשה וביצוע פעולות בצורה התומכת בקבלת החלטות עסקיות. עד כה הפתרון הנפוץ בהקשר זה הוא שאותה פלטפורמה יושבת על הרשת הפנים-ארגונית ולא ניתן לצפות בה מחוץ לארגון.
מהו אם כן הפורטל החוץ-ארגוני?
אותה הגברת בשינוי האדרת: בדומה לפורטל הארגוני גם כאן מדובר על פלטפורמה להצגת מידע וידע עסקי, תוך שיתוף והנגשת מידע. ההבדל הוא המיקום. פורטל חוץ-ארגוני יושב על רשת האינטרנט ולא ברשת הפנים-ארגונית.
בל נתבלבל - אין הוא דומה לאתר אינטרנט המיועד לציבור הרחב, כי-אם לעובדי הארגון.
מתי נקים פורטל חוץ-ארגוני?
- כאשר אין רשת פנים-ארגונית
- פיזור גיאוגרפי –ארגונים רבים מחזיקים בשלוחות המרוחקות ג"ג מהמשרדים הראשיים, בהן אין חיבור לרשת.
- כאשר קיימת הפרדה בין הרשת הפנים-ארגונית לבין האינטרנט + המידע המבוקש קיים באינטרנט – ישנם ארגונים שכתוצאה מאבטחת מידע, קיימת הפרדה בין הרשת הפנים-ארגונית לבין האינטרנט (לדוגמה מוסדות פיננסיים, מוסדות ציבור, מוסדות בטחונים). במקרים כאלה קיימים מחשבים נפרדים ואין אפשרות "לנדוד" מרשת אחת לאחרת. כאשר הארגונים כאלה עולה צורך לעשות שימוש במידע עדכני הקיים באינטרנט, לא נותרת ברירה, אלא להקים את הפורטל ברשת החוץ-ארגונית, קרי, באינטרנט.
משמעויות שיש לקחת בחשבון בעת קבלת החלטה על הקמת פורטל חוץ-ארגוני:
המשמעות המרכזית היא שהמידע שאנו מציגים עשוי להיות חשוף לגורמים חיצוניים שאינם חלק מהארגון. גם אם נאבטח את הפורטל החוץ-ארגוני ונחייב רישום וכניסה עם שם משתמש וסיסמה, אין לנו הבטחה שהמידע אכן מאובטח, והרי כולנו שמענו על כך שאפילו למחשבי הפנטגון הצליחו לפרוץ....
אם-כן, עלינו להציג בפורטל זה אך ורק מידע שאין בו סיכון לארגון או לציבור: צנעת הפרט, מדיני-בטחוני, עסקי-תחרותי וכן הלאה.