מקובל לחשוב שבעידן של ימינו הטכנולוגיה היא פתרון לכמעט כל דבר. על אף חשיבותה הגבוהה של הטכנולוגיה, לא פעם היא לבדה אינה מספיקה, גם לא כשמדובר בתחומים בהם מעורבים מחשב ומקלדת. הדבר בא לידי ביטוי בעיקר בתהליכים מסוג שימור ידע פורשים, אשר הצלחתם תלויה בעוצמה האנושית, בגמישות וביכולת שלנו להתאים אתעצמנו לסיטואציה.
אם כן, מהו שימור ידע פורשים? ארגונים כיום מבינים שבמוחם של העובדים (ובמיוחד העובדים הוותיקים) אצור ידע בעל ערך לעתיד הארגון. לכן, ארגונים נוטים להוביל תהליכי של שימור ידע פורשים, במהלכם מראיינים את הפורשים בעלי הידע החשוב ביותר .
כמו בכל פעילות בניהול ידע, גם כאן יכולות לצוף התנגדויות; יתר על כן, פעמים רבות הן צצות היות והפרויקט הנו הפעם הראשונה בו מעומת הפורש עם הפרישה ויציאתו לדרך חדשה, שלעיתים מעוררת אצל הפורש חששות והתלבטויות.
מאמר זה מציג בפניכם טיפים והמלצות אשר יסייעו לכם לטפל בהתנגדויות השונות בפרויקט שימור ידע פורשים.
תארו לעצמכם סיטואציה, שבה התוצר שלכם ואיכותו תלויים באדם אשר לא מוכן לשתף פעולה, לעיתים כועס על המערכת ורשאי לסרב לעזור לכם, ללא היסוס וללא חשש לכך שיפוטר... זהו תקציר של עלילה, שסופה טרם נכתב ובאחריותכם לדאוג לסוף טוב על אף כל המכשולים.
עכשיו אפרט מעט : האדם שמסרב לשתף פעולה הינו פורש, אשר נתן מחייו 40 שנים לארגון שממנו פורש בעוד מספר חודשים. רגע לפני הפרישה עולות בו תחושות מעורבות, חלקן לא נעימות (פחד מהלא נודע, תסכול), והוא מחפש ומנצל כל הזדמנות לפרוק את שעל ליבו. מי שמוביל תהליך שימור ידע פורשים למעשה מהווה עבור הפורש "אוזן קשבת", המאפשרת לו לפרוק את תחושותיו.
חשוב לציין, שאחוז המתנגדים לתהליך ושיתוף הפעולה בשימור ידע הינו זעיר, אך כאשר מגיעים לאינטראקציה עם פורש המתנגד לתהליך, אנו נדרשים לחדד את כל החושים ולהיות מוכנים למשחקי כבוד וחיזור. אמנם אין לנו שום השפעה על כללי המשחקים הללו, אך אין זה אומר שאנחנו לא יכולים לנצח...
מה עלינו לעשות על מנת לצאת מהמשחק בתור מנצחים:
1. בראש ובראשונה, עלינו לקבל מידע מהממונים על הפורשים אשר עלולים להתנגד, מומלץ להבין מה הסיבה להתנגדויות, ולקבל תמונה כללית על אופי הפורש.
2. השלב החשוב ביותר הוא לתאם פגישה עם הפורש. אם באפשרותכם לתאם פגישה פנים מול פנים נצלו את ההזדמנות, היו אסרטיביים, דברו בטון בטוח והפגינו נוכחות. כאשר הפגישה נקבעת טלפונית, קל יותר לסרב, על כן השלב מאתגר יותר. כאשר הפגישה נקבעת בטלפון, אנחנו נדרשים להפעיל את הקסמים ולהיות אסרטיביים יותר, בטוחים בעצמנו ולחייך (זכרו, אפשר "לראות" את החיוך דרך הטלפון).
3. אל תהססו להשתמש בהומור, זה שובר קרח ומקרב, כאשר תשמעו את הפורש צוחק, אתם תרגישו את הכוח והביטחון להמשיך ותשכחו לרגע מההתנגדויות והגישה הנגטיבית שהייתה בתחילת השיחה. ומה לגבי הפורש? לאחר שהרשה לעצמו לצחוק עמכם בטלפון, לא נשארת לו ברירה, אלא להמשיך להיות חביב ולהסכים לפגישה.
4. היו נעימים והחמיאו לפורש – מחמאות מפחיתות את האיום ומקרבות.
5. בשיחה עם הפורש נסו להשתמש במשפט הבא: "אתה הנכס של הארגון ולכן נבחרת בין הרבים להיות המומחה בתחום, בעל ידע ייחודי אשר עלול לרדת לטמיון, אלא אם כן אנו נספיק לשמר אותו. זו הסיבה שהארגון מרגיש מחויבות לשמר אותו ואת השנים שהשקעת בארגון".
6. במקרים בהם אתם לא מצליחים להגיע להסכמה והפורש עומד על שלו, תנו לו להוביל, הקשיבו לכל מה שיש לו להגיד. לרוב אתם תחושו כלפיו אמפתיה, אך עליכם לזכור את המטרה שלשמה באתם ולגרום לו לשיתוף פעולה. לאחר מספר שיחות, תראו שהפורש מתחיל להסתכל על המצב מזווית אחרת ותתחילו להתקרב אחד לשני.
חשוב לשמור על קשר, לקפוץ להגיד שלום בכל הזדמנות שאתם נמצאים בארגון וללוות את הפורש עד פרישתו (הרי אתם לא רוצים להצטייר כנצלנים ואינטרסנטים אשר קיבלו את מבוקשם ונעלמו).
במהלך חיינו אנו שואפים להיות מקצועניים והכי טובים בכל אשר נידרש לבצע, אך אין די בכך... הסוד להצלחה הוא להיות אנושיים ואמפתיים ולא רק מכווני מטרה. אני מציעה לראות בהתנגדויות הללו חוויות מאתגרות, שכאשר תעברו אותן בהצלחה, תרגישו סיפוק רב מהעשייה שלכם, שכן גם עמדתם במשימה וגם גרמתם לפורש להרגיש קצת יותר טוב, רגע לפני שהוא יוצא ל"פרק ב".
בהצלחה,