בתקופה האחרונה אנו עדים לעליה משמעותית במספר פרויקטי שימור הידע של מומחים פורשים.
כאשר עוזב עובד את החברה הוא לוקח עימו "אוצר" - ניסיון, ידע ומיומנויות אותן צבר במהלך השנים. עזיבה זו עלולה לגרום לפגיעה משמעותית בפיתוחים טכנולוגיים, תהליכיים ובכל פעילות עסקית קיימת. לפיכך, קיים צורך הכרחי בשימור הידע של הפורש והעברתו לממשיכי הדרך.
שימור הידע של המומחים הפורשים יוצר ערך רב עבור היחידה:
• ידע משמעותי לתהליכי ליבה אינו הולך לאיבוד והופך לנכס ארגוני
• יכולת לזהות פערים קריטיים בין בעלי התפקידים הפורשים וממשיכי דרכם ולהיערך בהתאם
• צמצום הפער ברמת התפקוד בין המומחה לממשיכי הדרך
כמו רוב פרויקטי ניהול הידע השונים גם כאן נדרשת פעילות מיפוי כפעילות מקדימה לתיעוד הידע.
המומחים הפורשים בד"כ הינם בעלי ידע רב והניסיון לתעד את כל הידע שלהם נידון לכישלון ידוע מראש. לכן, עלינו לשאוף לזיהוי מקסימאלי של אותם תחומי התמחות שיביאו ליחידה העסקית מאקסימום רווח (סוג של "עיקרון פארטו" – 20% ידע שיעזרו ל 80% מהעובדים).
הזיהוי צריך להתבצע בהתאם לצרכים העסקיים הרלוונטיים ובהתאם לקהלי היעד הרלוונטיים.
אז איך בעצם עושים את זה?
מבצעים מספר פגישות/ראיונות עם המומחה וממשיך דרכו, עם מנהלו הישיר ועם כל עמית לעבודה שיכול לתרום ומנסים לקבל תשובות על 4 שאלות "גדולות" שכמובן כל אחת מהן כוללת בתוכה עולם ומלואו:
מה?
בשלב הראשון יש צורך לזהות את תחמי המומחיות של המומחה הפורש ואת סוגי הידע שברשותו.
מומלץ בהתחלה לנסות לזהות את הידע הדקלרטיבי – לנסות לסכם בשורה אחת את תחום המומחיות הגדול.
את תחום המומחיות הגדול מתחילים "לפרק לגורמים": מהו הידע הפרוצדוראלי של הפורש? מה מרכיב את תחום המומחיות שלו? אילו תתי התמחויות? תמיד יש לשאוף לשילוב בין ידע גלוי לסמוי.
למה?
לאחר איסוף תחומי העיסוק והמומחיות מגיע שלב הזיקוק: צמצום הרשימה לתחומים שיביאו ערך עסקי גבוה ביותר.
הפרמטר המרכזי בו צריך להתחשב הינו מחיר אי שימור הידע. יש לבחון עד כמה הידע חשוב? כמה הוא מחובר לתהליכים עסקיים? עד כמה הוא ניתן להשגה אצל עובדים אחרים ביחידה? האם הוא מתועד באופן מספק?
למי?
יש להגדיר את קהל היעד של הידע שיתועד: מי העובדים שישתמשו בו באופן ישיר וקבוע?
מי באופן חלקי? מי יצא נשכר משימוש ישיר או עקיף בידע?
איך?
הגדרת הצורה והדרך שבה יוצג הידע המתועד: צ'ק ליסט,תאור תהליך, מאגר תובנות, שו"ת, בעיות ופתרונות, רשימות מומחים ועוד.
על שאלה זו לעיתים קשה לענות כבר בשלב המיפוי בצורה מושלמת אולם בד"כ כבר ניתן לגבש כיוון בהתאם לתשובות של השאלות הקודמות.
לסיכום, כאשר יש תשובות והסכמה על ארבע שאלות המיפוי, ניתן לשנס מותניים ולהתחיל לתעד. מיפוי מוצלח יהפוך את הפרויקט לנעים וקל יותר.
בהצלחה!