אחד המדדים להצלחת מאגרי ידע באשר הם: פורטל ארגוני, מאגר ידע ייעודי או אינטראנט, הינו מידת השימוש או אי השימוש בתוכן. בין הגורמים העיקריים המשפעים על רמת השימוש בידע נמנה נושא ארגון התכנים. ידע שאינו מסודר באופן הנוח לשימוש הוא ידע שלא ייעשה בו שימוש. מספר הקליקים הדרוש להגיע לתכנים – יכול להוות מכשול כאשר הדרך להגיע למידע קריטי ורלוונטי רצופה בקליקים רבים מדי. בארגונים קטנים למשל, ארגון התכנים מהווה לפעמים 70% מניהול הידע כולו. אחוז שימוש נמוך בארגונים אלו נובע מארגון תכנים לקוי. חיפוש מסורבל המניב תוצאות רבות מדי מהווה אף הוא גורם מרתיע לשימוש.
אז מה עושים? כיצד ניתן להבטיח שארגון התכנים לא יהווה מכשול להצלחה ויסייע לרמת שימוש גבוהה בידע?
ישנם מספר קריטריונים שיש לתת את הדעת עליהם בהיבט של ארגון התוכן והצגתו:
= על התוכן להיות מוצג בכפוף ללוגיקה אחידה וקבוע, כשההיגיון הפנימי של ארגון התכנים ואופן הצגתם נשמר לכל אורך הדרך. בדרך זו תובטח קלות ההתמצאות בתוכן.
= על התוכן להיות מאורגן ע"פ צורכי המשתמש תוך סידור וארגון התכנים באופן אינטואיטיבי בעיני צרכן המידע.
= הצגת המידע החשוב ביותר ובעל תכיפות השימוש הגבוהה ביותר צריכה להיעשות בכמה שפחות קליקים וזאת ע"מ לאפשר נגישות מהירה למידע הדחוף והתכוף ביותר לעובד.
= במידה והטכנולוגיה מאפשרת זאת ניתן להדגיש תוכן חדש וזאת ע"מ לאפשר גישה מהירה לתכנים חדשים שנוספו ע"י דחיפה למשתמש ומינימום תקורה מצידו.
כדי לענות על הקריטריונים הללו ועל מנת להבטיח גישה נוחה לתוכן דרושים שני פרמטרים קבועים ואינטואיטיביים לשימוש:
1. בר חיפוש – Search Bar
2. בר ניווט – Navigator Bar
על שני פרמטרים אלו להיות זמינים בכל עת ובכל דף במערכת.
בר החיפוש – ישנם מספר מנגנוני חיפוש: חיפוש ע"פ מילה חופשית בלבד - מניב תוצאות רבות מדי וגורם להצפה בידע מה שמרתיע את המשתמשים מחיפוש אחר הידע. חיפוש ע"פ מילות מפתח – מניב מעט מדי תוצאות והתקורה לבנייה ושיוך מילות המפתח הינה גבוהה. כמו כן ישנו קושי לנבא מה יהיו מילות המפתח בעתיד ואין הנחיה לעובד על אילו מילים לחשוב בזמן השמירה. חיפוש ע"פ מאפיינים – מאפשר בניית חיפוש חכם וממוקד תוך שימוש במסננים ע"פ המאפיינים הארגוניים. בדרך זו נעשה שכלול של מילות המפתח ע"י כך שמגדירים X מאפיינים ארגוניים ועל פיהם נעשה סינון כתוספת לחיפוש החופשי. החיפוש בצורה זו מניב תוצאות מסוננות וממוקדות לצורכי המשתמש ומקל על התמצאות בים המידע. התקורה בבניית המאפיינים אינה גבוהה מדי מאחר וניתן לבצע Auto-Tagging חלקי שהינו שילוב אוטומטי של פריט למאפיינם הרלוונטי לו. ע"י כך מתן מאפיינים לפריט נעשה קל יותר. יתר על בשימוש במאפיינים אנו מגבילים את העובד לסט מוגדר ותחום של מאפיינים כך שהוא לא נדרש לשייך פריט לעשרים מילות מפתח אלא לשלושה עד חמישה מאפיינים בלבד. (מידע נוסף על המאפיינים ניתן למצוא בירחון אפריל 2001 - סקירה )
השימוש המומלץ בבר חיפוש הוא ע"י חלוקתו לחיפוש מקוצר וחיפוש מורחב/מתקדם שהגישה אליהם מתאפשרת מכל דף ודף. בבר החיפוש המקוצר יש לשלב תיבת טקסט חופשי יחד עם המאפיין השכיח ביותר. בר החיפוש המורחב יכיל הן את תיבת הטקסט החופשי והן את כל המאפיינים שהוגדרו ולא רק את המאפיין השכיח ביותר.
