בספרו " ניהול ידע בארגונים מודרניים" (2007) כתב Murray E. Jennex כי מהותו האמיתית של ניהול ידע הינו "מינוף נכסי ידע רלוונטיים לצורך שיפור ביצועיו העסקיים של הארגון". אף על פי כן, המציאות מלמדת כי במקרים רבים תהליכי ניהול הידע המיושמים בארגונים אינם מובילים למטרות שלשמן נועדו, קרי- ביצועים ארגוניים טובים יותר. על אף הכלים הטכנולוגיים המאפשרים פתרונות מגוונים ומתקדמים ועל אף ההבנה הרווחת כבר במרבית הארגונים כי לניהול הידע תפקיד מרכזי בהצלחתו והישרדותו של הארגון, ניראה כי תהליכי ניהול ידע המיושמים בארגונים מרבים להיות לוקים בחסר.
להלן ארבעה עקרונות המסייעים להצלחת תהליך ניהול ידע:
1. קשר בין ידע לביצועיים עסקיים: ניהול ידע קיים בראש ובראשונה משום שהוא מאפשר לארגונים להשיג את יעדיהם העסקיים- כלכליים. אם אין הוא מקדם השגת יעדים אלו, אין טעם בהשקעה הרבה שבבניית מערכת מורכבת המשלבת ידע, ניסיון ונתונים ואשר אמורה להנגישם לגורמים רבים ושונים. על כן, על מנהלי הידע לזהות את הערך העסקי והכלכלי שבפרויקט ניהול הידע בארגונם.
2. הצבת מטרות ברמת פרויקט או יחידה ספציפיים: Heather Kreech מנהלת הידע של ה International Institute for Sustainable Development כתבה במאמרה "גורמי הצלחה בתהליכי ניהול ידע" (2005) כי "שיתוף בידע עובד בצורה הטובה ביותר כאשר מנהלי הידע נפגשים ומתקשרים ידע ברמת פרויקט/פעילות/יחידה/שדה ספציפיים בטרם מכלילים אותו לרמה הכלל ארגונית". קביעת מטרות ברורות לפרויקט ניהול הידע ברמת הפרויקט או היחידה מובילים לאפיון פתרון ניהול ידע בעל יכולת טובה יותר להתאים לצרכים ולאופי הייחודיים של הלקוחות הספציפיים שלו.
3. התאמת פלטפורמת ניהול הידע: תהליך ניהול הידע כולל בתוכו את כלל מחזור החיים של הידע: יצירת הידע, אחסונו והנגשתו לזקוקים לו. על מערכת ניהול הידע הנבחרת לתמוך בכול אחד משלבים אלו. אין די במערכת המסוגלת לאחסן מידע ארגוני רב. על מנת שהידע המאוחסן יהיה שמיש, על השותפים להיות מסוגלים לאתר ולשלוף אותו בקלות ובזמן בו הם זקוקים לו. על כן על הפלטפורמה הטכנולוגית לכלול אפשרויות חיפוש מושכלות ומותאמות לקהל היעד הספציפי. הדרכה על הפלטפורמה הטכנולוגית והיכרות מעמיקה עימה יחזקו את ביטחון הבאים להשתמש בה ויגבירו את סיכויי הצלחתם בחיפוש הידע הנחוץ להם.
4. גיוס תומכים: כמו בכל פרויקט אחר, תומכים נלהבים מסייעים רבות לפרויקט ניהול ידע. תומכים אלו מסייעים בגיוס תמיכתם ומחויבותם של שאר השותפים לפרויקט, החל מההנהלה הבכירה וכלה בעובדים ומשתמשי הקצה. קבלת תמיכת ההנהלה עשויה להקל בקבלת התקציבים והמשאבים ההכרחיים להצלחת הפרויקט ולהטמעתו בארגון בין אם אלו משאבים כלכליים הנחוצים לצורך בחירת הפלטפורמה הטכנולוגית המתאימה, הטמעה והדרכת השותפים ובין אם זו נגישות למומחים אשר מאפשרים יכולת מיפוי טובה יותר של פערי הידע וצרכי הידע של הארגון.
לסיכום, על המעורבים בפרויקט ניהול ידע לזכור כי על מנת שהפרויקט יצליח אין הוא יכול להיות מורכב מאחסון והעברה של ידע בלבד. יש לזכור כי מטרתו הראשונה במעלה של ניהול ידע הינה רווחיות. האמצעי להשגת מטרה זו הינו העצמת השותפים לתהליך ניהול הידע באמצעות תהליכים ופלטפורמות ידע המקדמים למידה וצבירה של ידע מעשי.
המאמר מבוסס על המאמר " Success Factors in Knowledge Management"
קישור למאמר:
http://callcenterinfo.tmcnet.com/analysis/articles/57953-success-factors-knowledge-management.htm