כמו בכל חג פסח, גם השנה נשב כולנו מול ההגדה ונשאל את עצמנו מה נשתנה הלילה הזה מכל הלילות.
מעניין לציין שאת אותה שאלה בדיוק, כמו גם שאלות נלוות כגון האם נשתנה? איך נשתנה? ומדוע נשתנה אנו יכולים לשאול את עצמנו גם בנוגע לפורטל הארגוני. במרץ 2002 התפרסם בעיתוננו מאמר שנקרא פורטל ארגוני-המיתוסים והוא סקר את שמונת המיתוסים שהיו מקובלים בזמנו לגבי הפורטל הארגוני. להלן רשימת המיתוסים:
1. פורטל הנו פרויקט טכנולוגי
2. הפרויקט ייקח רק שלושה חודשים
3. אנחנו לא צריכים לרכוש תוכנה
4. אנחנו לא צריכים להיעזר ביועצים
5. כמה שנכניס יותר דברים לפורטל, כך ייטב
6. אם נבנה את הפורטל האנשים יבואו
7. הפורטל מתנהל בעצמו
8. הפורטל יפתור את כל בעיותינו
במאמר זה ננסה לבחון האם אותם מיתוסים תקפים גם בימינו, שמונה שנים לאחר שפורסם אותו מאמר ראשוני וכיצד והאם השתנו לאורך השנים:
פורטל הינו פרויקט טכנולוגי
לצערי מיתוס זה עדיין קיים חלקית, אין ספק שהמימד הטכנולוגי הוא חשוב מאוד, אולם בנוסף אליו יש להתייחס לשלושת המימדים הנוספים: תוכן תרבות ותהליך, שיש להם משקל לא פחות קטן בתהליך.
אחת הסיבות לכך שחלק מהפרויקטים עדיין מתויגים כפרויקטים טכנולוגיים קשורה קשר הדוק למיקום של יחידת ניהול הידע בארגון, שעדיין כפופה בכ 30% מהארגונים ליחידת מערכות המידע (מבוסס על נתוני סקר ניהול הידע לשנת 2009). סיבה אחרת יכולה להיות קשורה לכך שהצד הטכנולוגי הוא יותר מוחשי ולכן הצורך, כמו גם התהליך בו יותר ברור ומובן לאנשים מאשר צדדים אחרים. לא אחת שמעתי הערות כמו "מה יש לעבוד על התוכן? יש לנו את הכל כתוב בנהלים " קרי תהליך כתיבת תוכן נכון ואפקטיבי אינה ברורה מאליה לכלל המשתמשים.
הפרויקט ייקח רק שלושה חודשים
לתחושתי מיתוס זה הולך ונעלם לו לאיטו, אין משמעות הדבר כי הארגונים הפכו פתאום לסובלניים יותר
או לפחות מוכווני מטרה, וכן, אני עדיין שומעת מדי פעם שאלות כמו "אז למה זה לוקח כל כך הרבה זמן" אבל ככלל נראה כי קיימת הבנה טובה יותר של מורכבות הפרויקט. מהיכן מגיע שינוי זה ? לטעמי משלושה מקורות שונים, הראשון שבהם הוא מידת הניסיון שנצבר עם השנים בתוך הארגון עצמו ובקרב ארגונים בכלל בארץ ובעולם. כיום, כל ארגון שמכבד את עצמו הולך היום לעשות פעילות Benchmarking כזו או אחרת אצל ארגונים מקבילים ושם העובדות מדברות בשטח. מקור נוסף הוא המורכבות ההולכת וגוברת של הדרישות מהפורטל, לא עוד כלי אליו מכניסים כמה מסמכים ומייצרים שניים-שלושה לינקים לכמה מערכות תפעוליות, אלא אינטגרציה הולכת וגוברת של חיבור לתהליכי עבודה ומערכות, אינטגרציה הגוזרת זמן עבודה נוסף. גורם שלישי הוא ההבנה ההולכת וגוברת של חשיבות התוכן ופרק הזמן הנדרש כדי לייצר תוכן איכותי עבור הפורטל (סינון, כתיבה ועריכה שלו).
אנחנו לא צריכים לרכוש תוכנה
זהו אחד המיתוסים שניתן לומר שנעלם כמעט כליל מהזירה. עיון מהיר בתוצאות סקר ניהול הידע לשנת
2009 מגלה לנו כי קיימת מגמה ברורה מאוד לפיה למעלה מ 85% מהארגונים בחרו לעשות לרכוש את אחת מהפלטפורמות המרכזיות הקיימות כיום בשוק הפורטלים, מגמה שהלכה והתחזקה לאורך השנים. מדוע? התפתחות הטכנולוגיה גרמה לכך שהכלים הלכו והשתכללו לאורך השנים וכיום הם נותנים מענה הולם לצורך של מרבית הארגונים. כיום, כל פלטפורמה המכבדת את עצמה כוללת רכיבים קלים לשימוש ותפעול של ניהול תוכן, ניהול מסמכים, רכיבי Collaboration ניהול של טפסים ותהליכי עבודה, מנוע חיפוש, סטטיסטיקות שימוש וכו', כך שהצורך של ארגונים לפתח לעצמם פתרונות פנימיים כמעט ולא קיים.
