כאשר מתחילים פרויקט חדש, חלק חשוב בתכנונו הינו זיהוי "בעלי העניין" (Stakeholders) באמצעות מיפוי של כל אותם אנשים שמשפיעים על הפרויקט או מושפעים ממנו. זאת, כדי למנוע ולהקטין קונפליקטים עתידים שעשויים לפגוע בהצלחת הפרויקט.
פרויקטים רבים מתעכבים או נעצרים רק בגלל שמישהו שכח לערב גורם מסוים, עקף אותו, או לא לקח בחשבון את חשיבותו. פעמים רבות די בכך ששכחנו לכתב נמען וכבר מורגש מתח באוויר...
על מנת להתמודד עם כל אותם גורמים שיכולים להשפיע על הפרויקט, אסביר בסקירה זו את חשיבות הנושא ואף אציע מספר דרכים להתמודד עם ה-Stakeholders.
אז בואו נתחיל:
מה זה בכלל המושג STAKEHOLDERS?
בעברית, "בעלי עניין" –כל מי שמעורב בצורה אקטיבית בפרויקט, או כאלה שהאינטרסים שלהם מושפעים לטובה/לרעה מהפרויקט (לפי הגדרה של ה - - PMBOKגוף הידע בניהול פרויקטים). במילים אחרות, כל מי שהפרויקט נוגע אליו בצורה כלשהי, לדוגמא: ספקים, לקוחות, סוכנויות ממשל, מועסקים, קבוצות אינטרס וכו'.
אם אלה לא נלקחים בחשבון בתהליך ניהול הפרויקט, קיים סיכוי גדול שייכשל.
כעת, אמנה מספר שלבים שיסייעו לזהות את אותם "בעלי עניין" ולרתום אותם להצלחת הפרויקט:
פרוט השלבים:
שלב א'
זיהוי "בעלי העניין" : השלב הראשון הינו להגדיר את מטרת ניתוח "בעלי העניין", לזהות את כל המשתמשים הפוטנציאלים שהפרויקט משפיע עליהם ולמפות אותם.(ניתן למפות אותם גם בצורה של מפה , טבלה וכד') .
כיצד לזהות?
מלבד אותם "בעלי עניין " מובהקים של הפרויקט: הלקוח, הספק, המשתמשים, וכד', יש לזהות את אלו שמושפעים מהפרויקט בצורה עקיפה. זאת, באמצעות הפניית תשומת לב יתרה באירועים שונים (משרד, פגישות, שיחות מסדרון, אירועי השקה, דיוני סטאטוס ועוד), לשאלות כמו: "מי היא הדמות הדומיננטית?", "מדוע היא מגיבה בצורה חיובית/שלילית?", "מי נמצא בסביבתה?" (אם זה לדוגמא, המנהל- אז עם מי הוא מסתובב, למי הוא מקשיב וכד').
דוגמה למיפוי "בעלי עניין":
שלב ב'
הבנת "בעלי העניין" – בשלב זה, לאחר שהבנו מי הם "השחקנים הראשיים והמשניים" ננסה להבין איך, כיצד ומדוע, הם משפיעים ומושפעים על ידי הפרויקט לחיוב או לשלילה, כמה כוח השפעה יש להם, האם הם קרובים לבעלי השפעה אחרים בארגון וכד'.
שלב ג'
השפעה על "בעלי העניין" – זהו השלב הפרקטי בו מקדישים מחשבה לאופן בו נוכל לרתום את אותם "בעלי עניין" לטובתנו ולטובת הפרויקט.
להלן מספר דוגמאות, לרתימת בעלי עניין:
- עדכונים שוטפים במהלך הפרויקט
- השתתפות באירועי השקה/סיום
- כיתוב במיילים
- פגישות מסדרון
- ארוחת צהריים ביחד, קפה וכד'
לסיכום,
חשוב שתהליך זה לא יבוצע רק בתחילתו של הפרויקט אלא ילווה אותו לכל אורכו. בנוסף, במהלך הפרויקט יש לבחון את הימצאותם של "בעלי עניין" חדשים. אם מאתרים כאלה, יש לבצע שוב את שלושת השלבים שתוארו.