פורטל ארגוני הוא כלי מוכר ונפוץ בחיי ארגונים ובעולם ניהול הידע.
אבל מה עושים כאשר הארגון הוא גלובלי, שיש בו עובדים במדינות שונות ומתרבויות שונות, דוברי שפות שונות הכפופים לארגון אחד ולהנהלה אחת?
בוחרים בפיתרון פחות מוכר ופחות נפוץ- "פורטל גלובלי".
בבואנו להקים פורטל גלובלי, עלינו לתת את הדעת לכמה סוגיות שלא עם כולן אנו מתמודדים בפורטל מקומי.
במאמר זה אתייחס לשאלות ולגישות שונות הקשורות לנושאים כמו אפיון, השקה והטמעה.
הגדרת חזון ויעדים:
חשוב מאוד להגדיר את המטרות ואת יעדי הפורטל בעיני הארגון כמו גם התועלות שיש למדינות ולעובדים ממנו.
לא פעם חיזוק הזהות הארגונית ותחושת השייכות מהווים את אחת המטרות המרכזיות, אך מומלץ להגדיר גם מטרות יותר מוחשיות כמו חיסכון בכוח אדם, חיסכון במשאבים טכנולוגיים, חיסכון בזמן, ייעול תהליכי עבודה ועוד. כל מטרה תוגדר אל מול צורך ממשי ומשמעותי, בו אנו מרגישים פער אמיתי בהיעדר הפורטל והשיתוף.
כבר בשלב זה כדאי להגדיר מספר Winner Applications שיביאו לקפיצת מדרגה בארגון ולהגדלת "קהל האוהדים". על אלה נמנים למשל ספר טלפונים ארגוני, מבנה ארגוני, קישורים למערכות תפעוליות, תהליכי עבודה ממוחשבים (work flows) שיחליפו תהליכי עבודה ידניים ועוד. יישומים אלו פשוטים וברורים מאליהם בארגונים קטנים, אולם בארגונים גדולים, ובוודאי בארגונים גלובליים, נחיצותם גבוהה ואין הם פשוטים להשגה.
את כל אלה מומלץ להציג בכל פורום, בכל פגישה ובכל התקשרות ראשונית עם שותפים לתהליך.
שפה:
פורטל גלובלי מאלץ אותנו לבחור שפה עיקרית לפורטל בה ייכתב המידע הגלובלי.
לרוב, יש להניח, תהיה זו אנגלית, אך יתכן שיהיה צורך להגדיר יותר משפה אחת (ואפילו נתקלנו בארגון בו מוגדרות 5 שפות עיקריות).
לשפות אלו, השפות העיקריות בהן מוצגים תכני הפורטל, נקרא "שפות הפורטל".
מהם השיקולים בבחירת שפות הפורטל?
• רוב - באילו שפות מדברים רוב משתמשי הפורטל?
• הבנת השפה העיקרית- מהו גודל האוכלוסייה שאינו מבין את השפה העיקרית? דוגמה, אם השפה הנבחרת היא אנגלית, אך יש כמות גדולה של משמשים בצרפת, נבחר גם צרפתית.
• חשיבות אסטרטגית בארגון- אם למדינה כלשהי יש עדיפות אסטרטגית עבור הארגון או חשיבות ברתימה לצורך הטמעת הפורטל, נבחר את שפת המדינה, בלי קשר לכמות המשתמשים הנמצאים בה. למשל: ארגון המפתח עסקים בסין, יתכן ויבחר להוסיף שפה זו (למרות הקשיים הכרוכים בכך) כחלק מהצהרה אסטרטגית על חשיבות המקום והאנשים.
לנושא השפה קיים גם נדבך טכנולוגי שעשוי להשפיע על בחירת המערכת שעליה יבנה הפורטל: נדרשת תמיכה בכל השפות בהן נעשה שימוש במתקני החברה, גם בכאלה שלא הוגדרו כ "שפות הפורטל" ונדרשת יכולת להציג מידע בשפות שונות באותו דף, גם כאלה הכתובות בכיוונים שונים (ימין-שמאל ושמאל-ימין) ועוד.
