בספרו "Thinking for a Living" העוסק בדרכים לשיפור ביצועי עובדי הידע, מקדיש תום דבנפורט פרק שלם לדיון בסביבת העבודה הפיזית.
כשאני חושבת על סביבת עבודה מושקעת, הדוגמא הראשונה הניצבת לעיניי, היא חברת Google. המגלשות, צינורות הכבאים (לירידה מהירה ממקום למקום) והמשחקים השונים (ביליארד וכדומה) נותנים הרגשה של מקום שכיף לעבוד בו. פינות המסג' (עם מעסים מקצועיים), כמו גם פינות ההתרגעות (כורסאות ואקווריומים) מאפשרות לעובד גם לנוח תוך כדי שהותו בעבודה. וזו רק תחילת הרשימה.
לפני כחמש עשרה שנה, עבדתי תקופה קצרה בחברת Start-up. הזיכרון החזק ביותר שלי מארגון זה הוא המטבח המלא על גדותיו. גם המקרר שתמיד היה עמוס בכל סוג של מעדן וגם המזווה שהיה עתיר אוכל מכל סוג וכל צורה. עובדים הגיעו מוקדם לעבודה כי היה מבחר גדול יותר במטבח במשרד מאשר בבית. אנשים עזבו מאוחר, וכך יכלו ליהנות גם מארוחת ערב מוקדמת ברמה גבוהה ביותר. תמיד חשבתי שזו דרך זולה ופשוטה של הארגון להשיג עוד תוצרת מעובדיו: תן להם תנאים שיגרמו להם להישאר עוד שעות ותגדיל את התפוקה.
מה באמת משפיע על תפוקתו של העובד ושל הארגון ואיך נכון לארגן את סביבת העבודה של העובדים?
באמצע שנות התשעים, בתחילתו של עידן ניהול הידע, היו ארגונים שהשקיעו בהקמת קומפלקסים המעודדים שיתוף ידע ופיתוחו. השקיעו בפינות קפה רבות ונעימות, כדי לעודד את העובדים לדבר ביניהם. הנחת העבודה היתה שעובד הנתקל בבעיה, ולא מצליח לפתור אותה, יוצא להפסקת קפה, ומשוחח עם עמיתו ובזכות כך אולי פותר את הסוגיה, בין אם בזכות רעיון של העמית, ובין אם בזכות קיום השיח שגרם לעובד להבין בעצמו איך לקדם את הנושא. פינות הקפה זכו לעדנה בזכות היותן גורם המאפשר שיתוף ידע לא פורמאלי.
תופעה אחרת, שהתפתחה אז ואנו עדים לה עד היום, היתה הקמת סביבות עבודה לפיתוח החשיבה. Skandia לדוגמא, הקימה בזמנו את מרכז העתיד שלה בתפיסה שכזו.
האם צמחים ואור מעודדים חשיבה? האם צבעים עזים כאדום-צהוב-כחול הם הדרך ליצירתיות? ואולי, לוחות לבנים לאורך הקירות ומרקרים לצידם המאפשרים לך לרשום את רעיונותיך בכל רגע שתרצה, הם המפתח לפיתוח הידע.
תום דבנפורט בספרו שהזכרנו לעיל, חקר את נושא סביבת העבודה. לדבריו, למרות העיסוק וההשקעה הרבים בנושא, שאת חלקה הזכרנו לעיל, מעט מאד אפשר להגיד בוודאות על מה אכן תורם ליעילות ולשיפור הביצועים של עובד הידע. לדבריו, אין להתייחס לעובדי הידע כמקשה אחת, אלא לתת להם פתרון מותאם בשני ממדים: מותאם לאופי עבודתם כקבוצה, היות ועובדי הידע אינם קבוצה אחידה אחת בעלי צרכים אחידים; מותאם אישית היות ועובדי ידע אוהבים עצמאות וראוי לתת להם יכולת להשפיע על סביבת העבודה. בהחלט למדתי.
