מי מאיתנו לא חווה את החשש שמאחורי ההוצאה הידועה  אותה ביצענו מסתתרות הוצאות נלוות אשר לא סיפרו לנו עליהן?

נכון הדבר בתחום ה-IT בכלל וה-BI בפרט. החשש מפני עלויות נסתרות בשוק המשתנה-תמידית מונע מחברות להשקיע ב-BI, והצורך בתחזוקה מתמשכת מונע ממשתמשים פוטנציאלים את השימוש ביכולות.

חברת Aberdeen Group הפיצה דו"ח על כך שחברות מובילות במשק העולמי מצליחות להשיג תוצאות טובות יותר עם השקעה נמוכה יותר, על ידי יישום ופריסת פתרונות BI.  הדו"ח מצא כי החברות המובילות השיגו תוצאות טובות באופן עקבי כאשר יישמו את הכללים הבאים:

       אוטומציה של תהליכי איסוף ואינטגרציה של מידע.

       התמקדות בצרכים של משתמשי הקצה והתאמה ליכולות המשתמשים את כלי ה- BI.

       בדיקת אופציות להוזלת עלויות מול ספקי השירותים.

למרות המגבלות (הכוללות העסקת פחות עובדים לביצוע המשימות), החברות המובילות הצליחו לסיים פרויקטי BI במסגרת הזמן המוגדרת ובגבולות התקציב, תוך הפצת הפתרון למשתמשים רבים.

מחקר שנערך בפברואר 2008 גילה כי הסיבות לצמצום עלויות ה-BI הן הרצון להתגבר על האתגרים הטמונים באינטגרציה של המידע והצורך לספק BI למשתמשי קצה רבים. המחקר האחרון שנערך ב- 2009 גילה כי הצורך בשיפור הנגישות למידע עבור משתמש הקצה היא הסיבה המובילה את הצורך בהתייעלות. את השינוי בסיבות ניתן לתלות באורך הימים ממנו נהנים מפתרונות ה-BI והניסיון אותו צברו המשתמשים מול היישומים.

אם בעבר כלי ה-BI היו חשופים בעיקר לדרגות הניהול ככלי ניהולי לניתוח והמחשת מגמות בארגון ובתעשייה, הרי שהמצב הכלכלי היום פותח דלת לשימוש ב-BI ככלי לשיפור ביצועים תפעוליים.

כמו שקורה בתוכנות אחרות, גם פריסת טכנולוגיית BI כוללת בתוכה עלויות נסתרות. צרכי המידע והניתוח הספציפיים של מחלקה, קבוצה או ארגון עלולים להיות כרוכים בעלויות בלתי צפויות, הן כלכליות והן מבחינת זמן והקצאת משאבים.

בכדי לחשב את העלות האמיתית של יישום BI חשוב להגדיר ולהבין את הגורמים הבאים:

אסטרטגיות של חברות מובילות (BEST-IN-CLASS STRATEGIES)

הקריטריונים הבאים משמשים להבחנת חברה בכל הנוגע למובילות:

       סיום פרויקטים תוך עמידה בתקציב, נמדד לאורך זמן

       עלות יישום ה- BI פר-משתמש, נמדד לאורך זמן

       משך זמן לסיום פרויקט BI

       גמישות לצורך ביצוע שינויים

רוב החברות המובילות ביישומי BI הן אלו אשר שמות את צרכי משתמש הקצה מול עיניהן. הדבר חשוב ביותר בעיקר כאשר באים לקבוע את רמת ההרשאות הנדרשת לכל קבוצת משתמשים. תרחיש נפוץ הוא כאשר ארגון, לרוב בעצת מחלקות ה-IT, רוכש כלי BI ורק לאחר ניסיונות הטמעה מבין שרוב משתמשי הקצה לא אימצו את הכלי. חשוב לדעת כי אחת התלונות המרכזיות שמשמיעים משתמשי קצה נוגעת לקלות השימוש בכלי.

רוב הארגונים יחפשו את הדרך המהירה והקלה ביותר לקבלת החזר על השקעתם (ROI). חברות מובילות לרוב יתמקדו באיתור תהליכים עסקיים ספציפיים וינסו לייעל אותם עד לקבלת השיפור המרבי. מרבית המרואיינים לצורך המחקר ציינו כי ללא תהליכים סדורים ודרישות אנליטיות ברורות, הסיכוי להשגת ROI מהיר, אם בכלל, הוא נמוך. כמו כן המרואיינים ציינו כי הדרך הטובה ביותר ליישם פרויקט BI היא על ידי צוות זמני, מולטי-פונקציונאלי אשר יוקם בתחילת הפרויקט ויפורק כאשר הפרויקט יוטמע. גישה זו מספקת גמישות ומתאימה  לאפשרות לצמצם עלויות.

