הודות למצב הכלכלי הבעייתי ולשווקים הנזילים, בשילוב עם הצורך הגובר בשקיפות עבור חברות פרטיות וציבוריות כאחד וכן צמצום עלויות הפך להיות המניע העיקרי לאסטרטגיות
ERP, השילוב בין ERP ל- BI הפך לשידוך המושלם בין שיפור ביצועים לניראות.
שני סקרים שנערכו לאחרונה על ידי קבוצת
Aberdeen הראו כי קיימים מספר מאפיינים משותפים בין חברות הנחשבות למובילות בתחומן:
סיכוייהן של החברות המובילות גבוהים ב-56% להצליח להסיק מתקצירי נתונים לטובת פעולות המיתרגמות לדו"חות ביקורת כספיים ותפעוליים.
סיכוייהן של החברות המובילות גבוהים ב-114%לספק באופן עצמאי שירותי BI לבעלי העניין.
במטרה להשיג ביצועים ברמה הגבוהה ביותר, על החברות:
להקים צוותים חוצי-פונקציונאליות לצורך יישום ושיפור מתמיד של ERP, שימוש ב- BI לחילוץ מידע בכל שלב.
ליישם גישה המשלבת בין BI, תהליכי עבודה (workflow) וניהול אירועים במטרה לספק התראות ודיווחים.
הקשר עסקי
מערכות ERP מספקות יכולות חיוניות לארגונים, החל מניהול פיננסי של המוצר או המלאי, המשך בניהול ההון האנושי, רכש וטרנזאקציות של מידע. הערך הטמון בהשקעה ב-ERP קשור באופן מסורתי לסטנדרטיזציה של תהליכים עסקיים וריכוז מידע, אשר מקל על איסוף וניהול נתונים. לאחרונה, גוברת ההבנה בקרב צרכני ה-ERP כי ניתן למקסם בצורה דרמטית את ערכו באמצעות ניתוח נתונים מאוחדים, אותם אוספים בתוך וסביב מערכת ה-ERP. כיום קיימים הררי נתונים במערכות ניהול התהליכים של החברות. היקפם ומורכבותם של הנתונים הולך וגדל ככל שאת ה-ERP מקיפים יישומים המעמיקים את יכולתו להגיע למאגרים נוספים כגון ניהול קשרי לקוחות, ניהול מלאי וקשרי ספקים, ניהול מחזור מוצר ועוד. כמו כן, הצורך בשקיפות וניראות אינו עוד מטרה נעלה אלא צורך ליבה עסקי.
הצורך בצמצום עלויות, צמיחה ושירות לקוחות היו המניע מאחרוי אסטרטגיות ליישום ERP בשנים האחרונות. BI היא התוספת החשובה ביותר בניסיון להשיג שקיפות בארגון וסדר בבלאגן פוטנציאלי. ניתן לחשוב על הדבר כשכבה המכסה או שזורה ב-ERP וביישומים נוספים, ומהווה מאגר נתונים עצום. ניתן ליישם את ה-ERP וה-BI ביחד, אך ניתן גם לבחון אותם כשתי יוזמות נפרדות. הדרישה המשמעותית ביותר בעת השמת פרויקט BI אכן מצטרפת לצורך למצות ערכים מוספים ממקורות מידע רלוונטים, דבר מובנה ביישומי ERP. שיפור מהירות הגישב לנתונים הוא המפתח להשגת שקיפות, ניראות וקבלת החלטות מושכלת.
בכדי לקשר את מקבל ההחלטות ישירות לנתונים הדרושים לו לצורך קבלת ההחלטות ניתן להרחיב את הגישה לאזורים עסקיים חדשים, או לאשפר גישה לנתונים ולכלים ליותר עובדי ידע בתוך הארגון. שתי הדרכים מובילות לראייה בהירה יותר של הנתונים, אשר תספק רייה טובה יותר של העסק.
