ספר זה, העוסק בבינה עסקית, נכתב על ידי אפריים טורבן, ראמש שארדה, ג'יי ארונסון ודיויד קינג בשנת 2008. הוא מהווה מדריך מקיף למושגים, תפיסות ובעיקר, לפתרונות בינה עסקית. הוא כולל הרבה דוגמאות מחד, והרבה הפניות מאידך למקורות אקדמיים ועסקיים נוספים. הוא ערוך כספר לימוד שיכול לשמש גם כבסיס לקורסים אקדמיים, וזאת על פי ההפניה למקורות, התרגילים והסיכומים המלווים אותו.

הספר מיועד לאנשים המבקשים ללמוד את נושא הבינה העסקית לרוחבו, אם ברמה אקדמית ראשונית ואם ברמה מעשית, בעיקר כמבוא. למרות שמו (בינה עסקית- הסתכלות ניהולית) הוא אינו מיועד לטעמי למנהלים בכירים, אלא לאנשים המתכננים פיתוח בינה עסקית בארגונם ונדרשים להכרת מגוון הכלים, המתודולוגיות, התוכנות ובצידם להכרת הפוטנציאל מחד והקשיים האפשרים מאידך.

להלן מפת נושאי הספר:

בנוסף למידע הרב ישנו נספח הכולל סיפורי מקרה לפי ארגון, מגזר, פתרון בינה עסקית ותוכנה מיישמת.

שווה להציץ ולראות ארגונים הדומים לאלו של הקוראים, כדי ללמוד מה אחרים כבר עשו וקידמו.

קריאה מהנה.

הצורך

כלים מכלים שונים המסייעים בפעילות בינה עסקית קיימים כבר עשרות בשנים. אולם, רק בחמש השנים האחרונות לערך, מוכר המונח "בינה עסקית" כמונח מפתח, ועצם קיום מונח זה אינו רק צו אופנתי אלא גם מייצג שינוי ברמת הצורך המובילים לפתרונות בינה עסקית.

הצרכים העיקריים המשפיעים על ארגונים בשנים האחרונות, שבינה עסקית יכולה לסייע בהם, כוללים:

ü       גורמים שיווקיים: תחרות מתחזקת; שווקים גלובאליים מתפתחים; שווקים אלקטרוניים באינטרנט; שיטות שיווק חדשניות; הזדמנויות ל- Outsourcing; הצורך בטרנזקציות זמן אמת משתנות.

ü       דרישות לקוחות: רוצים התאמות ומגוון מוצרים ומהירות אספקה; הכוח אצלם והם פחות נאמנים.

ü       טכנולוגיה: חדשנית יותר; מוצרים ושירותים רבים; מתיישנת במהירות; ההיצף במידע גואה.

ü       גורמים חברתיים: רגולציות ממשלתיות; ביטחון ותנועות טרור; SOX; אחריות חברתית גוברת.

בינה עסקית אינה פתרון יחיד. היא משתלבת ותומכת גידול בחדשנות, תכנון ואסטרטגיה, שיפור בתהליכי קבלת החלטות ועוד אמצעים ניהוליים המנסים לתת מענה לצרכים אלו.

הגדרת בינה עסקית

בינה עסקית הנה מטריה לפתרונות תשתית, כלים, מסדי נתונים, יישומים ומתודולוגיות.

אנשים שונים מייחסים לו הסברים שונים. מטרתו המרכזית לאפשר גישה אינטראקטיבית לנתונים, עיבודם של אלו ומתן מנהלים עסקיים ומומחים אפשרות לבצע ניתוח הולם. באמצעות ניתוח זה, יוכלו מקבלי החלטות לקבל תובנות משמעותיות ולבסס עליהן החלטות טובות יותר.

בינה עסקית עוסקת בהעברת נתונים למידע, העברת מידע להחלטות והחלטות למעשים.

מרכיבים מרכזיים (על פיהם גם מאורגן סיכום הספר):

א.       מחסן הנתונים. Data Warehouse. נתוני המקור.

ב.       אנליטיקה עסקית. Business Analytics. אוסף כלים לעיבוד וניתוח נתוני מחסן הנתונים (לרבות כריית נתונים).

ג.        ניהול ביצועים עסקיים .Business Performance Management . ניטור וניתוח ביצועים.

ד.       ממשק משתמש. User Interface.

יתרונות מרכזיים (על פי סקר שבוצע ב- 510 ארגונים). מפורט מהגבוה לנמוך:

ü       חיסכון בזמן.

ü       גרסת אמת יחידה.

ü       אסטרטגיה ותכנון משופרים.

ü       החלטות טקטיות משופרות.

ü       ייעול תהליכים.

ü       חסכון בעלויות.

מחסן נתונים הנו מאגר נתונים המיוצר לתמוך בקבלת החלטות.

