תוצרי כלי הBI ממחישים לעיתים את הצד המייגע של תרבות השפע...
בארגונים רבים משתמשים בכלי BI להפקת דו"חות רבים שאין להם כל דורש, ליצירת קוביות מתקדמות שלוקות בחסר מבחינת אופי המידע הטמון בהן, לחילול תצוגות ויזואליות מרשימות אך לוקות בחסר בהעברה מהירה וברורה של המסר, ועוד, ועוד...
לעיתים נדמה כי התוצרים הללו, כמו הדו"חות הרבים הנערמים על שולחננו (שולחן העבודה, תרתי משמע...) גוזלים מאיתנו זמן עבודה יקר הנדרש לפענוחם יותר מאשר משרתים אותנו.
אז מה עושים?
מתמקדים!
להלן מספר טיפים שיסייעו לכם בשימוש השוטף ובהטמעה של כלי הBI ושל תוצריו:
- דעו את ביתכם – למדו היטב את המצב הקיים בארגון: מהם כלי הBI העומדים לרשותכם? מיהם המשתמשים? מהן ההרשאות הניתנות להן? מהן המטרות עבורן הוקצו למשתמשים הכלים וההרשאות? גם אם נראה על פניו כטריוויאלי, ברוב המקרים תתגלה לכם "תרבות השפע" במלוא הדרה המפוקפק: מדוע מנהל המכירות צריך לצפות במחוון שמראה לו את מגמת המכירות בחמש השנים האחרונות לצד המגמה השבועית, שהיא היא היחידה המעניינת אותו? מדוע מנהל חטיבת התפעול צריך דו"ח שבועי המפרט עבורו את מצבת כוח האדם בחטיבתו, בעוד למנהל בדרג ביניים בחטיבתו אין הרשאה לדו"ח זה?
- טפלו בקהל היעד –
- הגדירו מחדש את קהל היעד – זכרו: "תפסת מרובה לא תפסת". בשלב הראשון, התמקדו בקהל יעד שעשוי להרוויח הכי הרבה מהנתונים. עם פרסום ההצלחה, יהיה קל יותר להתמקד בקהל היעד הבא. לדוגמה, התמקדו במנהלי מכירות כאשר ברצונכם להטמיע מערך מחוונים. אלו יפיקו ערך מוסף מיידי מתצוגה השוואתית של סטאטוס המכירות בזמן אמת.
- מפו מחדש את התועלות הפוטנציאליות של קהל היעד מכלי הBI ומתוצריו - לשם מה זקוקים המשתמשים לכלי הBI? באמצעות ראיונות עומק עם משתמשי מפתח (פוטנציאליים ו/או בפועל) בדקו איתם מהו המידע העיקרי והליבתי לו הם זקוקים. לאחר מכן תוכלו למפות פערים בין הרצוי למצוי, ושוב – להתמקד. לדוגמה, יתכן כי יתברר לכם שדו"ח אחד מכלל הדו"חות שהוכנו למשתמש הוא הוא זה שיסייע לו להתמודד באופן אופטימאלי עם הבעיה הכי אקוטית בה הוא נתקל בפעילותו השוטפת. אם הוא יראה את התועלת הישירה שתצמח לו מאותו דו"ח, אזי הוא יהיה חדור מוטיבציה רבה יותר ללמוד לעבוד עם דו"חות נוספים.
- בחנו מחדש את התוצרים הקיימים – אל תמהרו לפתח תוצרים חדשים ו/או לרכוש כלים חדשים למימושם. יתכן מאד כי התוצרים הקיימים – הדו"חות, המחוונים, וכד' – כוללים רכיבים יעילים, המוסתרים אי שם תחת עודף נתונים, מידע ואפשרויות תצוגה רבות מידי (drill down ודומיו). אם כן, הקפידו למצות את הקיים, קרי, בטרם "מסתנוורים" מעוד רכיב סקסי שיצא לשוק, יתכן שביצוע התאמות בתוצרים הקיימים יסייע למימוש המטרות העסקיות בעלות נמוכה יותר ובכלים שכבר מוכרים למשתמשים, כך שהליך ההטמעה יהיה פשוט יותר. לדוגמה, התמקדו בשלושת הנתונים החשובים ביותר בדו"ח והכינו דו"ח מקוצר שכולל רק את אלו, בלי להציף את המשתמש בעודף נתונים. זכרו - דו"חות ארוכים טובים למאה ה- 20, לא למאה ה- 21.
לסיכום, בדק בית יסודי ומעמיק הוא נקודת ההתחלה לשיפור התועלת הארגונית המופקת מפתרונות הBI. אחת הבעיות המרכזיות כיום בעולם ניהול הידע בכלל ובעולם הבינה העסקית בפרט הוא היצף נתונים, מידע וידע. אנשים משוועים ל"שורות תחתונות" ולקיצורי דרך במובן החיובי של המילה, כי הם פשוט קצרים בזמן. כלי BI עשויים בהחלט לענות על הצורך הזה אם נשכיל לברור את המוץ מהתבן, קרי, להגיש למשתמשים את המידע שהם צריכים ורק את המידע שהם צריכים בצורה נוחה ובזמן אמת.