פעילות שימור ידע נתפסת על פי רוב כפעילות בה מעורבים שני אנשים בלבד, מוסר הידע ומקבל הידע. יחד עם זאת, המציאות מלמדת אותנו כי בלא מעט מהמקרים התמונה מורכבת יותר וקיימים בנמצא מספר רב של מקבלי ידע. מקרים אלו מאפיינים בעיקר עובדים בדרג ניהולי גבוה בעלי ממשקי עבודה נרחבים כמו גם עובדים שצברו מומחיות במספר רב של תחומים הקשורים אחד בשני ואילו מחליפיהם מתרכזים כל אחד בתחום אחד בלבד. במקרים כגון אלו, היינו ממליצים לקיים תהליך של שימור ידע באמצעות מפגשי למידה. להלן פירוט השלבים כיצד ליישם מפגשי למידה.
שלב ראשון: מיפוי צרכי הידע בשלב זה אנו מראיינים הן את מעביר הידע והן את מקבלי הידע. במסגרת ראיונות אלו נשאל את מעביר הידע לא רק איזה ידע משמעותי קיים אצלו, אלא גם איזה פערי ידע בתחום ההתמחות שלו הוא מזהה אצל המקבלים. שאלות דומות נשאלים גם מקבלי הידע (כמובן שבמקרה הזה לא נשאל על "פערי ידע" אלא על "תחומים בהם היו מעוניינים להרחיב את הידע"). מפגשי למידה מתאימים למצב בו מרבית או כלל המשתתפים העלו צרכי ידע דומים או משותפים. במידה ולא כך הדבר, נעדיף לקיים תהליך שימור ידע המתקיים 1:1 כפול מספר המקבלים. קיימת כמובן גם אפשרות של יישום חלקי, כאשר לנושאים המשותפים יתקיימו מפגשי למידה ואילו לנושאים הפרטניים יתקיימו מפגשי 1:1.
שלב שני : תכנון המפגשים בשלב זה נתכנן רצף של מפגשי למידה שיוקדשו לנושא העברת הידע.
בעת תכנון המפגשים עלינו לתת את הדעת למספר אלמנטים:
1. כמות המפגשים שתוקדש לכל אחד מהנושאים: כמות זו אמורה לעמוד ביחס ישיר לחשיבות הנושא או לגודל הפער הקיים בידע.
2. תדירות המפגשים: תדירות גבוהה מדי יוצר תחושת "עול" ואילו תדירות נמוכה מדי לא מאפשרת כניסה לסוג של "שגרת למידה"
3. רצף המפגשים: יש לתת את הדעת לכך שהמפגשים ישלימו אחד את השני. כך למשל, אם ישנם נושאים תשתיתיים נעדיף לקיים אותם בתחילת הרצף. המלצה נוספת היא להתחיל דווקא עם הנושאים בהם קיימים פערים משמעותיים מתוך הנחה שבמידה והזמן העומד לרשותנו קצוב, לפחות נספיק לעבור על החלק המשמעותי של הידע.
4. קהל היעד: לכל אחד מהמפגשים יש להגדיר את קהל היעד שיגיע אליהם. יש לזכור שקהל משתתפים שרמת הידע שלו בנושא נמוכה יכולים לצאת נשכרים מאוד ופוטנציאל השיפור אצלם גדול ולעומת זאת קהל משתתפים שרמת הידע שלהם גבוהה יצאו פחות נשכרים אולם השאלות שישאלו והאינטראקציה כתוצאה מכך, תאפשר למעביר לחשוף רבדים נוספים של הידע שלו.
שלב שלישי : קיום המפגשים מפגשי הלמידה אמורים מטיבם להיות זירה במסגרתה יוזרם הידע מהמעביר למקבלים. ישנן דרכים שונות לקיים העברת ידע שכזו, באמצעות הרצאה אותה יכין המעביר ויקיים דיאלוג עם קהל השומעים שלו, באמצעות ניתוח Case Study שיבחר, באמצעות רצף של שאלות שיוכנו מבעוד מועד על ידי קהל השומעים וייענו במסגרת המפגש ועוד כהנה וכהנה כיד הדמיון הטובה עלינו. יחד עם זאת, אלמנט אחד מרכזי צריך להישמר והוא האקטיביות של המקבלים, אם על ידי שאילת שאלות, אם על ידי השתתפות ערנית בדיונים ואם על ידי בחירת והצגת ה Case Study הרלוונטי לאותו נושא. דאגה לכך תבטיח שהאחריות להעברת הידע תיפול על שני הצדדים ולא רק על הצד המוסר וכן תפחית במידת האפשר מעומס ההכנות המוטל עליו. אקטיביות זו מאפשרת גם לבצע מיקוד מאמצים נכון יותר באלמנטים שמעניינים יותר את הקהל. בכל מקרה יש לבצע לפני כל מפגש כזה הכנה מול קהל המשתתפים ומול מעביר הידע ולוודא שאכן ישלחו שאלות מראש, שקהל היעד יודע מה המיקוד של המפגש הנוכחי וכו'.
שלב רביעי: תיעוד המפגשים תיעוד המפגשים צריך להתבצע לדעתנו ע"י המשתתפים ולא ע"י המעביר ומהווה למעשה ייצוג נוסף לאקטיביות לה הם נדרשים בתהליך. שלב זה מהווה פעמים רבות אבן נגף בתהליך, שכן המשתתפים הנוכחים מרגישים שיצאו נשכרים מעצם הנוכחות וההשתתפות ורמת המוטיבציה שלהם לתיעוד עבור אלו שלא נכחו או אפילו לטובת הדורות הבאים אינה גבוהה בהכרח (בלשון המעטה). לפיכך, חשוב שבעתיים לבצע תיאום ציפיות עם המשתתפים ולהבהיר את חשיבות התיעוד להמשך הדרך. כדי לסייע להם אנו ממליצים להנחותם מה כדאי ורצוי לתעד ומה פחות רלוונטי. כך למשל לא נרצה לתעד מידע המופיע במצגת אבל כן נרצה לתעד שאלות ותשובות שנידונו בע"פ במסגרת המפגש, תובנות או טיפים שהועברו, תיאור מקרים שהוצגו וכו'. תיעוד זה יכול למצוא את מקומו באתר של היחידה או במערכת המסמכים המשותפת. כאשר הדגש הוא לראות כיצד ניתן לעשות בו שימוש חוזר לאחר מכן.
לשיטת העברת ידע באמצעות מפגשי למידה, ישנם מספר יתרונות ברורים:
1. היא מתגמלת מאוד עבור מעביר הידע שכן הוא מקבל "במה" מכובדת להציג בה את ידיעותיו.
2. היא מאפשרת לזהות לא רק את הידע הקיים אצל המעביר אלא גם את הידע הנדרש למקבל
3. היא מאפשרת העברה של ידע לכמות גדולה של מקבלים בפרק זמן מצומצם יחסית
4. היא נותנת מקום של כבוד לדיאלוג בין מעביר המידע למקבל ושמה דגש על האקטיביות של שני הצדדים בתהליך
וחשוב מכל היא יוצרת בסיס תשתיתי איתן לפעילויות שיתוף ידע נוספות ביחידה