ארגונים ומשתמשים עסקיים צריכים שתהיה להם היכולת לנתח במהירות את הנתונים העסקיים של הארגון על-מנת לזהות סוגיות בעייתיות, סיבות לסוגיות אלה, מגמות והזדמנויות לשיפור. ברגע שמזהים אותן, צריך לעקוב ולפקח אחריהן, ולספקן לגורמים רלוונטיים אחרים.
כלי BI מסורתיים מצריכים מספר חודשים ומשאבים יקרים ליצור ולתחזק ניתוחים אפקטיביים ומובנים. פעמים רבות, עד שהם נוצרים, סביר להניח שהמציאות העסקית כבר השתנתה – לעיתים תוך שנגרם נזק לארגון וללקוחותיו.
יש לגשת לפעילות BI מכיוון אחר, להסמיך את הנהלות הארגונים ואת עובדי הידע למציאת תשובות מהירה וקלה לשאלותיהם.
ניתן לדבר על מונח חדש: BI אופרטיבי (Operational Business Intelligence). תנאי זה מבטיח הסמכת כל עובד בארגון לקבל החלטות על בסיס יומיומי באמצעות שימוש בניתוחים טובים יותר של נתונים עסקיים. יש האומרים שזוהי מגמה חדשה בתחום ה BI למרות שלא כך הדבר. למעשה עובדים רבים משתמשים כבר היום באמצעים שונים לקבלת BI אופרטיבי בתצורה של דוחות שונים.
השאלה המרכזית היא, מהן הדרישות העסקיות למערכת BI אופרטיבית?
להלן 7 טיפים המומלצים ליישום בארגונים במסגרת פעילות BI:
1. Plug and Play - אפשרו גישה ישירה לנתונים
על ה-BI לאפשר גישה ישירה לנתונים תוך התערבות מינימאלית של גורמי IT. זאת בשונה מה-BI המסורתי אשר דורש התערבות רבה של גורמי IT בכל פעם מחדש על מנת להפיק נתונים.
2. See the Answer – עזרו למשתמש לראות את הפתרון במהירות
ה-BI המסורתי מציג דוחות המבוססים על גרפים, תרשימים וטקסטים. אלה עשויים לאפשר מבט חטוף על הנתונים אך לא מאפשרים הבנה מעמיקה שתביא בסופו של דבר לקבלת החלטות נכונה בהכרח.
על ה-BI לאפשר הצגה ויזואלית טובה יותר של הנתונים על מנת להציג למשתמש דפוסים ומגמות בצורה מהירה יותר.
3. Beyond Reporting – ספקו יותר מרק דו"ח
על ה-BI לאפשר למשתמש לחקור, לסכם, להצליב, לשער ולנתח במהירות את הנתונים תוך שהמערכת מובילה אותו ונותנת מענה רציף על כל שאלה אפשרית הנוגעת לשאלה קודמת שנענתה קודם-לכן.
4. Any Data, Any Time – אפשרו גישה גם לנתונים שלגורמי IT אין גישה אליהם
בנוסף לנתונים המופקים ממחסני הנתונים המוכרים, יש לאפשר גישה משולבת גם לנתונים חיצוניים כמו מסמכים וקבצי Excel מבלי שיהיה צורך לפרמט או להגר אותם למחסני הנתונים.
5. Self Service – אפשרו למשתמש ליצור דוחות באופן עצמאי
יצירת דוחות ותצוגות ייעודיות עבור כל עובד הינה משימה (כמעט) בלתי-אפשרית שהרי דורשת משאבי IT מופרזים ובנוסף, גם העובד עצמו לא תמיד יודע לאיזה דוח או תצוגה יזדקק במהלך עבודתו.
לכן, יש לאפשר למשתמש להגדיר לעצמו דוחות ותצוגות.
6. Collaboration – שיתוף ועדכון ניתוחים וממצאים בזמן אמת
כיום, מעבר לאפשרות הצגת דוחות ממוכנים ואספקתם למשתמשים הרלוונטיים, פעילות BI חייבת לאפשר למשתמשים להגדיר את הדוחות המבוקשים על-ידם. המשמעות היא שעליהם להיות מסוגלים לא רק לעצב את הדוח והתצוגה בעצמם, אלא גם שיוכלו להגדיר מיהם הנמענים על הדוח ומהי התצוגה שכ"א מהם יוכל לצפות בה בתוספת הרשאות מתאימות.
בנוסף, מומלץ לאפשר לנמענים לקיים דיונים סביב שאלות הנוגעות לדוחות ולניתוחים. לקהל היעד יש לעיתים קרובות שאלות נוספות שעליהן יש לתת מענה ללא צורך לחזור על הניתוח כולו או ללא הצורך לערב את מפרסם הדוח והניתוח.
ולבסוף, ניתוחים ודוחות אלה חייבים להתעדכן בזמן אמת על-מנת לוודא שכל המשתמשים מקבלים את התשובות הנכונות לשאלות שנשאלו על-ידם בכל רגע נתון.
7. Simplicity – על המערכת להיות פשוטה כך שלא יהיה צורך בהדרכה
על המערכת לאפשר לכל משתמש לנהל קשת רחבה של שאילתות ללא הדרכה מוקדמת. כמובן שלמשתמשים המעוניינים להכיר אפשרויות מורכבות יותר, תהיה אפשרות לעשות זאת באמצעות הדרכה פשוטה שאינה מצריכה משאבים רבים בפני עצמה.
לסיכום, ניתוח נתונים עסקיים הינו תהליך קריטי לארגונים בכל גודל. בעידן של עודף מידע, חיוני שלצורך קבלת החלטות, ארגונים יקבלו את המידע העסקי הרלוונטי להם בזמן אמת. יישום שבעת הטיפים המופיעים לעיל בארגונכם עשוי להוות לכם לעזר להגשמת מטרה זו.