יכולת ומוטיבציה לקבלת ידע – חציו השני של תהליך הטמעה מוצלח‏
מאת: נורית סטון ROM

הטמעת תהליך ניהול ידע גוררת אחריה פעמים רבות שינוי בתהליכי העבודה, בהרגלי ‏העבודה ואף בהגדרות התפקידים והסמכויות בארגון. שינויים אלה עשויים להיות מלווים ‏בחשדות, חששות ואף התנגדות מצד העובדים המעורבים בתהליך. זיהוי התנגדויות אלה ‏והתמודדות עימן הינם שלבים הכרחיים להצלחת התהליך. על ההתמודדות עם החששות ‏וההתנגדויות לתרום ולשתף בידע דובר ונכתב רבות. לעומת זאת, תשומת לב מועטה בלבד ‏ניתנת לחציו השני של תהליך זה- הקשיים וההתנגדויות שבקבלת הידע ובעשיית שימוש בו.‏

 

מוטיבציה לקבלה ולשימוש בידע: ‏

המוטיבציה לקבל ידע ולהשתמש בו, ברמת העובד, המנהל או היחידה, מושפעת לא אחת  ‏מסינדרום ה"לא הומצא פה". סינדרום זה מתייחס להתנגדות לעשיית שימוש בידע אשר לא ‏פותח והמוצא על ידי העובד עצמו או על ידי מקורבים לו. לסינדרום זה שני מקורות. הראשון, ‏החשש כי בשימוש בידע אשר פותח על ידי מישהו אחר יש משום ההודאה שלָאָחר יש ידע ‏ואולי אף יכולת טובה יותר, דבר העלול לגרום לפגיעה במעמד העושה בו שימוש. המקור ‏השני הינו מאבקי כוח פנים ארגוניים העשויים להוביל לניסיון להקטנת כוחם הפוטנציאלי של ‏יחידות, מנהלים או עובדים עמיתים על ידי העמדת פנים שמצאי הידע שלהם אינו ייחודי או ‏בעל ערך. המוטיבציה לעשיית שימוש בידע שפותח בחלקים אחרים בארגון עשויה לקטון ‏ככול שאווירת התחרותיות בארגון גדולה יותר וככול שישנו חוסר איזון גדול יותר במעמד ‏יחידות או עובדים העוסקים בתחומים דומים. ‏
כלים להתמודדות עם היבט המוטיבציה לקבלה, עיבוד ושימוש בידע:  ‏
   במקרים מסוימים מומלץ לשקול להציג את שם תורם הידע רק ב ‏second view‏ (ולא ‏ב ‏first view‏). כך תמצית הידע מוצגת לעובדי הארגון מבלי לקשור אותו לאדם או ‏מחלקה מסוימים. דבר זה מגדיל את הסיכויים לכך שתוכן הידע המועבר יזכה ‏לתשומת לב עניינית ולא מוטה על פי מעמד התורם ומיקומו ברשת הפוליטיקה ‏הארגונית. ‏
   מומלץ לנסות להדגיש את התועלות האישיות הטמונות בשימוש בידע ובמומחיות ‏אשר פותחו על ידי אחרים (כדוגמת החיסכון בזמן ובמשאבים המאפשרים להגיע ‏לביצועים טובים יותר). ‏
   על ההנהלה להדגיש את תמיכתה בשימוש בידע שמקורו במקומות אחרים בארגון, ‏לעודד את השימוש בו ואולי אף להעניק תמריצים המעודדים למידה מעמיתים ‏בארגון. ‏
 

 

יכולת לקבל ידע ולעשות בו שימוש: ‏

היכולת לקבל ידע, לעבד אותו ולעשות בו שימוש תלויים במידה רבה בפערי הידע הקיימים ‏בין העובדים או היחידות השונות בארגון. פערי ידע יכולים לנבוע מהימצאותם של עובדים או ‏יחידות בשלבים שונים של היכרות והתמודדות עם תכנים ארגוניים או בהיעדר קיומו של ידע ‏קודם המעצב את הפילטרים באמצעותם מבדיל הארגון בין ידע חשוב יותר לידע חשוב פחות. ‏ברור לדוגמא, כי יכולתו של תלמיד כיתה ח' לעשות שימוש בידע מתמטי הנלמד בשנה ‏השלישית ללימודי מתמטיקה באוניברסיטה נמוכה בהרבה משל סטודנט בשנה ב' באותה ‏הפקולטה. באופן דומה, יחידת חדשה הנמצאת בשלבי הקמה ראשוניים תתקשה לספוג ידע ‏המועבר אליה הנוגע לשלבי התפעול המתקדמים. ‏
תרבות ותרבות ארגונית בפרט משפיעות גם הן על יכולת הקבלה, העיבוד והשימוש בידע של ‏יחידות ועובדים. נורמות חברתיות, חינוך, שפה ותהליכי עבודה מביאים לכך שהמשמעויות ‏המוענקות לידע דומות. תרבות שונה, לעומת זאת, עשויה לגרום לכך שהמשמעויות ‏המוענקות לידע המתקבל יהיו שונות מכוונת הגורמים השולחים ועל כן עשויה להקשות על ‏יכולת העיבוד והשימוש בידע בו משתפים.  ‏
כלים להתמודדות עם היכולת לקבלה, עיבוד ושימוש בידע:  ‏
  מומלץ מאוד להשקיע את הזמן הנדרש ליצירת טקסונומיה ארגונית אחידה ‏המבטיחה פרשנות משותפת לידע ומתן משמעות המוסכמת על כולם ובכך ‏מגבירה את היכולת לספוג ידע חדש ולעשות בו שימוש. ‏
  ‏ כאשר מבצעים פעולות לאיתור פערי ידע לצורך בירור הצורך בשיתוף בידע ‏‏(באיזה ידע יש לשתף), יש לנסות ולמפות גם את הידע המקדים הנדרש בכדי ‏שאלו הנדרשים לכך יהיו בעלי יכולת לעשות בו שימוש. ‏

לסיכום, בבואנו ליישם את פרויקט ניהול הידע, חשוב לזכור כי זיהוי ההתנגדויות ‏והמכשולים לתהליך וההתמודדות עימם הינם קריטיים להצלחת התהליך לא רק מבחינת ‏תרומת הידע והשיתוף בו, אלא גם מבחינת הקבלה והשימוש בו. כאשר אנו מתכננים את ‏שלב ההטמעה בהיבט הלקוחות של פרויקט ניהול הידע, אל לנו להסתפק בפעילויות ‏הטמעה טכניות (הדרכות לצורך היכרות המערכת הטכנולוגית ) והצגת הידע המוצע, ‏אלא גם בפעילויות שנועדו להגביר את המוטיבציה והיכולת לעשות שימוש בידע בו אנו ‏מעוניינים לשתף. ‏