מאפיינים מרכזיים:

1.       נבנה סביב נושאים ארגוניים/עסקיים.

2.       משולב (מקורות שונים, בסיסי נתונים שונים).

3.       מנוהל זמן; כולל גם מידע היסטורי.

4.       לא בר עדכון; לקריאה בלבד.

הקונספט עליו מבוססים מחסני נתונים:

א.       מקורות מידע- תפעוליים וחיצוניים.

ב.       חילוץ נתונים- בתוכניות אישיות או תוך שימוש בתוכנות מסחריות (ETL).

ג.        טעינת נתונים- כולל גם העברות וטיוב (ETL). העברת הנתונים לסביבת יעד.

ד.       מסד נתונים- הכולל מידע מסוכם ומפורט.

ה.      נתוני על- Metadata.

ו.         כלי Middleware.

שיקולים ארכיטקטוניים בהקמת מחסן הנתונים:

ü       הפרדה או חיבור בחומרה אחת של  שרת נתונים, שרת יישום ושרת WEB.

ü       מסד טבלאי כללי או ייעודי.

ü       מימוש טבלאי או מימוש כוכב- Star schema (עובדות וממדים).

ü       מחסנונים מקומיים (Data Marts) ו/או מחסן מרכזי (Data Warehouse); מחסן גדול בהיקפו  (Enterprise Data Warehouse) המשלב את כלל המחסנים הארגוניים הקיימים. אפשרות של עבודה ללא מחסן ושליפה ישירות ממסדי המקור התפעוליים והאחרים.

השיקולים המרכזיים המשפיעים על בחירת הארכיטקטורה:

1.       רמת אי תלות בין היחידות העסקיות.

2.       צרכי ההנהלה הבכירה.

3.       דחיפות הצורך במחסן הנתונים.

4.       אופי משימות משתמשי הקצה.

5.       אילוצים הקשורים במשאבים.

6.       הסתכלות אסטרטגית על מחסן הנתונים טרם הקמתו.

7.       תאימות למערכות קיימות.

8.       יכולות מוקדמות של צוות המחשוב.

9.       סוגיות טכניות.

10.   מניעים פוליטיים ארגוניים.

הבאת הנתונים מתאפשרת ע"י אחת מארבע תפיסות:

1.       -EAI Enterprise Application Interface- הבאת פונקציונאליות למחסן הנתונים ע"י מערכות מקור.

2.       - SOAService Oriented Architecture- כנ"ל אך ברמה בדידה של פריט מסוים.

3.       - EIIEnterprise Information Interface- הבאת נתונים בזמן אמת ממסדי המקור.

4.       - ETLExtract, Transform, Load- תוכנות קלאסיות לשליפה, עיבוד, טיוב, העברה וטעינת המידע.

השוואה מעמיקה יותר של תפיסת מחסן הנתונים (Data Warehouse) אל מול המחסנונים (Data Marts):

אנליטיקה עסקית הנה קטגוריה רחבה של יישומים וטכניקות לאיסוף, שמירה, ניתוח ומתן גישה לנתונים, כדי לסייע למשתמשי הארגון לקבל החלטות עסקיות ואסטרטגיות טובות יותר.

רבים עושים בשימוש בינה עסקית, כשם נרדף לאותה משמעות.

פתרונות האנליטיקה העסקית ניתנים במספר רמות:

1. גילוי מידע וידע: באמצעות OLAP, שאילתות ודו"חות אד-הוק, כריית נתונים, כריית מידע (טקסט), כריית WEB ומנועי חיפוש. הכרייה מתוארת בפרק הפרד.
2. מערכות תומכות החלטה: מחוללי דו"חות, מערכות תומכות החלטות צוות, מערכות תומכות החלטות הנהלה וארגון, כלי ניתוח WEB, ניהול מדי וניתוח סטטיסטי, כריית נתונים המשולבת בחיזוי אנליטי, בינה מלאכותית שימושית, מדידה, וניהול ביצועים.

כולל גם מערכות החלטה אוטומטית.

3. מערכות היוצרות החזייה (Visualization)- מתואר בפרק נפרד. הרציונאל בהתייחסות למערכות אלו לא רק כרובד נוסף אלא מערכות אנליטיות בפני עצמן- עצם ההחזיה מאפשרת הבנה וקבלת החלטות טובה יותר.

כריית נתונים הנו מונח המתאר גילוי מידע וידע מתוך בסיסי נתונים.

בשנים האחרונות, על בסיס אלגוריתמים לכריית נתונים, פותח תחום כריית המידע Text Mining, המנתח טקסטים ארגוניים ולאחרונה הצטרף אליו תחום חדש- WEB Mining, גילוי מידע וידע על בסיס פעילות באתר החברה.

