הסתכלות מחודשת על המאמר "פורטל - ניהול הידע הנכון "
שפורסם במגזין 2know באוגוסט 2002
המאמר, שפורסם באוגוסט 2002, התייחס לרכיב התוכן בפורטל, ולדרך הנכונה לאפיין פורטל. על פי מאמר זה, על הפורטל להיות ממוקד בתפקיד ובצרכים המקצועיים של העובד, ולא במסרים שהארגון מבקש להעביר: Job related Portal, ולא פורטל המציג את ההטבות להם זכאים העובדים או את מצלמות חדר האוכל.
אמנם עברו רק כ- 8 שנים ונראה שהפורטלים המקצועיים היו שם מאז ומעולם, אך התפיסה של "פורטל מקצועי" או כפי שהגדרנו דאז Job Related Portal הייתה פורצת דרך בזמנו, שכן בשנת 2002 לא היו בעולם כלל פורטלים מקצועיים, אלא רק פורטלים ארגוניים שהיוו לוחות מודעות אלקטרוניים למידע לעובד.
אז מה השתנה לנו מאז ועד היום?
ראשית, אתייחס למה שלא השתנה: גם היום אנו מאמינים, כי הפורטל צריך לשרת את צורכי העובד, לשקף עבורו את המידע הדרוש לו ממגוון המערכות והכלים הקיימים בארגון ולאפשר לו להגיע אליו בדרך הקלה, המהירה והנוחה ביותר. כמו כן, הפורטל צריך לסייע בהשגת היעדים הארגוניים – אם אלו יעדים כלל-ארגוניים, יעדים של אגף, של מחלקה או של כל גוף אחר שעבורו מוקם הפורטל – או כל פתרון ניהול הידע אחר המתאים לו.
אבל פרט לכך – הרבה השתנה:
1. היום אנחנו מבינים שאמירה חד משמעית כמו זו שנשמעה במאמר זה, כבר אינה מתאימה. אנו מכירים היום סוגים שונים של פורטלים, ויודעים שהם יכולים להצליח ולחיות בשלום זה לצד זה – בתנאי שהם עונים על הצרכים של הארגון ושל עובדיו: הפורטל הארגוני, זה שמכיל את תכני הרווחה, את זכויותיהם וחובותיהם של העובדים ואחראי להעברת מסרים מההנהלה לעובדים, ולמולו הפורטל המקצועי, זה שמציג את התכנים שהעובד זקוק להם לצורך ביצוע תפקידו. הפורטל יכול להיות מיועד לבעלי תפקיד מסוים (למשל, פורטל ליועצי השקעות), או מוגדר על פי שייכות ארגונית (פורטל לאנשי ה-IT). במקרה של ריבוי פורטלים (או פתרונות ניהול ידע אחרים כגון אתרים וקהילות ידע, שלעיתים מבלבלים אותם עם פורטל), חשוב שהארגון ידע להגדיר לעובד מהו השער הראשי לידע הארגוני, וגם לספק לו את מירב המידע הנדרש לו כבר באותו שער ראשי, או לכל היותר בקליק אחד משם – כדי לא לייצר ריבוי של מקורות מידע בהם צריך העובד להתעדכן או לחפש את המידע.
2. עולם האינטרנט השתנה והתפתח, ואיתו המשתמשים. עולם ה- web 2.0 חדר לעולם האינטרנט הארגוני, ויש לו השפעה מכרעת על אופיים של הפורטלים היום. בעגה המקצועית זה נקרא Enterprise 2.0, וזה כבר כאן. כמו אתרי האינטרנט, שכבר לא מבססים את עצמם רק על כותבים בשכר ועל הפנייה למאמרים חיצוניים, אלא נותנים במה נרחבת למשתמשים - בתגובות, בפורומים, בסקרים, כך גם הפורטל. אם ניקח לדוגמה את הפורטל הארגוני, נוכל למצוא בו היום את הרכיבים הקלאסיים: חדשות הארגון – שהתקבלו מהנהלת הארגון או מגופי המטה, חובות וזכויות העובדים, אפליקציות חיוניות כמו יומן ארגוני, לוח משרות פנויות, מערכת דיווח נוכחות וכיוצא בזה, ולצידם כלי שיתוף בהם לוקחים העובדים חלק: אם בסקרים, בפורומים מקצועיים (כלי שנמצא בשימוש כבר מספר שנים) או חברתיים (שתפסו תאוצה), רכיב תגובות שמאפשר להגיב על חדשות הארגון, גלריית תמונות או סיפורים ששלחו עובדים בעקבות פעילות ארגונית ואפילו בלוגים של עובדים. מניסיוני, היענות העובדים לבקשות כאלה מפתיעה כל פעם מחדש: העובדים רוצים להשמיע ולהיראות בפורטל – אולי זו השפעתם של הפיייסבוק והטוויטר אולי זה "האח הגדול", אבל היום כולם רוצים לקחת חלק.
