סקירה זו מבוססת על מאמרו של Ramesh C. Manghirmalani. במאמרו מדבר הכותב בשבחן של מערכות בינה עיסקית ממוכנות, אשר נתפרות ומותאמות לצרכיו של הארגון הפרטני ואינן "פתרונות מדף" או מוצרים קנויים מן המוכן, מתוך התפיסה שפתרון שכזה מאפשר לארגונים לקבל תמונה נרחבת ומדויקת יותר מאשר שימוש בכלי BI מסורתיים.
למרות התעצמותו ומרכזיותו של תחום ה- BI בארגונים, בשנים האחרונות, ויחד עם השקעת המאמצים והמשאבים העצומה שמקדישים ארגונים למערכות בינה עסקית, הטמעה של מערכות אלו אינה פשוטה כלל ועיקר, ונוטה להיתקל בקשיים לא מבוטלים בעת ההטמעה. ישנם מספר אתגרים אופייניים לתהליכי הטמעה של מערכות אלו. להלן כמה מהמרכזיים בהם:
- פעמים רבות מדובר בכלי BI שאינם מתוחכמים דיים, ועומדים בנפרד מהמערכות הארגוניות (Stand alone)
- בנייה של פתרון BI חדש דורש הקצאת משאבים רבה (כ"א ותקציב)
- עלויות תחזוקה גבוהות
- לאחר הטמעת הפתרון, לעתים נתקלים בביצועי מערכת מאכזבים או אינם מספקים
לדידו של הכותב, תחלואות אלו, נולדות מתוך העולם העיסקי, שבו הלקוח/ הארגון רוכש כלי בינה עסקית ו"מקבל" באותה חבילה כלים נוספים שממשיכים לשמר את הגישה של מערכות נפרדות אלו מאלו בתוך הארגון, אשר הסנכרון והפקת הנתונים בניהם הוא מסובך ביותר ומצריך השקעה בלתי פוסקת של משאבים.
כדוגמא, מביא הכותב, את הכלים והמערכות של חברת SAP, המציעה פתרונות BI אשר דורשים תהליכי הטמעה ארוכים ביותר משום שפותחו כמערכות נפרדות אלו מאלו ללא קשר בינן לבין עצמן ובוודאי שללא כל קשר למערכות הקיימות בבית הלקוח. מערכות ETL, OLAP,בסיסי נתונים ודשבורדים, אשר מוצעים לארגונים כפתרון מקצה לקצה, אך למעשה מהוות איים בלתי מקושרים החסרים סינכרון והרמוניה.
מערכת BI ממוכנת או אוטומטית, מאפשרת להתגבר על רבים מהקשיים הללו והיא מאופיינת בפתרון כולל ואחיד שנתפר ומותאם ע"י ספק יחיד לצרכי הארגון. המעטפת האחידה מזכירה חליפה ללא תפרים שנפתרה במיוחד ללקוח פרטני.
כאשר ספק יחיד כותב קוד אחד, משתמש ב metadata אחיד ויחיד להקיף את כל המערכות הארגוניות- שינוי מהותי בערך הנולד מתוך פתרון ה BI מתרחש.
באופן כזה, הפיתוח, ההטמעה והתחזוקה של המערכת זורמת על מי מנוחות ולא נתקלת במכשולים חוזרים ונשנים.
התוצאה: שימוש קל ונח יותר בנתונים ועיבוד מהיר, נהיר וזול יותר למשתמש הקצה.
יחד עם זאת, מעבר לדברי הכותב, חשוב לזכור כי לא כל ארגון ערוך להכניס בית BI שיתן לו פתרון בינה עסקית 360 מעלות. לספק אחד שמבצע איפיון צרכים וכותב את התוכנה, אכן יתרונות רבים, אך מהלך כזה עלול ליצור קשיים תפעוליים וניהוליים הבאים לידי ביטוי בתלות מלאה בפיתוח יחידני אשר מותאם למצב של הארגון באותו רגע נתון. מה יעלה בגורלו של אותו קוד עם החלפת מערכת תפעולית ארגונית? עם שינוי מבני או ארגוני כל שהוא? כיצד משדרגים גרסאות? מתקדמים, נעים, משתנים?
יש לזכור שהטמעת מערכות BI מוכנות "מן המדף", על כל החסרונות שבהם, מציעות פתרון שהושקע בו מחשבה רבה מאוד, מאחוריו עומד בין תוכנה גדול ויציב, ועלויות הרכישה שלו נמוכות יותר מאשר פתרון BI כולל ומקיף.
יש לזכור, שתוכנות שכאלו ניתנות פעמים רבות לכיוונון וקסטומיזציה אשר מאפשרות הטמעה נוחה יותר וקלה יותר של המערכת בארגון.