אנו פועלים כיום בעולם שמתנהל בקצב מהיר, בעולם שבו כל אחד הוא צרכן, המחפש תועלת אישית בכל דבר ועניין, ובעולם של עודף מידע, שבו קשה לעיתים לדלות את המסר המרכזי. לכן, אם ברצוננו להעביר מסר כלשהו, עלינו להתמקד בקהל יעד מסוים ולהעביר לו את המסר באופן ענייני ורלוונטי. בעולמות השיווק והתקשורת, כשרוצים לפנות לקהל יעד מסוים, מקובל לדבר על המושג "אמילי" פירושו "אז מה יוצא לי מזה?" (בגרסתו האנגלית WIFM= What's In it For Me).
כמנהלי פרויקט, נוכל להשתמש במושג "אמילי" הן כמתודת עזר להערכת התועלות של הפרויקט, והן כאמצעי לרתימת כלל השותפים לפרויקט בתהליכי ניהול שינוי והטמעה.
הטיפ החודשי שלנו עוסק ב"מה יוצא לי מהקמת פורטל ארגוני" ומיועד לעוסקים במלאכת הקמת הפורטל. פרויקט הקמת פורטל ארגוני הינו פרויקט חוצה ארגון וכרוך בהשקעת משאבים רבים. הצלחתו תלויה בשיתוף הפעולה של כלל עובדי הארגון, ולשם כך מומלץ לפלח את "קהל היעד" ולהציג בפני כל פלח את "הרווח" שלו מהקמת הפורטל הארגוני.
מבין כלל ה"שחקנים" בפרויקט שכזה, נתמקד בשלושה "שחקנים מרכזיים": הנהלת הארגון, המנהלים בארגון והעובדים, ונציג כאן מספר דוגמאות ל"מה יוצא לי מהקמת פורטל ארגוני":
מה יוצא להנהלת הארגון מהקמת פורטל?
• כלי לתקשורת בין הנהלת הארגון והעובדים, ליצירת שפה ארגונית משותפת ולחיזוק תחושת השייכות של העובדים לארגון
• הפורטל ככלי תומך להשגת יעדים עסקיים ויתרון תחרותי בשוק על ידי הצגת מידע עסקי רחב ועדכני
• הפורטל ככלי ללמידה ארגונית באמצעות שימור ידע, שיתוף בידע, פיתוח ידע וחדשנות
מה יוצא למנהלים בארגון מהקמת פורטל?
• הפורטל מאפשר ניהול זמן יעיל באמצעות הנגשת ידע וחיסכון בזמן חיפוש מידע
• הפורטל מאפשר שיתוף ידע ויצירת רשתות מקצועיות בין יחידות בארגון
• הפורטל ככלי לפיתוח מקצועי של עובדים
מה יוצא לעובד מהקמת פורטל ארגוני?
• One stop shop- קבלת מידע אינטגרטיבי, נגיש ועדכני
• מנוף להתפתחות מקצועית וחשיפה לתחומים שונים בארגון
• כלי שיתוף המאפשר תקשורת נוחה עם קולגות ומקום להבעת דעה ויכולת להשפיע
לסיכום, חשוב לזכור שלכל אחד יש נקודת מבט אחרת על העולם ולכן לכל אחד יש משהו אחר "להרוויח". ברתימת השותפים לפרויקט, מפו את "קהל היעד" ופלחו אותו. נסו ל"היכנס לנעליים" של כל פלח וחישבו על התועלת שלו מהפרויקט. נסחו את המסרים בשפה ש"תדבר" אל קהל היעד המפולח, אך הקפידו על מסר מרכזי שישקף את החזון והמטרות של הפרויקט, ויעבור כחוט השני בין כלל המסרים. ולסיום, פורטל ארגוני הוא רווח לכולם...