אנחנו לא צריכים להיעזר ביועצים
אם בעבר אמירה כגון זו נחשבה למיתוס, שכן התחום כולו היה חדש ולא נצבר עדיין גוף ידע משמעותי שיכול לשמש ולהנחות את הארגונים, הרי שכיום ניתן לומר שיותר ויותר חברות מפסיקות לעשות שימוש ביועצים כמקור בלעדי, לטובת יישום משולב של ייעוץ פנימי וחיצוני או יישום פנימי בלבד. מדוע אפוא הפך המיתוס למציאות ? ראשית כל עקב היטמעות של העוסקים במלאכה בארגונים להם שימשו כיועצים. בנוסף, הארגונים עצמם עברו כברת דרך משמעותית כאשר לאורך השנים הם רכשו כלים ומיומנויות המאפשרים להם לבצע פעילות עצמאית. ההיעזרות ביועצים קיימת ותמשיך להתקיים אולם אופי הייעוץ משתנה. ארגונים חדשים בתחום יטו יותר להיעזר ביועצים בסוגיות יותר ראשוניות ואילו ארגונים שכבר צברו ניסיון, ימשיכו להיעזר ביועצים אך לשם קבלת ניסיון בסוגיות מורכבות ומתקדמות יותר של ניהול הידע.
כמה שנכניס יותר דברים לפורטל, כך ייטב
זהו אחד התחומים בהם המיתוס עדיין חי ובועט. הנחת המוצא היא ש "The more the merrier" ככל שנשים יותר דברים כך יותר טוב, הרי הפורטל אמור להיות ה One Stop Shop, לא ? אמירה נוספת היא "למה אי אפשר לשים בפנים את הכל, הרי יש מנוע חיפוש לא ? אז שכל אחד יחפש את מה שהוא צריך.." לא אחת אני נתקלת במקרים בהם הארגון מצהיר על כוונתו לבנות פורטל ארגוני אולם בפועל קיים ניסיון לתת מענה באמצעות פתרון אחד ליותר מדי צרכים, ליותר מדי קבוצות משתמשים ללא כל חשיבה על התועלת האסטרטגית והטקטית שניתן להפיק מהפורטל. קיימים חידושים טכנולוגיים בתחום והיכולת שלנו לייצר תוכן מותאם למשתמש באמצעות כלי פרסונליזיציה וקסטומיזציה דווקא עולה, אולם זה אינו פותר אותנו מהצורך לעשות סינון מקדים וחשיבה על כל פריט אותו אנו מעוניינים להכניס לפורטל וכיצד הוא תורם לעובד בעבודתו היום יומית.
אם נבנה את הפורטל אנשים יבואו
המיתוס המוזכר במאמר המקורי עסק בכך שמטרת הפורטל אינה הבאת אנשים אליו אלא הנגשת הידע הדחוף והקריטי ביותר לביצוע עבודתם של המשתמשים בצורה הנוחה והזמינה ביותר. למרות האמור הייתי רוצה להתייחס דווקא לפן אחר המשתקף בשמו של המיתוס והוא הצורך בשיווק נכון של הפורטל לקהל המשתמשים. הנחת היסוד אותה אני רואה גם כיום (אם כי בשכיחות הולכת ופוחתת) היא כי הפורטל אמור לדבר בעד עצמו ולפיכך לא ברור הצורך בקיום השקה חגיגית או בשיווק שלו או של תכניו. אל לנו לשכוח כי פורטל הוא למעשה מוצר וכמו כל מוצר אחר יכול לצאת רק נשכר מפעילות שיווקית. פעילות כזו יכולה לסייע לעודד את המודעות לעצם קיומו של הפורטל כמו גם לתכנים אפקטיביים המצויים בתוכו אליהם לא נחשף המשתמש מלכתחילה. אופי והיקף הפעילות אמור להיות מותאם כמובן לארגון אבל אין ספק כי פעילות כזו אכן נדרשת.
הפורטל מתנהל בעצמו
לשמחתי קיימת מודעות הולכת וגוברת לכך שהקמת פורטל אינה זבנג וגמרנו והוא לא יתנהל מעצמו אם לא ננהל אותו בצורה שוטפת. באחת הדוגמאות המשמחות לכך נתקלתי רק לפני שבוע כאשר יחידה בתוך ארגון בה מתבצעת פעילות הקמת פורטל ביקשה לדעת לא רק מה תידרש לתת בעת הקמת הפורטל ובשנה הראשונה לאחר הקמתו אלא גם לטווח של כמה שנים לאחר מכן.
הפורטל יפתור את כל בעיותינו
מיתוס זה כמעט ולא קיים היום, אני לכל הפחות לא נתקלתי בו עד עכשיו בצורה דומיננטית. לטעמי אחת הסיבות לכך הן הבשלות של הארגונים וההבנה שלהם שאין פתרונות קסם וכן הבנה טובה יותר של יכולות הפורטל ומגבלותיו הנובעת מניסיון ושימוש בכלי.
התמונה הכללית המצטיירת כשאנו שואלים את עצמנו מה נשתנה היא דווקא תמונה חיובית, מרביתם של המיתוסים אינם מתקיימים עוד או פוחתים בהדרגה. אין המשמעות שמיתוסים חדשים לא תופסים את מקומם אך על כך נרחיב במאמר אחר.
חג פסח שמח לכולם