שימוש בשפות שאינן "שפות הפורטל":
בהנחה שהפורטל תומך בכל השפות, המידע המקומי יכתב, כמובן, בשפה המקומית. בנוסף, יש לאפשר לכל מדינה הרוצה בכך, לתרגם את המידע הגלובלי לשפה המקומית, כדי להקל על המשתמשים. במדינות שיבחרו לתרגם את המידע הגלובלי לשפתן, מומלץ לבנות תהליך עבודה מסודר לתרגום ועדכון המידע. זכרו שיש כאן אחריות ומחוייבות כלפי קהל היעד. לדוגמה, אם נושא בפוקוס בדף הבית מתעדכן אחת ליום באנגלית, נדרש אדם שיתרגם בכל יום את הידיעה לשפה המקומית.
לגבי המסגרת הניווטית, יש להגדיר האם תהיה בשפה המקומית או בשפה העיקרית של הפורטל. ניתן לתת למדינה להחליט מה נוח עבור משתמשיה. יש להניח כי מדינה שבחרה להשתמש בשפתה המקומית, תעדיף מסגרת ניווטית באותה שפה. בכל מקרה, יש לתת את הדעת לכך שהשפה בה נכתב התוכן והשפה בה כתובה המסגרת הניווטית יכולות להיות שונות.
שילוב בין מידע מקומי (לוקאלי) ומידע גלובלי:
בדומה להקמת פורטל מקומי בו יחידות עסקיות רוצות לקבל ביטוי והכרה, גם כאן אנו מתמודדים עם אתגר הביטוי והזהות. בפורטל גלובלי שותפות מדינות שונות, שלכל אחת מהן יש תרבות, נהלים ומידע מקומי.
חלק מן המידע בפורטל הוא אכן זהה: דבר ההנהלה, חדשות הארגון, היסטוריה ארגונית, פרסומים בתקשורת, קוד אתי וכו' ועם זאת, יש מידע רב שייחודי למדינה: שירותים לעובד, רווחה וחדשות מקומיות כמו גם תקנות ורגולציות של המדינה.
המשותף והשונה צריכים לקבל ביטוי עוד בשלב האפיון, וצריכים להתאים באופן מיטבי לאופיו ולצרכיו של הארגון. השוני יכול לבוא לידי ביטוי באחד או יותר מההיבטים הבאים: תכנים, עיצוב, צבעים, לוגו וכו'.
להלן דוגמאות לשאלות שעימן נתמודד בשלב האפיון:
דף הבית:
האם ידיעה בפוקוס תהיה גלובלית? האם נדרשת ידיעה בפוקוס לוקאלית בנוסף לגלובלית או במקומה? האם מבנה דף הבית צריך להיות אחיד? מה היחס בין המידע הלוקאלי לבין המידע הגלובלי בדף הבית? האם לאפשר קיום חלוניות לוקאליות כך שכל מדינה תבחר את החלוניות הנכונות עבורה? (אפשר להגדיר ששתי החלוניות בחלק הימני של המסך הן של המדינה, אך כל מדינה מחליטה מה הן יהיו. יש שיבחרו במזג האויר, בעוד אחרים יבחרו חדשות רווחה...). בכל מקרה, אם המידע הלוקאלי תופס חלק נכבד, הקפידו להכשיר ולהקצות בעלי תפקידים בכל מדינה, לתחזוק תכני הפורטל.