קריטריונים נדרשים להצלחה

מנקודת מבטו של משתמש הקצה, היכולת לזהות, לעקוב ולנהל את כל גורמי העלות הקשורים ליישום BI מתחילה בעלות הישירה של רישוי התוכנה, יעוץ לצורך הטמעה, הכשרת משתמשים ותוספת עלות אופציונאלית בגין חומרה. קיימות עלויות עקיפות שנכנסות לתחשיב בזמן הרכישה, שחשוב להתייחס אליהן- קלות השימוש, דרישות המשתמשים ואתגרים הכרוכים במיזוג נתונים.

קיימים גורמים נוספים אותם חשוב לקחת בחשבון מלבד עלויות ישירות ועקיפות. הצורך בחלק ניכר מהעלויות הכרוכות בהטמעת BI נגלה לאורך זמן, לדוגמא תחזוקה ותמיכה מתמשכים, שדרוגים, שינוי דרישות, גידול בהיקפי נפח המידע, שילוב מידע הנובע ממיזוגים ורכישות וכן שילוב יישומי BI הקיימים בחלקים שונים של הארגון.

לאורך מעגל החיים של פרויקט BI מומלץ להתחשב בגורמים רבים, ישירים ועקיפים כאחד. לדוגמא, עלות רישוי היא חיוב אופייני לרכישת היישום, וכן במהלך חיי הפרויקט כאשר מצטרפים משתמשים. עם זאת, המחקר מציין כי עלויות חומרה נוספות (כתוצאה מעומס על השרתים והרשת) אינן חיוב אותו רוב החברות לוקחות בחשבון בתחילת הפרויקט.

קלות שימוש של הכלים הנבחרים היא הוצאה עקיפה עוד יותר. ארגונים רבים מטילים על אנשי המקצוע ועל המשתמשים המובילים בארגון להעריך את כלי BI, ובסוף מבינים כי משתמשי הקצה אינם מיומנים מספיק, אנליטית וטכנית, לביצוע הפעולות בתכנות החדשות.

יכולות וגורמים מאפשרים

המחקר מצא כי השילוב בין ידע ארגוני ותהליכי וכן ניהול ביצועים ויכולות יעודד צמצום עלויות יישום BI.

להלן פירוט הגורמים:

·         ניהול תהליך- החברות המובילות במשק מציגות יכולות טובות יותר של שילוב נתונים וזיקוקם. האתגרים הכרוכים באינטגרציית המידע נמצאו כמרכזיים ביותר בכל הקשור להנעת פרויקטי BI. כצפוי, יכולות שילוב המידע של החברות המובילות טובות יותר מאשר היכולות של חברות ממוצעות ומטה. עבור חברות אלו, האתגר שבשילוב המידע מוביל לחריגה ממסגרת התקציב ומלוחות הזמנים. תוצאה משנית היא אכזבה פוטנציאלית של מנהלים שבעבר תמכו בפרויקט.

·         ניהול שינוי ארגוני- הכשרת משתמשי קצה היא רכיב קריטי בכל הטמעת יישום טכנולוגי ובהטמעת יישומי BI בפרט. כמו ברוב היישומים הטכנולוגים, משתמשי הקצה נוטים להשתמש באחוז קטן ביותר מכל יכולות המערכת. חברות אשר משקיעות בהכשרת העובדים נוטות לראות שיפור באופן בו המשתמשים מאמצים את המערכת, וכן במהירות בה המערכת מוטמעת. לכן לא מפתיע ללמוד כי החברות המובילות משקיעות יותר בהכשרת המשתמשים מאשר חברות ממוצעות ומטה.

·         ניהול ידע- הדרך לעמידה בדרישות הארגון ושיפור שביעות הרצון של המשתמשים מכלי ה-BI עוברת דרך מהלך סדור של סקרים. עם זאת, לרוב המשתתפים במחקר אין מנגנון מובנה לאיסוף המידע. לצורך השוואה, קרוב למחצית מהחברות המובילות בתחומן אוספות נתונים לגבי דרישות, דפוסי שימוש וצרכי ידע של המשתמשים. למרות שאיסוף הדרישות נשמעת פעולה מובנת מאליה, חלק לא מבוטל מהחברות מוותרות על צעד זה. חשוב להדגיש שעל אף מחסור אפשרי במשאבים, החברות המובילות משקיעות משאבים רבים בפעולה זו תוך שימוש בספקים בעלי מכוונות ללקוח. במקביל חברות אלו ממשיכות לדגום בצורה שיטתית את לקוחותיהם, במטרה לשמור על שביעות רצון ומתן שירות טוב.