כריית נתונים הנה תהליך המתבסס על כלים ושיטות מתחום הסטטיסטיקה, המתמטיקה, הבינה המלאכותית ותחום המערכות הלומדות, לחילוץ וזיהוי מידע וידע מבסיסי נתונים גדולים. במקור הייחוס היה דווקא לתבניות שזוהו על בסיס הנתונים, אולם כיום כולל המונח את כלל תחומי הבינה האנליטית האוטומטית.

מאפייני התחום:

ü       הנתונים קבורים במסדי נתונים גדולים.

ü       כלי החזייה (Visualization) מסייעים בתהליך הניתוח וההבנה.

ü       הכורה הוא לרוב משתמש קצה, ללא יכולות תכנות, הנעזר ב- drill down ושאילתות אד-הוק לתחקור.

ü       כדי להצליח יש לעלות על מידע וידע שלא היו ידועים או אפילו צפויים; מחייב חשיבה יצירתית.

ü       רוב הכלים מאפשרים העברת התוצאות לגיליונות עבודה (Excel) או כלים אחרים להמשך ניתוח.

ü       בגלל היקפי הנתונים הגדולים מבוצעים תהליכי הכרייה על פי רוב תוך הפעלת מקביליות עבודה.

מונחים מרכזיים בתחום:

ü       Classification- הפעילות השכיחה ביותר בבינה עסקית. ניתוח מידע היסטורי ויצירת מודל לחיזוי התנהגות עתידית על בסיסו. כלים מקובלים מסייעים: רשתות עצביות, עצי החלטה ועוד.

ü    Clustering- סיווג תכני מסד נתונים לקבוצות שחברי כל קבוצה חולקים איכויות דומות. בניגוד ל- Classification תיחום הקבוצות לא מוגדר מראש ונבנה תוך כדי התהליך.

ü       Association- איתור קשרים בין פריטים הנמצאים ברשומה משותפת (דוגמת- פריטים בסל קניות).

ü       Sequence Discovery- זיהוי ה-Associations  לאורך זמן.

ü       Visualization- התובנות המתקבלות מהמחשת הנתונים והמידע באמצעים גראפיים שונים.

ü       Regression- כלי סטטיסטי מקובל שמטרתו למפות מידע לערך צפוי.

ü       Forecasting- חיזוי ערכים עתידיים על פי תבניות שנבנו על בסיס ידע ונתונים קיימים.

ישנם יישומים רבים בהם נעשה שימוש בכריית נתונים. אלו כוללים:

הכלים המתמטיים העיקריים כוללים כלים סטטיסטיים, עצי החלטה, CBR (Case Based Reasoning), רשתות עצביות, סוכנים חכמים, אלגוריתמים גנטיים ועוד.

שגיאות נפוצות בפרוייקטי כריית נתונים:

1. בחירת בעיה לא מתאימה לתחום.
2. התעלמות ממה שבעל החסות חושב לגבי מהות כריית הנתונים, יכולותיו ומגבלותיו.
3. תכנון שלא מותיר די זמן להכנה מקדמת של הנתונים לפני הכרייה.
4. הסתכלות רק על נתונים סיכומיים ולא על נתונים פרטניים.
5. אי תיעוד ושימור תהליכי הכרייה ותוצאות הביניים.
6. התעלמות מנתונים מחשידים והזדרזות להמשיך הלאה.
7. הרצה חוזרת ונשנית של אותם אלגוריתמים, בלי התאמתם מחדש בכל פעם לתנאים.
8. להאמין לכל מה שאומרים לגבי הנתונים.
9. להאמין לכל מה שנאמר על הניתוח העסקי והכרייה שבוצעה בארגון.
10. למדוד את התוצאות אחרת ממה שמודד אותם בעל החסות.

תובנות נוספות (שבירת מיתוסים):

ü       כריית נתונים הנה תהליך רב-שלבי המחייב תכנון ושימוש פרו-אקטיביים.

ü       הטכנולוגיה הקיימת כיום יכולה להתאים לסביבות רבות מאד של עסקים.

ü       עם התקדמות והתפתחות מסדי הנתונים, לא נדרש מסד ייעודי, אם כי יתכן וזה עדיף.

ü       הכלים החדשים מאפשרים למנהלים מרמות שונות לכרות את הנתונים.

ü       אם הנתונים משקפים במדויק את העסק או לקוחותיו, הארגון יכול לעשות שימוש בכריית נתונים.

כריית מידע:

כפי שכבר הוסבר לעיל, התחום עוסק בכריית ממקורות שאינם טבלאיים אלא טקסטואליים. בעיקר מסייע ל-

o        איתור מידע חבוי במסמכים.

o        קישור מסמכים בחטיבות שונות.

o        הקבצת מסמכים על פי מאפיינים משותפים.

דוגמאות לשימוש: 1) ניתוח מסמכי קורות חיים. 2) איתור תקלות חוזרות במערכות לטיפול בתקלות.

