ניצול משאבים קיימים בארגון כמנוף לפתרונות חדשים לניהול ידע
חדשות לבקרים מגיעים ארגונים להחלטה לשדרג את מערכת ניהול הידע בארגון.
ההקשר הטבעי של שדרוג מערכת הוא החלפתה באחרת: חדשה יותר, בעלת יכולות מתקדמות יותר כזו שנפוצה בארגונים אחרים. מערכת כזו צריך לרכוש: להשקיע כסף, להשקיע זמן באפיון ובבחירת ספק, והתוצאות אינן מיידיות.
אולם החלפת המערכת אינה בהכרח המפתח להצלחה.
יתכן שקפיצת המדרגה תבוא דווקא מתוך המערכת הקיימת, אם ע"י יישום יכולת חדשה, אם ע"י ארגון מחדש של המידע ואם ע"י הטמעה.
כאשר קיימת מערכת לניהול ידע בארגון, היא לא חייבת להיות המערכת עם היכולות הכי מתקדמות, וגם לא זו שעלתה הכי הרבה כסף ואפילו לא זו שנפוצה בקרב הרבה ארגונים. הצלחתה עשויה להיות בכך שתענה בצורה המיטבית לצרכים הקיימים ולאלה שמתעוררים.
כאשר אני מלווה פרויקטים של ניהול ידע בארגונים, אני נוהגת פעמים רבות לומר ללקוח שהוא אחראי להציג את הצורך ואני אחראית להציע את הפיתרון.
היכרות טובה עם המערכת הקיימת והבנה מיטבית של הצורך שהועלה יכולה להוביל לפתרונות יצירתיים במערכת הקיימת. גם אם המערכת לא נותנת פיתרון מדויק לצורך שהועלה, יש פיתרון בהישג יד, יש פתרון מיטבי, אפשר לחשוב על שתי חלופות ולתת ללקוח לבחור בניהן.
הפיתרון עדיין אינו הולם דיו את הצורך? אפשר לשלם ולפתח פיתרון על המערכת הקיימת. השתדלו שהפיתוח יהיה רחב מספיק כך שייתן מענה גם לצרכים עתידיים.
לימדו היטב את הפיתרון כדי שתוכלו לנצלו גם בעתיד.
מהם, אם כן, יתרונותיה של מערכת קיימת?
• עלויות רכישה? אין
• השקעת זמן לימוד על עבודה במערכת? קיים רק עבור "תלמידים" חדשים. מי שכבר עובד על המערכת, לא צריך להשקיע זמן לימוד והיכרות עם מערכת חדשה.
• הטמעה בקרב משתמשי קצה? המשתמשים לא נדרשים לתקופת הסתגלות למערכת חדשה. נדרשת תוכנית הטמעה של יישומים או יכולות שאינם מוכרים.
• נדרש פיתרון לצורך שלא נענה בצורה טובה במערכת הקיימת? השקיעו זמן ועלויות פיתוח רק בפיתרון זה.
להלן שני רעיונות לניצול משאב קיים:
רוצים לשדרג את הפורטל הארגוני? הכינו את רשימת הצרכים "הבוערים ביותר"- הכי נפוצים או אלה שפיתרון שלהם יהווה "בשורה" בארגון. היפגשו עם הספק, ובדקו כיצד ניתן לענות על הצרכים. יתכן שמינימום השקעה של זמן וכסף יניבו את הפיתרון המיוחל.
רוצים להקים מנהלת ידע? בדקו האם הפורטל הארגוני יכול לשמש עבורכם כלי מתאים דיו למנהלת ידע, גם אם אינו מוכר ככזה. אתם עשויים להיות מופתעים.
ואם בכל זאת החלטתם לרכוש כלי חדש?
• נסו לשתף פעולה עם יחידות אחרות בארגון- אולי ניתן יהיה לאפיין רשימת צרכים משותפת שתוכל לקבל מענה בכלי אחד? אתם עשויים לזכות בהוזלה משמעותית של העלויות ובמחויבות גבוהה יותר של הספק.
• בחרו מערכת שיכולה להציג מידע ממערכות אחרות בארגון. גם אם לא נדרשת יכולת כזו בהתחלה, היא עלולה להידרש בהמשך. חשוב שתדעו מה המשמעות של פיתוח כזה בעתיד.
• חשבו על העתיד – מה התועלת שאתם או יחידות אחרות בארגון עשויות להפיק מן המערכת? עד כמה היא יכולה לשמש כפתרון ניהול ידע נוסף בארגון?
לסיכום, החדשנות שהוצגה כאן (ואולי עבור חלק מכם היא כלל אינה חדשנות כי אם ברורה מאליה...) היא החדשנות שבמיצוי המשאבים הקיימים בארגון לטובת פתרונות חדשים.
אתם עשויים למצוא מעבר לפינה את מה שחיפשתם מעבר לאופק.
בהצלחה!