·         ניהול טכנולוגי-  כפי שתיארנו בראשית הסקירה, אינטגרציית המידע טומנת בחובה אתגרים רבים. חשוב לנתח את יכולות מערכות התמיכה הקיימות בארגון. הטכנולוגיות הכרוכות בהקמת פתרון BI כוללות איסוף נתונים ראשוני, שילוב וזיקוק, ניהול מטה-דאטה, כלים לבניית מודלים וכמובן טכנולוגיות להטמעה, יעוץ, הכשרה ושירות. רובן המכריע של החברות משקיעות בטכנולוגיות ובכלים השונים. בכל מקרה, לפני שמנהלים את המידע חשוב לטייבו ולכן החברות המובילות משקיעות בטיוב הנתונים. גם לגבי מידת ההשקעה במערכות אשר אמורות לספק מידע לעובדי הארגון יש שוני בין החברות השונות. וגם בתחום זה, החברות המובילות משקיעות במערכות אלו יותר מהאחרות.

·         רישוי ופריסת טכנולוגיה- עלויות רישוי תכנה אינן משפיעות על ביצועי החברות. למרות ששיטת הרישוי הנפוצה היא עדיין "לפי ראש", שיטות חדשות חודרות לשוק. שיטות מקובלות הן רישוי לפי שרת ורישוי מרובה משתתפים. למרות שמרבית משתתפי המחקר העידו כי רישוי מרובה משתתפים היא השיטה המועדפת עליהם, חלק מספקי הפתרון אינם מאפשרים שיטה זו. היות ושיטה זו יעילה מבחינה כלכלית, חברות מובילות רבות מציגות את הדבר כקריטריון לביצוע פעילות מולן. שיטת רישוי של הקוד הפתוח הפכה למקובלת יותר לאחרונה, גם אם עדיין לא הנפוצה ביותר. החברות מובילות החלו לאמץ שיטה זו ובייחוד שימוש בכלי זיקוק נתונים ובפתרונות dashboards המבוססים על שיטה זו. שיטה זו היא חדשה יחסית, ומאומצת על ידי החברות המובילות כחלק מאסטרטגיה של מובילות.

·         ניהול ביצועים- כל היכולות שפורטו לא ייצרו ערך מוסף אמיתי ללא תוצאות כמיתות ומדידות. חברות בעלות ביצועים מובילים מצליחות לעקוב בצורה יעילה יותר אחר הוצאות הקשורות ליישומיBI  . בכדי להשיג ביצועים טובים בפרויקטBI  במסגרת הזמן והתקציב העומדים לרשות הארגון, מקבלי ההחלטות צריכים להיות חשופים למנהלי הפעילויות, להכיר את הפעילות, לקדם אותה ולמדוד את התקדמותה.

פעולות נדרשות

כאשר חברה מנסה לצמצם את עלות הניהול הכוללת קיימות כמה פעולות שעשויות לשפר את המצב:

       השקעה בטכנולוגיות back end, ביכולות אינטגרציה, זיקוק והתאמת מידע.

       הקדשת זמן להבנת הצרכים של משתמש הקצה והתאמה אליהם של הטכנולוגיה ושל מערך ההכשרה הנדרש.

       בחינה מחדש של אפשרויות הרישוי והפרישה של המערכת, כולל רישוי מרובה משתתפים ויישום בטכנולוגיית הקוד הפתוח.

לסיכום, המחקר מעיד כי השחקנים המובילים בשוק ה-BI מכירים את הכלים הקיימים בשוק, התבגרו עם התפתחות הטכנולוגיה ומבינים איזה מידע הם צריכים לנהל, לתחזק ולתמוך.

חברות אלו משקיעות בפתרונות ארוכי טווח, אשר עונים על הצורך היומיומי ולא בפתרונות זמניים. חשוב להן לאמץ פתרונות אשר יתאימו לצרכיהם אך עם זאת, הן נוטות לאמץ פתרונות חדשניים בניסיון לצמצם בעלויות

להרחבה בנושא צעדים להצלחה מבית Aberdeen קראו את "Managing the Total Cost of Ownership of Business Intelligence".