אסטרטגיות של חברות מובילות
כיוון שהצורך בצמצום עלויות הוא המניע העיקרי לאסטרטגיות ERP, חברות רבות מודדות את ערכו של ה-ERP ביכולתו לסייע להם להקטין עלויות. קבוצת Aberdeen משתמשת בחמישה קריטריונים כדי להבחין בין חברות מובילות לבין כל שאר החברות במושגי ERP: צמצום בעלויות אדמיניסטרציה, הקטנת עלויות תפעוליות (עשוי להשפיע על עלויות השירותים או המוצרים הנמכרים), גודל מצבת כוח האדם הקבוע אותה ניתן לפטר או להשים מחדש יחס טוב יותר של עלות מול תועלת עבור הארגון, מספר ימים לסיום החודש וזמן לרווח. שלושת המדדים האשונים מעידים על יכולת ההתייעלות של החברה, בעוד שני המדדים האחרונים מעידים על חוזקה של החברה.
החברות המובילות בתחומן הצליחו לצמצם עלויות תפעול ואדמיניסטרציה ב- 10% יותר מהמתחרות, הן הצליחו לצמצם או להשים מחדש פי ארבעה עובדים, ונדרשו ל- 2/3 מהזמן שנדרש למתחרות לצורך השגת רווח.
ל-ERP תפקיד מרכזי בהנעת ויצירת סטנדרטיזציה של תהליכי עבודה. מספר רב של ספקי פתרונות ERP מספקים היום תוכן בצורת ספריות או תבניות השמה וכן תהליכי עבודה מוגדרים מראש, אשר משקפים ניהול לקחים ותובנות. ככזה, יכול ה-ERP לשמש ככלי המספק סטנדרטים ומאיץ תהליכים לאורך מחלקות ופונקציות כמו גם לאורך אתרי תפעול. אך המקום בו אנו רואים את נקודת ההשקה ל-BI הוא תפקידו של ה-ERP במתן ניראות לאורך פונקציות ומחלקות.
קבוצת Aberdeen מבחינה בצורה ברורה בין אסטרטגיות ה-BI של החברות המובילות לבין כל השאר. החברות המובילות מבינות כי המפתח לאימוץ הכלי מחייבת כי הוא יהיה אינטואיטיבי וקל לשימוש. לכן, סביר משמעותית כי חברות אלו יספקו פתרונות BI לשירות עצמי אשר ישלבו בין בעלי עניין פנימיים וחיצוניים. החברות המובילות מבינות שאם הפתרון אינו נוח המשתמש יאלץ לעקוף אותו, דבר שיוביל לשכפול מידע. ניראות של נתונים שגויים, או 'לכלוך' של הנתונים מובילים לקבלת מידע על סמך מידע לא מספק.
דרישות להצלחה
קבוצת Aberdeen ניתחה את המדדים הנצברים מסקירת החברות ודירגה אותן. בנוסף לתפקוד ברמה דומה, החברות בכל דרגה חלקו מאפיינים דומים בחמש קטגוריות:
1. תהליכים- הגישה שהם נוקטות כדי להוציא לפועל פעולות יומיומיות.
2. ארגון- מיקוד ארגוני ושיתוף פעולה בין בעלי עניין.
3. ניהול ידע- למצוא הקשרים בין נתונים ולחשוף אותםל בעלי העניין הרלוונטים.
4. טכנולוגיה- בחירת הכלים המתאימים והשמתם בארגון.
5. ניהול ביצועים- יכולת הארגון למדוד את תוצאותיו במטרה לשפר את ביצועיו.
שילוב בין יכולות הוא הכרחי כדי להפיק את הערך הרב ביותר מהטמעתBI בסביבת ERP.
ניהול תהליכים
- הדינאמיקה העסקית משתנה במהירות והתנאים הנזילים מחייבים ארגונים מפוזרים לאמץ תהליכים סטנדרטים, במטרה לאפשר השוואת ביצועים אמיתית. מיזוגים ורכישות מעמיסים אתגר נוסף, כיוון שלעתים מותירים את הארגון עם מספר מערכות ERP ותהליכים המצריכים שילוב ביניהם. טיפוח קבלת החלטות מודעת ומתוזמנת היא מטלה מאתגרת לארגון בכל סדר גודל ותעשייה. ארגונים מכל הסוגים עומדים בפני האתגר של זיקוק נתונים, שילובם וניהול כולל שלהם. היכולת ליצור סטנדרטיזציה בתהליך איסוף ושילוב הנתונים לצורך יצירת דו"חות וניתוחם הוא מרכיב קריטי בהפיכת הנתונים לפורמט שמיש יותר. רוב החברות המובילות בתחומן יצרו תהליכים מוסדרים של ניהול ושילוב נתונים לצורך פרויקטי BI. כמו כן, חברות רבות קוצרות את פירות ההשקעה תהליכי השמה מוסדרים בבואן לפרוס יישומי BI לאורך הארגון.
