פתרון שימור הידע הינו אחד ממכלול פתרונות שיש ב"סל" ניהול הידע. הוא, לטעמי, אחד ה"רכים" שביניהם. הכוונה ב"רכים" היא שלשם מימושו באופן אופטימאלי, טרם יישום המתודולוגיה, יש להבין כי הגורם האנושי, על כל רבדיו המורכבים והמרתקים, הינו אחד מהמשמעותיים ביותר להצלחת הפרויקט. המשפט האחרון נכון לגבי מימוש כל פתרון ניהול ידע, אבל מקבל משנה חשיבות בעבודה מול עובד ערב פרישתו: מדובר בסיטואציה טעונה ורגישה, של עובד העומד פתח שינוי משמעותי בחייו, שלעיתים עוסק בחשבון נפש, ופרויקט שימור הידע מחדד עבורו מציאות זו: המידע והידע הרבים, אותם צבר במהלך שנותיו הרבות בארגון, עומדים להיסקר לטובת תיעוד מתודולוגי של חלק הארי שבהם. הוא עומד לחוות מחדש בעקיפין, דרך שחזור המידע והידע אותם צבר במהלך שנותיו בארגון, שנים טובות וטובות פחות במהלך הקריירה שלו.
מדובר, אם כן, במרקם אנושי עדין ביותר הטמון ברקע למימוש הפרויקט.
להלן מספר טיפים כיצד לגשת לאדם העומד מאחורי מושא הפרויקט שלנו:
• את פגישת ההתנעה רצוי לקיים במוכוונות אישית: לפגישה יהיה, כמובן, נופך מקצועי. היא תכלול רכיב מובנה או חצי מובנה במהלכו יוצג קונספט פתרון שימור ידע, אבל כדאי לנהלה בעיקר באופן בלתי מובנה, באמצעות דיאלוג היכרות פתוח, תוך ניסיון להכיר את הפורש באופן בסיסי, להבין מה הוא חש ערב פרישתו, ובעיקר לנסות ליצור תשתית איכותית לסדרת פגישות במהלכן הפורש יוכל לחשוף את אשר בקלסריו, בכונן מחשבו, ובעיקר בראשו.
• ניתן להגביר את המוטיבציה של הפורש לשתף עמנו פעולה. אם נזכור כי מדובר בעובד ערב פרישתו, עתיר שנות ניסיון מקצועי יקרות מפז, וננסה להבהיר לו את אפקט הטבעת החותם של הפרויקט על הארגון בכלל ועל היחידה העסקית בה הוא עובד בפרט, רוב הסיכויים שהוא ייטיב לשתף פעולה. עם זאת, לשמחתי, רוב הפורשים מבינים בעצמם את הערך העצום של הפרויקט הן לעצמם והן לארגון, כך שהם נכונים באופן טבעי לשתף פעולה.
• ומה לגבי העבודה שוטפת? תיעוד המידע והידע אותם צבר הפורש במהלך שנותיו בארגון הוא אחד השלבים המרכזיים בתהליך. את התיעוד ניתן לבצע במספר אופנים, וכדאי, כבר בפגישת ההתנעה, לנסות ולהבין מהו אופי המימוש המתאים יותר לאופיו של הפורש: האם הפורש הינו אדם שרגיל לעבודה עצמית ומעדיף אופי עבודה שכזה? האם הוא "שחקן צוות"? האם הוא צריך סיוע ב"שחרור" המידע והידע שברשותו על ידי סדרת שאלות? בהתאם לאופיו ניתן לתכנן את פגישות התיעוד: אם באמצעות מתן עבודה עצמית (תוך וידוא כי הוא אחראי למלא את משימותיו), אם באמצעות עידודו והכוונתו לעבודת צוות עם עמיתיו לטובת שיתוף וסינרגיה בתיעוד המידע והידע, או אולי כדאי להמשיך בסדרת ראיונות אינטנסיביים לטובת התיעוד?
לסיכום, מובן שנדרש לגלות מקצועיות, במיוחד בפתרון שימור ידע, שהוא אחד מהפתרונות האמורפיים לכאורה. שילוב מתודולוגיה סדורה קריטי ביותר בפתרון זה. עם זאת, במיוחד במהלך עבודה שוטפת עם עובד ערב פרישתו, יש משנה חשיבות ליחס המיוחד לאדם עמו עובדים בפרויקט ברגישות, בכבוד ובהבנה. בשימור הידע, באופן מודגש, הגורם האנושי קריטי להצלחת הפרויקט, וזהו חלק מקסמו.