בבואינו לבנות פורטל ארגוני אחת המטרות שעומדות לנגד עינינו היא שהפורטל יהווה הצלחה ויהיה שימושי. מטרה זו אינה קלה להשגה שכן ישנן מלכודות שניתן בנקל להתפס בהם. ישנו קונספט לוגי שאם נאמץ אותו וניישמו בעת בניית הפורטל נוכל ביתר קלות לעקוף את המכשולים ולהשיג את המטרה. לקונספט זה מספר היבטים שונים. בחרנו בשלב ראשון לתת לכם מספר כללים בהקשר של היבט המוכוונות של הפורטל:
1. מוכוונות 1 - על מערכת הידע להיות מוכוונת משתמש ולא מוכוונת טכנולוגיה. כלל זה רלוונטי גם לתוכן המוצג וגם לאופן ארגונו. כלל זה נראה פשוט, אך אין כמעט מערכת ידע שלא נופלת במלכודת זו, מי יותר מי פחות.
2. מוכוונות 2 - על מערכת הידע להיות מכוונת משתמש ולא מוכוונת ספק הידע; בעיה נפוצה של מערכות ניהול ידע היא שהן נכתבות ומאורגנות בעיני ועפ"י צורכי יוצר הידע ולא עפ"י צורכי צרכן הידע. על הידע במערכת להיות מאורגן עפ"י צורכי המשתמש ועפ"י סדר הפעולות וסידור אינטואיטיבי בעיני צרכן המידע. ידע שמסודר באופן שאיננו נוח לשימוש הוא ידע שלא ייעשה בו שימוש.
3. התוכן המוצג – על מנת שתוכן המערכת יהיה מוכוון צרכן המידע ולא יצרן המידע, יש לחקור תחילה מיהו צרכן הידע אליו מוכוון הפורטל, מהו הידע הקריטי הנחוץ לו ביותר, כזה שיספק לו ערך מוסף בעת שימוש בפורטל ולבסוף למצוא מיהו יצרן המידע הזה ולאסוף ממנו את התוכן הנדרש.
4. אופן הארגון - קיימת נטייה לקבץ את פריטי הידע בשיטה שתהיה נוחה ואינטאיטיבית ליוצר המידע ו/או למנהל המערכת, אבל שאיננה בהכרח נוחה ואינטואיטיבית למשתמש. לדוגמא: הקבצת כל הדוחות באזור אחד במקום עפ"י נושאי הדוחות. בתפריט הרלוונטי לנושא, הקבצה עפ"י יצרן המידע, או עפ"י המערכת או הכלי בו יושב המידע. ההמלצה: לקבץ לפי נושא התוכן.
לסיכום: הדגש בבניית מערכת ידע הוא על צורכי המשתמש, כשעל המערכת להבנות סביבו ועפ"י צרכיו.