מגמה נוכחית הנצפית בחברות היי-טק הנה הקמת עמדות עבודה וירטואליות. היות וממילא לכל עובד יש מחשב נייד וטלפון נייד, והאנשים עצמם מסתובבים הרבה ומגיעים למשרד עצמו מעט, יצרו מספר ארגונים גדולים ומוכרים תחנות עבודה וירטואליות בהם העובד מתחבר בבוקר, במקום שהוא מוצא פנוי. גם במקומות בהם אין מחשבים וטלפונים ניידים ניתן לממש תפיסה זו, תוך התחברות לקוד המשתמש שלך מעמדת עבודה נייחת, ולחיצה על מספר מקשים בטלפון הקובעים את מספר הטלפון המקומי כמספר שלך.
אין ספק שתפיסה זו חוסכת הרבה כסף ברמה הארגונית בטווח הקצר. שכר דירה אינו עלות שיש להקל בה ראש. חלופה זו הנה חלופה אחת בסדרת חלופות אפשריות לארגון סביבת העבודה הפיזית:
א. חדר פרטי לכל עובד.
ב. חדרים צוותיים.
ג. - סביבה פתוחהOpen space בה לכל עובד פינה משלו.
ד. סביבת עבודה וירטואלית.
כדי להבין איך סביבת העבודה תשפיע על יעילותם של עובדי ידע, יש להתייחס לטעמי לשלושה גורמים המשפיעים על היעילות במישרין או בעקיפין:
ü יכולת העובדים להתרכז ולקדם את משימתם.
ü יכולת העובדים לשתף ידע עם עמיתיהם.
ü שביעות רצונם מהעבודה בכלל, כנובע מהמקום בו יושבים.
אם ננתח את החלופות השונות נראה שאין פתרון יחיד נכון:
חדרים פרטיים מאפשרים ריכוז מרבי, ואולי גם תחושת שביעות רצון, כתוצאה ממה שנחשב כתנאי עבודה מתקדמים; הם פחות מאפשרים שיתוף.
חדרים צוותיים מאפשרים שיתוף ידע אך פוגמים בריכוז;
סביבה פתוחה מאפשרת ריכוז משהו ושיתוף משהו;
וסביבה וירטואלית, זולה.
הדעה האישית שלי הנה בעד חדרים צוותיים (3-4 איש). תחת ההנחה שידע מתפתח בצוות (על פי נונקה), וחברות /רעות / גיבוש מתפתחים בצוות, אני מעדיפה פתרון זה, בהיבט הביצועים. נכון שהריכוז יכול להיפגם, אך ישנן מספר דרכים להתגבר על בעיה זו:
ראשית, באופן טבעי לעולם לא נמצאים כל עובדי הצוות בחדר. עובדי ידע, כפי שכבר אמרנו ניידים, ולכן לעולם החדר אינו מאוכלס במלואו.
מעבר לכך, אנשים בעלי מחשבים ניידים ותמיד שמורה להם האפשרות לנדוד לצורך שיחת טלפון רועשת (לא להפריע לעמיתיהם) או לצורך עבודה הדורשת חשיבה נוספת (לא להפריע לעצמם), לחדר שקט יותר. יש לוודא שאכן תמיד ישנם חדרים כאלו ויש לגיטימציה למהלך שכזה.
גם בקשה לעבוד מהבית, לצורך ריכוז וקידום משימה, מתקבלת בעין יפה.
ואחרון חביב, כאשר אנשים עובדים בחדרים צוותיים, הם מפתחים תרבות של התחשבות זה בזה.
ומה צריך מעבר לזה?
לא משנה מה תעשו, בקשה אחת יש לי לכם: אל תקדמו בארגונכם סביבת עבודה וירטואלית, למרות יתרונותיה הכספיים. השאירו לעובדיכם את הפינה האישית, את המקום לתמונה, לעציץ, לשטויות הקטנות על השולחן. זה חלק מהעובד, וגם אם לא ניתן להוכיח במחקר מלומד שזה תורם ליעילותו, זה בהחלט תורם לתחושת הנוחות והנעימות. בסוף היום, אנו משקיעים הרבה כדי ליצור לעובד תחושת שייכות לארגון. למה לקלקל?
לגרסא באנגלית