גם Wiki ארגוני הוא מהלך שמשתף את העובדים. במקרה זה על הארגון להחליט מראש על אמצעי הבקרה שהוא רוצה לנקוט כלפי מאגר ידע זה: האם ניתן לסמוך על כל מה שהעובדים רושמים? האם יש להקצות גורם מקצועי שיבקר את הנכתב? האם הבקרה תהיה לאחר פרסום, או תנאי לפרסום? האם ניתן למחוק או לשנות את מה שכתב העובד, או האם יש להציג את מה שנכתב וגם את התיקונים? השיקול כאן הוא לא רק טובת הארגון אלא גם טובת העובד – איך לעודד אותו להמשיך לשתף ולתרום ולא לגרום לו מבוכה או עוגמת נפש. סוגיה זו דומה להתלבטות שהייתה לנו כבר לפני מספר שנים, שעלו לפורטל הפורומים הראשונים – איך גורמים לעובד לשאול מבלי לחשוש שייתפס כמי שאינו יודע? איך לעודד אותו לשאול בפורום ולא להרים טלפון?
3. בעידן בו כולנו רואים ב- Google את הכלי המרכזי והזמין ביותר לאיתור מידע, מבקשים העובדים לקבל את Google גם בפורטל. אם בעבר הלא רחוק, וגם היום, אנו משקיעים זמן לא קצר באפיון עצי הניווט בפורטל, ובארגון נכון שלו, היום הולכת ומתחזקת התפיסה שיש להשקיע יותר בבחירת מנוע חיפוש חזק, בהגדרת מאגרי חיפוש, בהתאם למרכיבי הפורטל, ובתיוג התכנים. מעבר לכך שההתקרבות לעולם האינטרנט, שנתפס מתקדם ו"אמיתי" יותר בעיניי המשתמשים, משפרת את יחסי הציבור של הפורטל, שיפור יכולות החיפוש מאפשרת איתור מהיר של המידע הנדרש לצורכי עבודה, בקליק אחד, גם כשאינך זוכר היכן הוא נמצא. כלים אחרים לניהול ידע, כמו מנהלות מידע, השתמשו מאז ומעולם בכלי זה כפתרון היחידי כמעט לאיתור המידע, וכעת מגלם זאת גם הפורטלים.
הצלחה של פורטל נמדדת ביכולת שלו למלא את צורכי הארגון ועובדיו. פורטל ארגוני טוב הוא כזה שיש לו מעמד בארגון ויכולת לעורר אותו - הוא משקף את המתרחש בארגון, ההנהלה רואה בו כלי מרכזי להעברת מסריה לעובדים והוא מאפשר ליצור תחרות בריאה בין יחידות הארגון, שמבקשות לספר על הפעילויות שלהן ועל ההצלחות שלהן.
פורטל מקצועי טוב הוא זה שמרכז את כל המידע שהעובד זקוק לו לצורך מילוי תפקידו. הוא זה שמהווה כתובת ראשונה ואחרונה עבור העובד לחפש מידע ולמצוא אותו.
פורטל טוב, מכל סוג שהוא, הוא כזה הנותן לעובד מקום להביע את קולו, לשאול שאלות ולהציע הצעות – אם זה באמצעות פורום, לעיני כל, אם זה באמצעות כלי של משוב או אם זה באמצעות כלי של תגובות. זה עדיין מבוקר ומנוהל, לא הכול מותר, אך זו הזדמנות גדולה לארגון להתפתח ולהתקדם.