פרויקט טיפוסי לשימור ידע מומחה פורש, נמשך כארבעה עד שישה חודשים.
טווח זמן זה, מאפשר לבצע את התהליך השימור, בצורה סדורה ומבוקרת.
לאחרונה, נתבקשתי לבצע תהליך שימור ידע מהיר שבו חלון הזמנים לביצוע העבודה היה שלושה שבועות בלבד.
בתום שלושת השבועות הללו הפורשת מתכננת את חייה החדשים שיפתחו בנסיעה לתאילנד, ולצערי לא אושרה לי הנסיעה לחופים להמשך תהליך התיעוד.
אז מה עושים???
האם ניתן להציל משהו מהידע הרב של המומחית לטובת המשך התפקוד התקין של הארגון?
נראה שהתהליך צלח בצורה טובה וכעבור שלושת השבועות הצגנו תוצרים רבים ואיכותיים יחסית לזמן הקצר שהוקצב לנושא.
עתה ברצוני לשתף אתכם במקצת מהתהליכים שעברתי.
ראשית כל ללא שיתוף הפעולה מצד הגורמים המעורבים עקב לוח הזמנים הדחוק והאילוצים יהיה כמעט בלתי אפשרי להצליח בפרויקט.
המאמץ הנדרש שעמד בפני הגורמים המשתתפים בפרויקט:
הפורשת נרתמה לתהליך במרץ רב, והצליחה לשמור על ריכוז ופרודוקטיביות בפגישותנו הארוכות. כמו כן ביצעה עבודת הכנה בין הפגישות.
לפורשת היו שני ממשיכי דרך ואחד מהם נרתם באופן מסור לתהליך והווה גורם חשוב בהצלחת הפרויקט. עבודתו התבטאה בעזרה באיסוף חומרים, תיקוף תוצרים, השתתפות פעילה בפגישות התיעוד ועזרה בהשלמת התוצרים לאחר שהמומחית פרשה.
ראש התחום נרתם אף הוא להצלחת הפרויקט ותרומתו הרבה התבטאה בהקצאת משאבי זמן רבים לגורמים המעורבים (פעילות השימור קיבלה עדיפות על פני הפעילות השוטפת במהלך שלושת השבועות).
כמו כן הוא לקח חלק משמעותי כשותף פעיל לבחינת נושאי התיעוד.
תמיכה אדמיניסטרטיבית – חוסכת זמן יקר ותומכת בתהליך, לדוגמה: קביעת פגישות, הדפסה וסריקה של חומרים, הכנסת הערות והנחיות בתוצרים עצמם.
השלב הראשון בתהליך - מפגש ההתנעה
בפרויקט בזק הדגשים לשלב זה שונים במקצת מפרויקט שימור ידע רגיל:
- המעורבים צריכים להבין את העומס הצפוי להם ולהיות מחויבים לעמוד במשימות במהרה על מנת שלא לעכב את הפרויקט (כמובן שהפרויקט צריך לקבל עדיפות על פני העבודה השוטפת)
- המעורבים צריכים להבין את מגבלות הזמן ועל כן להבין שעליהם להתפשר לגבי הנושאים הפחות חשובים לשימור ולהתמקד בנושאים הקריטיים ביותר .
- לאחר מפגש ההתנעה, כל אחד מהמעורבים חייב לצאת, שהוא מבין מה תפקידו ואיזה משימות הוא צריך לבצע על מנת שהתהליך יעבור כמה שיותר טוב.
- ננצל את מפגש ההתנעה על מנת לזלוג לתהליך הבא של מיפוי התכנים לשימור וננצל את הבמה להבניית עץ נושאים ותעדפו.
השלב השני הינו מפגשי המיפוי
המפגש הראשון התקיים ישר לאחר מפגש ההתנעה ובוא השתתפו הפורש, ממשיכי דרכו ומנהלו.
במפגש זה המשכנו לדון במגוון הנושאים לשימור ולתעדף אותם על פי סדר חשיבות.
קבענו את סדרת הפגישות לתיעוד בשלושת השבועות הקרובים שכללו מפגשים הפרושים על פני מרבית שעות היום ולמשך כל השבוע.
בסוף הפגישה קיבלה הפורשת וממשיכי דרכה טבלת מיפוי עם קריטריונים שונים שמטרתה לתעדף את הנושאים לשימור.
הקריטריונים בטבלה כללו בין השאר התייחסות להיקף התכנים לנושא, מי השותפים לידע ומה היו ההשלכות לארגון במידה והידע לא יתועד, בנוסף הטבלה התייחסה ליעדים העסקיים של הארגון ואיך הידע מתועד אם בכלל.
שלב המיפוי נמשך סה"כ 2 מפגשים בהם השלמנו טבלת מיפוי של נושאים והסכמנו על סדר החשיבות שלהנושאים למיפוי.
השלב השלישי - מפגשי תיעוד ותיקוף החומרים
החל מהמפגש השלישי התחלנו לעבוד על תיעוד הידע, במקביל שלחנו את רשימת הנושאים לתיעוד לראש התחום על מנת שיאשר אותה ויוסיף את הדגשים שלו.
בכל נושא התחלתי עם סדרת שאלות על מנת להבין מה תכיל התבנית לתיעוד הנושא, תוך כדי השיחות בנינו את תבנית התיעוד, חילקנו את הנושא לתתי נושאים ואספנו את כל חומר העזר הדרוש.
ממשיך הדרך לקח חלק פעיל בפגישות, עזר באיסוף חומר העזר, עזר בתיעוד ושינה את כיוון התוצרים מנקודת מבטה של הפורשת לכיוון תועלת הארגון.
באמצע השבוע השני (אמצע התהליך) הזמנו את ראש התחום לפגישות והצגנו את התוצרים. ראש התחום מסר את הדגשים שלו ושינה במקצת את סדר הנושאים לתיעוד.
התהליך עבד כסרט נע, שאלות מנחות, בניית תבנית תיעוד, הכנסת התכנים וחומרי העזר ותיקופם. עבדנו על מספר נושאים במקביל כך שנושא אחד לא מעקב את השני.
בצורה כזו הזמן נוצל באופן מקסימאלי עד לסיום תקופת העבודה של הפורשת.
בתיעוד ניתן דגש לנושאים רכים שבהם פרשה הפורשת את משנתה לגבי הנושא, את הגישה הנכונה לעבודה, טיפים והנחיות שונות.
לבסוף קיבלה הפורשת את הכבוד לתעד במילים בתוך פרק מיוחד ואישי את שנות עבודתה הרבות ועמלה הרב.
לדבריה היא חשה שפרויקט השתלם, היא למדה ונהנתה מהתהליך וחשה סיפוק מכמות התוצרים.
שלב בניית מאגר ניהול הידע שבו נשתמרו התוצרים הושאר לשלב הסופי לאחר הפרישה ונבנה בשת"פ עם ממשיך דרכה.