סקירה זו מתבססת על מאמרו של ג'ף קלי שפורסם באתר Searchdatamanagement.com בחודש יולי 2009. המחבר פותח את הסקירה באמירה משועשעת הקובעת כי אין ביטוי שזורע פחד בליבותיהם של מנהלי IT יותר מהביטוי "חריגה מהתקציב". בהמשך מתמקדת הסקירה בהצגת ממצאי דוח אותו פרסם David Hatch, אנליסט בקבוצת Aberdeen הקובע כי חריגה מהתקציב אינו אירוע חד פעמי בפרויקטי BI אלא מציאות קיימת. Hatch מציין כי דווקא הפחד מעלויות חבויות הוא המניע ארגונים רבים מכניסה או לחילופין המשך השקעה בפרויקטי BI. לטענתו, חברות נאבקות להשלים את הפרויקטים במסגרת הזמן והתקציב שהוגדר, אולם הן באופן שיטתי מבצעות הערכת חסר של העלויות המקושרות עם שימור והגדלת פרויקטי BI, לאחר שהם כבר עלו לאוויר. למעשה 58% מתוך 191 חברות שנענו לסקר שתוצאותיו פורסמו בדו"ח דיווחו על טווח זמנים של חודש או יותר ו 17% דיווחו על פרק זמן שארך מעל 6 חודשים ליישום של הפרויקט. קשה לומר כמה זמן צריך לקחת יישום של פרויקט BI, אך מרבית האנליסטים מסכימים על כך שמנהלים מחפשים רווחים מהירים שבהם היישום אורך שבועות ולא חודשים. 67% מהארגונים גם הצהירו שחרגו מהתקציב שהוגדר לפרויקט וכמעט רבע מהארגונים המשיבים דיווחו על חריגה של יותר מ 10%. הנתונים למעשה משאירים לנו רק כ 40% מהחברות שמסיימות את הפרויקטים בזמן וכ 33% מהחברות שמסיימות את הפרויקט בתקציב נתון.
ניתוח תשובות הארגונים הובילו את החוקר לזהות חמישה משתנים מרכזיים שיישום שלהם עוזר לפרויקט לשמור על מסגרת הזמן והתקציב:
1. הערכה ריאליסטית של משך פרויקט: מרבית ספקי הBI טוענים כי הפתרון שלהם מאפשר יישום תוך מספר ימים או לכל היותר שבועות, ובוודאי שלא רבעונים. בעוד שטענה זו נכונה טכנית, על מנת להשיג זמני יישום מהירים כאלו, לחברות בהן מתבצע הפרויקט צריכים להיות תהליכים ברורים לזיהוי, ניקוי ואינטגרציה של נתונים. במידה ולא זה המצב, התהליכים יכולים לארוך שבועות, חודשים או אפילו למעלה מכך, עובדה אותה עלינו לקחת בחשבון בתחילת הפרויקט.
2. קשר עם משתמשי הקצה: על מנת לוודא שפרויקטי ה BI לא יחרגו מהזמן ומהתקציב שהוגדרו להם, יש לוודא שחברות יבינו את צרכי משתמשי הקצה. כדי לעשות זאת חברות צריכות להושיב יחדיו את כל בעלי העניין במערכת – אנשי ה IT, הנהלה ומשתמשי קצה – כדי לדון ביישום המערכת. המחבר מציע לבצע זאת בצורה של מרכזי כשירות BI (BI Competency centers) עליהם הוא מרחיב את היריעה במאמר נוסף. המסקנה המתבקשת היא כי בארגון גדול בו מערכות ה BI אמורות לתמוך במספר רב של מחלקות, יש לאפיין גם את הצרכים המיוחדים של המחלקות הנוספות על זו היוזמת, על מנת להימנע מניכור מהמערכת של תת-קבוצות משתמשים בעתיד.
3. יישום של תוכניות הדרכה ממוסדות: ההדרכות נדרשות כדי להבטיח שיישום הפרויקט יהיה מיטבי ושמשתמשי הקצה יאמצו את הפתרון החברות צריכות למסד את קיומן של תוכניות הדרכה. הבעייתיות כפי שמוצגת על ידי המחבר היא שעלות ההדרכה היא רכיב שעל פי רוב לא מוכנס למשוואה בתחילת הפרויקט, למרות שהשפעתו קריטית. המחבר ממליץ בהחלט לקחת בחשבון גם עלויות אלו.
4. הבנת המשמעויות על ארכיטקטורת ה IT: חברות צריכות להחליט מראש כיצד יבוצע היישום של המערכת. בחלק המקרים היישום יעמוד לבדו, במקרים אחרים הוא יהיה משולב עם מערכות CRM או ERP. לא משנה מהו המקרה, חברות צריכות לקחת בחשבון את ההשלכות של ארכיטקטורת ה IT שלהן ולהקצות כסף ומשאבים על מנת להימנע מהפתעות בהמשך הדרך.
5. עלויות שוטפות: חברות רבות שוכחות לקחת בחשבון את השינויים הנדרשים במערכת לאורך זמן, כפועל יוצא של הדרישות המתפתחות ומשתנות. כאשר צרכי העסק משתנים, עליך לשנות את הדוחות שלך בהתאם. כמו כן יש לקחת בחשבון גם את עלויות התחזוקה השוטפת. כפועל יוצא ההמלצה היא להשקיע במערכות נוחות לשינוי, שכן בוודאי נזדקק לו בהמשך חיי הפרויקט.
בהתבסס על תוצאות הסקר, חברות המקפידות על הקווים המנחים שצוינו מעלה אכן צלחו את הפרויקט שלהן תוך שמירה על התקציב ולוח הזמנים שנקבע מראש.