עץ הנושאים:
הגדרת המסגרת הניווטית וכמות רמות ההיררכיה בעץ נדרשת בכל אפיון של פורטל. בפורטל הגלובלי ישנן שאלות נוספות. האם כבר ברמה הראשונה יש לבצע אפיון מול כל מדינה בנפרד, או שהנושאים המרכזיים הם ברמה גלובלית וכל מדינה מתאימה אליהם את המידע? אם נושאי הרמה הראשונה בעץ הם גלובליים, הרי שיש להגדיר מהי רמת הגמישות הניתנת לכל מדינה ומאיזו רמה בעץ יש חופש בבחירת הנושאים. ראוי לחשוב היכן תבוא הייחודיות הזו לידי ביטוי כך שעדיין כל מדינה תרגיש שותפה ומיוחדת בתהליך.
אפיון:
פעילויות סטנדרטיות בשלב האפיון כמו ראיונות עם מומחי תוכן, מפגשי משתמשים ומפגשי צוות היגוי
הופכות להיות מורכבות כאשר מדובר בפורטל גלובלי.
כאשר אנו מבצעים את האפיון בישראל, מאוד קל לקיים פגישות וראיונות פנים אל פנים עם גורמי מפתח, מומחי תוכן ומשתמשים.
בפורטל גלובלי יש קהל רב שנמצא בחו"ל וחשוב שגם הוא יהיה שותף לתהליך. קיימים מגוון אמצעי התקשרות עם אנשים בחו"ל: מיילים, שיחות טלפון רגילות, שיחות טלפון מרובות משתתפים (teleconference) ושיחות וידאו מרובות משתתפים (video conference).
השתמשו במגוון אמצעי התקשרות, ובחרו ערוץ אחר בכל פעם. שליחת מייל היא אמנם קלה וקצרה יותר, אך מייל נתון לפרשנויות ולא תמיד יש בו קשר אישי. שיחות טלפון או וידאו הן יקרות יותר, מורכבות יותר טכנולוגית, בעייתיות לעיתים בגלל הפרשי שעות, אך עם זאת, יש בהן תקשורת ישירה וקשר אישי.
השקה והטמעה:
כאשר משיקים פורטל גלובלי יש לקחת בחשבון כי ההשקה במדינות השונות תהיה מדורגת. חשבו והגדירו מיהן המדינות הראשונות שבהן משיקים את הפורטל. ניתן להשיק במדינה גדולה (עם משתמשים רבים) כדי ליצור הד תקשורתי.
מאידך, אולי כדאי להתחיל במשוכות הגבוהות, ולהשיק תחילה במדינה שמתנגדת לתהליך או שצפויים בה קשיי הטמעה- כך נייצר רתימה ונרוויח שותפים לתהליך.
הפורטל הגלובלי מחליף ערוצי תקשורת אחרים. בעידן הנוכחי, ישנם ערוצי תקשורת רבים, ויש להניח כי במרבית המדינות ישנו פורטל מקומי. אם הפורטל שלנו אמור להחליף את הפורטל המקומי, צפויים לנו אתגרי הטמעה הן מול המשתמשים והן מול הגורם שאחראי על הפורטל המקומי (יתכן שזהו הגורם שעימו צריך להתבצע האפיון במדינה).
כדי להבטיח רתימה ולרכך את ההתנגדות, יש לשתף את המדינות, לשמוע את דעתן ולאפשר להן לשמור על הצביון הייחודי.
כבר בתחילת הדרך חשוב לתאם ציפיות ולהדגיש כי הפורטל הגלובלי מחליף את הפורטל המקומי הקיים היום.
אם בחרנו שלא להחליף את הפורטל המקומי, חובה לבדוק איך מבצעים את הקישור בינו ובין הפורטל הגלובלי. לדוגמה, ניתן להגדיר דף בית אחד לכל הארגון וכניסה לכל אחד מהפורטלים המקומיים דרכו.
לסיכום,
נתבקשתם להקים פורטל גלובלי? המשימות והאתגרים רבים. הקדישו את תחילת הפרוייקט לחשיבה מה נכון לארגון שלכם. התייעצו עם ארגונים שכבר "נמצאים שם".
אל תרוצו קדימה למשימות המוכרות לפני שהנחתם את היסודות.
צאו לדרך ובהצלחה.