תכנון (planning) הינו השלב השלישי בניהול ביצועים.
ניהול ביצועים עוסק במתודולוגיה התומכת בשיפור תוצאות הארגון לשם מימוש האסטרטגיה הארגונית. תוצאות, כידוע, מושגות על ידי הביצועים הארגוניים, ובכדי לשפרן יש לשפר, בהתאמה, את הביצועים הארגוניים.
כיצד נשפר את הביצועים הארגוניים?
בכדי לספק מענה לשאלה מורכבת זו, יש להתייחס לשלוש שכבות פעולה:
1. ניטור: היכולת להבין מה קורה כעת או מה קרה בעבר בארגון, לדוגמה, מה היה מחזור המכירות של כל מוצר.
2. ניתוח: היכולת להבין מדוע מתרחשים או התרחשו מגמות מסוימות ו/או תוצאות מסוימות בארגון, לדוגמה, מדוע היקף המכירות של מוצר X קטן ולא של מוצר Y?
3. תכנון: יכולת הארגון לחזות מה יקרה ולהתוות דרכי פעולה למימוש התחזית האופטימאלית, לדוגמה, שיפור היקף המכירות הכולל ב20% באמצעות החדרת מוצר נוסף לשוק.
ובכן, מהו אותו שלב אחרון בניהול הביצועים – שלב התכנון?
במסגרת הניטור עוסקים בהבנת המתרחש בארגון, כאשר המטרה היא לתמוך בהחלטות הטקטיות ובהחלטות התפעוליות המתקבלות בארגון על בסיס נתונים ומידע מן "השטח". לדוגמה, התגלו נתונים בולטים של עליה במכירות מוצר מסוים.
בשלב הניתוח נבין את משמעות הנתון – מדוע חלה עליה חדה במכירות דווקא של מוצר זה?
בשלב התכנון ננסה לכלכל צעדינו בכדי שהמגמה הרצויה לנו תתגשם. באשר לדוגמה הנ"ל, אם רצוי לנו כי הגידול במכירות מוצר ספציפי זה יימשך, ואף נרצה להרחיב את מגמת הגידול במכירות למוצרים דומים, נתכנן כיצד לממש מטרות אלו הלכה למעשה. במקביל, לא נשכח את ניהול הסיכון לעתיד: מהו הסיכון הפוטנציאלי הטמון בהשקעה דווקא במוצר זה? האם יש לה השלכות על תעדוף ההשקעה במוצרים אחרים, שעלול לפגוע במכירתם?
בספר Drive Business Performance, אשר נכתב בחסות Microsoft, מצוין כי ארגונים שמתכננים את ביצועיהם יכולים להשיג מספר תועלות:
1. יישור קו
2. זריזות
3. נטילת אחריות והעצמה
יישור קו
כדי לאפשר יישור קו נדרש לבצע פעילות תכנון הכוללת:
• ידיעה מה בדיוק רוצים להשיג
• הגדרה מדויקת וממוקדת של מה בדיוק רוצים להשיג
• הבנה מהם הפרמטרים המשפיעים על ביצועי הארגון ותכנון מודל מדויק, פשוט ומתוחכם כאחד, על בסיס פרמטרים אלו
• חשיבה מערכתית, אך חיזוי מקומי נפרד בכל תחום, מוצר או אזור גיאוגרפי
• תהליך תכנון שניתן לניהול ולבקרה, שניתן להרצה מספר פעמים, באופן מהיר (ללא השקעה גדולה ומחודשת כל פעם מחדש), באופן איטרטיבי, תוך עידון ושיפור, ותוך שותפות של יחידות עסקיות שונות ואינטגרציה כוללת של התכנונים היחידתיים לכדי תכנון משותף.
זריזות
כדי להבטיח זריזות על תוכנות התכנון לאפשר תהליך תכנון מהיר, משתנה וגמיש:
• תהליך מהיר - ללא השקעת משאבים מרובה לכל הקמה ולכל שינוי
• משתנה - מותאם לצרכים של היחידות השונות, תוך שמירת הקשר שביניהן
• גמיש - מאפשר תרחישים ושינויים שלא ידועים מראש (לא בתוכנם ולא בזמנם)
נטילת אחריות והעצמה
בנטילת אחריות בתכנון מדברים על הרמה הגבוהה ביותר של ניהול ביצועים: הבנה, כחלק מהתרבות הארגונית, כי יש לתכנן את הפעילות ואת הכיוונים על פי מידע ונתונים, וכי האחריות לביצועים מתחלקת ומתקבלת באהדה על ידי העובדים.
והארה אחרונה לסיכום:
תהליך התכנון עוסק באנשים. הוא משותף לכמה בעלי אחריות: מנהלי התהליכים (אשר את ביצועיהם מתכננים), מנהלי תוכניות העבודה וההנהלה הבכירה, הקובעת את הכיוונים.
כדי שהתכנון יצליח, יש להבין את הקשרים בין השותפים, ושכל אחד יבצעו כאילו הארגון שייך לו (ולכן הוא רוצה בטובת הארגון כולו).