ישנם סוגים שונים של תכנים אותם אנו מנהלים במסגרת מערכות ניהול הידע. כאשר אנו מדמיינים בעיני רוחנו מערכת ניהול ידע, בדרך כלל עולות בעיני רוחנו דוגמאות של תובנות (Insights) שהתגלו בארגון ורק מומחה אחד, ותיק ומיוחד, זוכר במה מדובר. פיסות ידע אלו, מהוות את הזיכרון הארגוני והן פסגת הידע אותה אנו מבקשים לנהל. למרות זאת, בבואנו לנהל את הידע בארגון, אנו מגלים ברוב המקרים שהידע אותו אנו מנהלים פשוט יותר, בסיסי הרבה יותר. אין זה מפתיע, שכן אין טעם לנהל תובנות (ה"פנטהאוז" של הידע) אם אין אנו מנהלים את התכנים הבסיסיים ("קומות היסוד").
ועם זאת, ישנם מקרים בו כן יש לנהל את התובנות עצמן. דוגמא לכך, החוזרת בכל ארגון, הנו הידע הנלמד ו/או נאסף בעת פעולת התחקיר. לא משנה מתי הידע נלמד, השאלה המרכזית הנה איך לארגנו כדי שיהיה ניתן לעשות בו שימוש אפקטיבי חוזר.
להלן מספר עקרונות חשובים להקמת מאגר ידע של תובנות:
א. כל פריט ידע יקוטלג לפי מספר מאפיינים ארגוניים שהוגדרו מראש. באופן זה יקל על המחפש לאתר פריטי ידע רלוונטיים. באופן זה יקל על הארגון לבצע תהליך של Push של המלצות לידע שיכול להיות רלוונטיים במקרים דומים עתידיים.
ב. לכל פריט ידע יוצמד תג של מחברו ובמידת הקיים של מסמך מלווה. מאגר תובנות מכיל עפ"י רוב Highlights, השורה התחתונה. האדם שמאחורי הידע הנו חשוב, גם ברמת ה- Credit, וגם ברמת השלמת הידע החסר שלא יוצג בתובנה.
ג. כל פריט "מועמד" למאגר ייבחן אל מול לקריטריונים מוגדרים (תהליך סינון):
= הפריט אינו טריוויאלי (לדוגמא: מומלץ לשלב לקוחות בתהליך) אלא בעל ערך מוסף ממשי.
= הפריט מוסכם ואינו מעורר חילוקי דעות.
= הפריט מעשי, וניתן לעשות בו שימוש (לדוגמא: במקום לכתוב "קשה לעולים שבאו מאתיופיה להבין משמעות של זמן", עדיף לתת תובנה המלמדת התנסות מעשית עם מושגי הזמן).
ד. תוגדרנה שיטות עבודה לשילוב פרטי המאגר בתהליכי עבודה בהם נדרש הידע (התנעת פרויקט חדש, תקלות ועוד). תוגדרנה שיטות עבודה לאיסוף תכנים חדשים ובחינת עדכניותם של הקיימים. כל פריט חדש יצורף עם תאריך לבחינת תוקפו ועדכניותו.
מאגר ידע של תובנות הוא בדרך כלל ה"קצפת" של ניהול הידע. בנו אותו ברגישות ובחוכמה!