כריית אתרי WEB:

כולל ניתוח תכני אתר, ניתוח מבנה אתר (וקשרים בין דפים ובין אתרים) וניתוח פעילות באתרים.

ניהול ביצועים עסקיים מייצג את הדור הבא של מערכות תומכות החלטה,

שהתפתחו למערכות מידע למנהלים (EIS), ולבינה עסקית. למעשה, מדובר בתחום הקיים כבר 25 שנים, וכולל בצד הטכנולוגיות גם מתודולוגיות, מדדים ויישומים שמטרתם להניע את הביצועים התפעוליים והכספיים בארגון. תחום ניהול ביצועיים עסקיים מוגדר כמסגרת לארגון, מיכון וניתוח מתודולוגיות עסקיות, מדדים, תהליכים ומערכות כדי לקדם את ביצועי הארגון.

ניהול ביצועים עסקיים מגדיר מעגל הקושר אסטרטגיה > לתכנון > לניטור > לפעולות והתאמות.

כדי ליישמו אל נכון, נדרש לעיתים להגדיר את האסטרטגיה, לבצע את התכנון, להגדיר את היעדים לתהליכי העבודה שונים אותם ננטר, ולבחון כיצד להביא את כל אלו לפעולה והתאמות, וחוזר חלילה לאסטרטגיה.

מחקרים שונים שבוצעו מלמדים כי חברות מובילות ברמה עולמית הנן יעילות במידה ניכרת אל מול עמיתיהן בניהול ההוצאות, במיקוד במצוינות תפעולית, ביישום אסטרטגיות מורכבות (פנימיות וחיצוניות) ובהתאמת אסטרטגיות ותכנון טקטיקות במשולב.

תובנות למדידת ביצועים:

·         יש להתמקד במדידה של גורמי מפתח.

·         יש לשלב מדידה של עבר, הווה ועתיד.

·         על המדדים לשלב אינטרסים של בעלי מניות, עובדים, שותפים, ספקים וגורמי מפתח נוספים.

·         על המדדים להתחיל מרמת על אסטרטגית ולהגיע עד הרמה הטקטית הנמוכה.

·         יש להגדיר את יעדי המדדים על בסיס מחקר ומציאות ולא לקבעם באופן שרירותי.

הכלים המרכזי להצגת נתוני הביצועים העסקיים הנם באמצעות Balanced Scorecard (BSC) או Dashboard.

BSC מציג בדף משולב את המדד, וצבע/סמן המציין את מצבו ביחס לרצוי. בדרך זו קל לראות איפה יש עמידה נאה ביעד, היכן סביר והיכן יש קשיים ובעיות.

Dashboard מתמקד בהצגת מידע רב בדף פיזי נתון (באמצעות חלוניות משולבות), כאשר המידע המוצג הנו בעיקרו גראפי, ומאפשר drill down/drill-through לקבלת פירוט נוסף.

ישנן שיטות שונות לניהול ובחינת הביצועים, אחת המוכרות בהן היא שיטת ה- Six Sigma.

יישומים עיקריים:

תקציב, תכנון וחיזוי; בניית ואופטימיזציה של מודל רווחיות; יישומי Scorecard; האחדה פיננסית; דיווח פיננסי וסטטוטורי.

ממשק המשתמש מטרתו להביא את הנתונים והמידע למשתמש.

אך מטרה זו שונה מאשר המוכר והמקובל במערכות מידע תפעוליות.

ממשק המשתמש מהווה גם כלי החזיה (Visualization) האמור לתת בידע המשתמש כלים להבנה טובה יותר של הנתונים בזכות הדרך בה הובאו בפניו, ולקבלת החלטות טובה יותר בזכות זאת.

בשנים האחרונות ישנה התקדמות ניכרת בממשקי המשתמש המוצעים. אלו כוללים שני סוגים עיקריים:

1. גליונות עבודה Spreadsheets דמויי Excel. ה- Excel הנו כלי פשוט ונוח לרבים מהמשתמשים.
2. Dashboards המוצגים בפורטלים (מבוססי חלוניות).

לאחרונה מתפתח סוג נוסף-

3. החזייה מבוססת נתונים גיאוגרפיים, באמצעות מערכות GIS או אמצעים פשוטים יותר.

תחת המטריה רחבה זו קיימים סוגים רבים מאד של אמצעי גראפיים הממחישים את מהות הנתונים ומקדמים במידה ניכרת את הבנתם בפועל.

למעשה ההמחשה משרתת את כלל המשתמשים, אולם אנו רואים יישומים עיקריים שלה לטובת:

1. Scorecards ו- Dashboards למנהלים.
2. כלי עבודה לאנשי כספים.
3. כלי לקבלת החלטות בעת ניהול סיכונים, למנהלים ולכל העוסק בתחום.