בר הניווט - מאפשר חיפוש תוך ניווט בעץ. עץ הניווט מבוסס על המאפיינים הארגוניים ונבנה בצורה היררכית. בר הניווט ההיררכי צריך להיות עקבי ובעל סידור הגיוני ואינטואיטיבי כך שיאפשר התמצאות קלה ומהירה בתוכן. יש להגדירו בהיבט של מחפש המידע ולא בהיבט שומר המידע. ההיררכיה שעל פיה נבנה העץ קשה לעיתים להגדרה ולכן יש להגדיר היררכיה ראשית תוך סיוע במבנה הארגוני והקבצת התוכן ע"פ נושאים ולא ע"פ סוג המסמך. במקרים חריגים במיוחד ניתן להגדיר שתי היררכיות ובמידה והטכנולוגיה מאפשרת זאת ליצור FLIP FLOP המאפשר לבחור באחת משתי ההיררכיות בכל פעם. אולם בבחירה בדרך זאת יש לקחת בחשבון את הקושי הנובע מהצורך לשמור כל פריט בשני מקומות לדוגמה פעם תחת מוצרים ופעם תחת לקוחות. (מידע נוסף על בניית עץ ניתן למצוא בירחון אפריל 2001 – טיפ )
מדוע יש צורך גם בבר החיפוש וגם בבר הניווט?
החיפוש דרך בר החיפוש הוא אסוציאטיבי ויעיל במקרים בהם המשתמש לא יודע בדיוק מה הוא מחפש.
החיפוש דרך הניווט יעיל כאשר המשתמש מחפש נושא מסוים ורוצה לדעת מה נמצא תחתיו.
יתר על כן ישנם עדיפויות שונות לאופן החיפוש בקרב המשתמשים – יש המעדיפים את החיפוש באמצעות מילה חופשית ומאפיינים ויש המעדיפים את שיטת הניווט ההיררכי. מאחר ואנו שואפים שארגון התכנים יהיה על פי צרכי המשתמש וכן שייעשה בתוכן שימוש מרובה, יש לספק למשתמשים את הדרך הנוחה להם. מאחר ושתי הדרכים מנוצלות באותה מידה אין עדיפות אחת על השנייה ויש צורך לתת מענה לשתי הדרכים.
עקרון יסוד חשוב וקריטי שיסייע להעלאת סיכויי ההצלחה בשימוש בתוכן הינו חשיבה דרך עיני צרכן המידע ולא דרך עיני יצרן המידע. ומי יודע טוב יותר מה נחוץ למשתמש מאשר המשתמש עצמו? לכן לשם הצלחת תהליך ארגון התכנים, כשהמטרה היא שצרכן המידע ימצא את מבוקשו, יש לשתף את המשתמש בתהליך ארגון התכנים ולשלבו בעיקר בשני צמתים עיקריים:
שלב התכנון המקדים – בעת הגדרת האפיון שיתוף המשתמשים בחשיבה על ארגון נכון של התכנים.
שלב ה – Prototype - עריכת מבחני Usability במטרה לבחון האם החשיבה הייתה נכונה או שמא יש צורך בארגון שונה של התוכן.
לסיכום: ארגון תכנים נכון מהווה בסיס לשימוש אפקטיבי בתוכן ויאפשר לעובד להתמקד בעבודתו ולא בחיפוש אחר המידע.
לפרטים נוספים ניתן לפנות לעורכי העיתון.