בינה עסקית מאפשרת גישה, באמצעות הפקת דוחות, לנתוני החברה בעבר ובהווה ועל סמך נתונים אלו גם לחזות השקפות ותנועות עסקיות עתידיות.
תחום זה נמצא באחריות מחלקת מערכות מידע וכל בקשה לשימוש בנתונים עוברת דרכם.
עומס העבודה הנובע מאחוז גבוה של פניות ובקשות לשימוש כזה או אחר בנתוני החברה, הוליד את הצורך להפחית את כמות הפניות על ידי מתן הרשאות וכלים מתאימים ובכך לאפשר לכלל משתמשי הקצה, גם כאלו שאינם בעלי ידע ו/או מעמיק בעבודה עם מערכות בעלות אופי טכנולוגי, גישה בלתי אמצעית לנתונים שבעבר היו זמינים אך ורק בתיווך מערכות מידע: הפקת דוחות מותאמים לפי דרישה, ניתוח מחקרים ועוד.
כלומר, בינה עסקית ב"שירות עצמי".
בכדי לממש את הפוטנציאל הגלום ב"שירות העצמי", חייב להיווצר ממשק עבודה פשוט, ידידותי ונח למשתמש.
עליו להיות מצויד בכלי עזר כדוגמת מערכת עזרה (HELP) פשוטה הכוללת הסבר על פעולות לביצוע, מילון מונחים, עיצוב נח להתמצאות ושפה בהירה המותאמת לקהל היעד.
ממשק המכוון לסייע למשתמשים לממש את מירב הפוטנציאל.
כשלב הכנה, טרם הקמת ממשק עבודה ל"שירות עצמי", על הארגון לשאול את עצמו, איזו תועלת יוכלו וירצו להפיק ממנו המשתמשים? בחינה והגדרה של המטרות, תמקד את הדיון על הכלים הנחוצים ותאפשר להתאים אותם לצרכים האמיתיים.
ברוב הארגונים, בחינה שכזו מגלה כי 80% ממשתמשי הקצה יעשו שימוש בדוחות שיוגדרו על פי צורכיהם של 20% הנותרים.
לכאורה נראה שיש כאן הצלחה עבור שני הצדדים. משתמשי הקצה זוכים בגישה ישירה ופשוטה לנתונים, ומערכות מידע זוכים בהקלה בעומס העבודה. האומנם?
כפי שלא מעט ארגונים כבר הבינו בדרך הקשה, היישום של פתרון ה"שירות העצמי", אינו פשוט.
בואו נבחן מהם היתרונות בשיטת זו:
- הפחתת עומס העבודה במחלקת מערכות המידע ופינוי זמן לעסוק בנושאים חדשים כמו פיתוח יישומים חדשים.
- חשיפת משתמשי הקצה לנתונים העסקיים ותהליך פשוט ונח של הפקת דוחות יאפשרו קבלת החלטות עסקיות מבוססות על נתוני אמת ולא על אינטואיציה.
- אספקת מידע מדויק ומתוזמן תסייע להחדיר בהדרגה תחושה של אמון אצל המשתמשים.
- אימוץ נרחב של מערכת בינה עסקית (BI) על ידי משתמשי הארגון ידגים את הערך המוסף של מחלקת מערכות מידע.
- ככל שיגבר השימוש העצמאי במסדי הנתונים של הארגון, וההחלטות העסקיות שיתקבלו יהיו מבוססות על נתונים שהופקו בזמן אמת, שביעות הרצון מהרווח הכפול, הן של המשתמשים והן של מערכות המידע, תהפוך להיות אבן דרך בהפיכת עובדי החברה לשותפים לדרך
בכל זאת יש גם חסרונות:
- חשיפת העובדים לכמויות גדולות של מידע – הצפה במקום הקלה.
- רוב משתמשי הארגון אינם מעוניינים לקבל על עצמם את כובד האחריות שבאיתור והפקת הדוחות. פעולות אלו גוזלות זמן ואצל מי שאינו מיומן ועלולות לייצר שגיאות וטעויות גורליות שעליהן יתבססו הנחות העבודה להמשך.
- הפקת דוחות ארוכים או מורכבים עלולה להכביד על ביצועי המערכת.
- כמות רבה של דוחות מקבילים / דומים – קושי באיתור הדוח הרצוי בזמן אמת.
- דוחות רבים שנוצרו אך אינם בשימוש יוצרים עומס מיותר.
לסיכום, נראה שלמרות המשיכה הברורה לכיוון ה"שירות העצמי", לא בלתי סביר שהוא יגרום לצניחה בשימושיות של הבינה העסקית, ייצור מצבור גדל והולך של דוחות ויגרום לירידה של ביצועי המערכת.