ארגון- ארגונים מובילים רבים הקימו צוותים פונקציונאליים משולבים, במטרה להקל על הבחירה והשיקות המתמיד של מערכות
ERP ושלוחותיהן. כך נוצר מצב שקבלת ההחלטות נעשית מתוך מודעות ולא מתוך לחץ של זמן. הצוות המשולב מאפשר תכנון פתרון שיענה על צרכים נוכחיים כמו גם על עתידיים, וייקח בחשבון צרכי תמיכה מתמשכים.
נמצא כי קיין\ם פער גדול בין הצרכים הפונקציונאליים עליהם עונים מתכנני מערכות ה-
BI לבין יכולות הניתוח של משתמשי הקצה. אי לכך, עולה הצורך בתכנית הדרכה מוסדרת, שתתלווה למערכת ה-BI.
ניהול ידע- החברות המובילות בתחומן מאפשרות למשתמשי הקצה לחקור את הנתונים ולנתח סטיות קיימות, הן מאפשרות הסקת מסקנות מתקצירי דו"חות לצורך הבנת הסיבות הכלכליות והתפעוליות. כמו כן, החברות המובילות מפעילות מערך התראות אוטומטי, אשר מסב את תשומת לב ההנהלה למקרים יוצאי דופן
ניהול ביצועים- לפני רכישת והשמת שלוחת פתרון
BI מסוג כזה או אחר, החברות המובילות בתחומן מגדירות ומודדות את ההחזר על ההשקעה (ROI) עבור רכישת ה-BI. חברות אלו משיגות ROI מהר יותר מהמתחרות, בממוצע תוך שישה חודשים, לעומת שנה או שנתיים. דרך לשיפור ה-ROI הוא הרחבת מעגל המשתמשים. שימוש תדיר במערכת תסייע להשיג החזר גבוה על ההשקעה.
טכנולוגיה- קבוצת
Aberdeen ערכה מחקר מקיף במטרה לקבוע מה תהיה הטכנולוגיה בעלת ההשפעה הרבה ביותר בשנים הקרובות. המחקר מציג כי החברות המובילות מגדילות את השקעתן ב-ERP לאורך זמן. חברות אלו החלו לשנות את יעודן מארכיטקטורה מסורתית של לקוח-שרת לעבר סביבה של שרתים ליישומי רשת. סביר להניח כי גישה המשלבתBI בתוך יישומי הארגון תהיה פופולארית יותר על ידי חברות אלו.
פעולות נדרשות
ללא קשר לבגרות או לשלב היישום הנוכחי, קבוצת Aberdeen ממליצה לארגונים לנקוט בגישה המשלבת בין ERP ל-BI. גם כלי ה-BI מוטבעים כרגע בפתרון ה-ERP, משולבים היטב או לא משולבים כלל מומלץ לא להתייחס אליהם כאל שני פרויקטים נפרדים. נקטו בגישה של שימוש ב-BI כאמצעי להשגת ערך מוסף מנתוני ה-ERP, כמו גם מיישומים ארגוניים נוספים. ERP יכול להפוך נתונים למידע, אך כלי ה-BI נחוצים להשלמת המעבר ממידע לידע. בין אם אתה מיישם ERP בפעם הראשונה, מחליף או משדרג את הכלי, מוסיף משתמשים, מאפיינים או מודולים, תמיד קח בחשבון את ההשלכות של חילוץ מידע בר שימוש לאורך כל הדרך.
הסקירה מבוססת על המאמר:The ERP/BI Connection: Add Value Through Actionable Intelligence.