עבורי זה תמיד מתחיל במידה קלה של חרדה, לא אשקר. נסו לדמיין לעצמכם, חדר ישיבות גדול, עמוס מומחים, חלקם פנימיים וחלקם מומחים ויועצים חיצוניים שנשכרו ע"י הארגון לצורך האירוע. חדר גדול, עמוס אנשים, מחשבים, חוטי חשמל, כוסות קפה מהבילות, עוגיות נאכלות. מוכנים ומצפים לשאלות. והקהל? נסתר. האם באמת יושבים להם אנשים מ"עברו השני של הקו"? הישנו סיכוי, שכל הפורום המכובד הזה התכנס בכדי לענות על שאלותיו של אדם אחד בודד? אך תמיד, פעם אחר פעם, עם הינתן האות (וגם קצת לפני, יש כאלה שלא מצליחים להתאפק) מבול השאלות לא מאכזב. ועדיין, לפעמים זה מצליח להפתיע, כמה צמאים אנחנו להזדמנות לשאול שאלות, להתייעץ ולקבל תשובות.
אז מה זה בעצם דיון וירטואלי?
הדיון הווירטואלי הינו דיון התחום בפרק זמן מוגדר (כשעתיים שלוש) במהלכו מתכנס פורום של מומחים העונה על שאלותיהם המקצועיות של חברי הקהילה, האתר או הפורטל. הדיון הווירטואלי נערך על גבי פלטפורמת הדיונים הקיימת כמעט בכל פורטל, כאשר כל משתתף מזין לרכיב זה את שאלותיו והוא נענה בזמן אמת על ידי המומחה או המומחים הרלוונטיים. מכיוון שכל משתתפי הדיון חשופים לכל השאלות והתשובות הנשלחות, פעמים רבות מתפתחים דיונים מקבילים בין עמיתים המתמודדים עם סוגיות דומות.
מה ערכו של הדיון וירטואלי?
מעבר לערך הברור שבדיון הווירטואלי- מתן האפשרות להתייעץ עם, וללמוד ממומחים אשר לרוב, ביום יום אינם נגישים למרבית העובדים- טומן בחובו הדיון הווירטואלי פוטנציאל רב מספר מישורים נוספים:
- הטמעת פתרון ניהול הידע (פורטל/ אתר/ קהילה) בקרב משתמשיו: הדיון הווירטואלי מתקיים באמצעות רכיב הדיונים, דרך הפורטל (אתר או קהילה), ובכך חושף את המשתתפים לקיומו, לשימוש בו ולידע המצוי בו. מומלץ להקפיד כי תשובות הכוללות מידע הקיים בפורטל יכללו הפנייה למידע זה והנחיות למיקומו ומציאתו. דבר זה יחזק את הטמעת האתר ככלי המאגד בתוכו את הידע המקצועי הרלוונטי. מדידות הנעשות לאחר דיונים וריטואליים אכן מלמדות כי השפעתם אינה מסתכמת בזמן הדיון בלבד וכי לאחריהם ישנה עלייה ברמות הכניסה לפורטל ובשימוש בו.
- זיהוי פערי ידע וצרכי ידע: בחינת השאלות הנשאלות במהלך הדיון הווירטואלי מאפשרת זיהוי אתרים (סניפים, מדינות, שלוחות ארגוניות) בהם קיימים פערי ידע, או תחומים בהם ישנו מחסור בידע אותו יש לפתח או להבנות. פעמים רבות, בעקבות הדיונים המתפתחים בין העמיתים עצמם ניתן ללמוד על פרקטיקות מקומיות הנהוגות ב'קצוות הארגוניים' אשר עשויות להיות לא מוכרות או לא ידועות להנהלה. החשיפה להן מאפשרת לפעול למען השרשתן או לחילופין אימוצן. על כן, חשוב להקפיד לאחר תום הדיון לנתח את תוכן השאלות ולזהות את פערי הידע וצרכי הידע העולים מהם.
- חיזוק הזהות היחידתית: כאמור, הדיון הווירטואלי מאפשר את התפתחותם של דיונים והתייעצויות בין עמיתים. בכך מאפשר הדיון היחשפות לעמיתים העוסקים, או שעסקו בעבר, עם אותם התחומים ומתמודדים על אתגרים דומים. היכרות זו לרוב, בעיקר בארגונים גדולים או ארגונים הפרוסים על פני אזורים גיאוגרפיים שונים, מוגבלת לסביבה הקרובה והמיידית של העובד בלבד. פעמים רבות ניתן לראות כי קשר בין עמיתים אשר נוצר במהלך הדיון ממשיך להתקיים, אם בחילופי מיילים, טלפונים או המשך הדיון בפורטל עצמו.
טיפים לדיון וירטואלי מוצלח:
- במידה ומוזמנים משתתפים ממספר מדינות, חשוב לזהות מבעוד מועד האם ישנם עובדים או מדינות עבורם השפה בה מתקיים הדיון מהווה מכשול, ובמידת הצורך לספק מתורגמנים בשפות הרלוונטיות. כך יוכלו המשתתפים להזין את שאלותיהם לרכיב הדיונים בשפת האם שלהם ואלו תתורגמנה בזמן אמת על ידי המתורגמן. דבר זה יסייע בהפחתת החשש מכתיבה בפומבי בשפה זרה, דבר העשוי להוות מכשול משמעותי בהצלחת הדיון. חשוב כמובן לתקשר את השימוש במתורגמן מראש.
- מומלץ מאוד לפתוח את רכיב הדיונים מספר ימים לפני מועד הדיון ולאפשר לעובדים אשר לא יכולים להתפנות בזמן הדיון עצמו להזין את שאלותיהם מראש.
- במידה ומקיימים דיון וירטואלי אחת לתקופה מומלץ להקדיש כל דיון לנושא או מספר נושאים אחרים, ולהזמין מומחים שונים בהתאם.
- בהחלט צפוי כי מבין כל השאלות יעלו גם שאלות אשר יראו לנו כטריוויאליות (פערי ידע כבר אמרנו?) חשוב להקפיד להתייחס לכל השאלות בכבוד. יש לזכור כי הן השאלות והן התשובות חשופות בפני כל המשתתפים וכי ואיננו מעוניינים להלבין את פני השואל בפני עמיתיו ומנהליו. בנוסף, יש לזכור כי גם לשאלות הטריוויאליות חשיבות, שכן הן עוזרות לנו בזיהוי פערי הידע.
- הקפדה על מתן מענה לכול השאלות. עובד אשר שאל שאלה אשר נותרה ללא מענה או התייחסות עשוי להיפגע, להישאר עם טעם רע מהדיון ולהימנע מהשתתפות בדיונים עתידיים.
- בפעמים הראשונות בהן עורכים דיון וירטואלי חשוב להשקיע מאמצים בפרסומו והסברתו. אנשים אשר אינם מכירים את הפעילות עשויים לחשוב שמדובר בשיחת ועידה טלפונית, Video Conference או מפגש פרונטאלי.
לסיכום, חשוב לזכור כי על מנת שהדיון יממש את מלא הפוטנציאל הטמון בו ויענה על היעדים שנסקרו לעיל, עליו להיות מוצלח ולהשאיר את המשתתפים עם טעם טוב ורצון לעוד.