איך הכל התחיל...
תוכנית ניהול הידע בתעשייה האווירית התחילה כבר בשנת 2002. התוכנית הייתה חלק מתוכנית השינוי בחברה תוכנית שבראשה עמד המשנה למנכ"ל דאז עובדיה הררי. בתוכנית הושקע מאמץ ארגוני רב ומטרתה העיקרית הייתה הוזלת המוצרים בעיקר על ידי קיצור ושיפור תהליכי הפיתוח ותהליכי הייצור. תוכנית ניהול הידע השתלבה בתוכנית הזו ויושמה בצורה של Top down, נכתב ספר ניהול ידע שתיאר את המנגנונים השונים וכל מפעל וארגון היו צריכים להגדיר בתוכנית העבודה מספר מטרות בכל שנה שהמנגנונים של ניהול הידע יוכלו לתמוך במימושן. מנהל הידע של הארגון רוני דיין, נתן תמיכה מקצועית ברמת העל וביצע תהליכי הערכה וביקורת על הפעילויות. בשנת 2006 התחלף מנכ"ל החברה משה קרת והמנכ"ל החדש יצחק ניסן שינה את ההתנהלות העסקית במובן האסטרטגי והאופרטיבי. במסגרת זו בוטלה התוכנית ה"ממלכתית" וכל מנהל ידע מקומי בחר אילו חלקים מהתוכנית, אם בכלל, הוא בוחר לממש במפעליו לצורך קידום יעדיו העסקיים. בתחילת 2007 פרש רוני דיין מנהל הידע של החברה מתפקידו ואני נקראתי למלא את התפקיד.
מבחינת הרקע המקצועי שלי אני עוסק במו"פ של מתודולוגיות ומוצרים בתחום ההדרכה, הלמידה והתיעוד מאמצע שנות השמונים ובמסגרת זו הקמתי גם את מערך ה eLearning כמערכת חוצת חברה. בנוסף, מילאתי את תפקיד מנהל הידע של מפעל מהות החל משנת 2003.
אבי קדם
קצת על תוכנית ניהול הידע כפי שנוהלה עד כה..
אני חושב שכמו הרבה אחרים, חלק מהדברים שעשינו בתחום ניהול הידע הביאו תועלת אמיתית וחלק היוNice to have רק כדי לעמוד ביעדים. אחד הנושאים בהם לא הצלחנו היה ניסיון ליישם טקסונומיה ארגונית, היא הייתה כבדה מדי לעיכול והאנשים לא הרגישו שהם עושים משהו שהם באמת רוצים לעשות. במפעל מהות הפעילות יותר הצליחה כי הקמנו מערכת ניהול תכנים מתקדמת ובתוכה ניסינו לקחת בחשבון את הטקסונומיה שנבנתה עבור החברה. אבל היו גם הרבה הצלחות בתוכנית הקודמת למשל נושא הטמעת לקחי תחקירים. הצלחה חלקית הייתה בתחום הקמת קהילות הידע כולל קהילת מובילי קהילות שלצערי חלק לא מבוטל מהן התפוררו עם חלוף הזמן.
מהו בעיניך ניהול ידע ?
בתחילת הדרך הבנתי שאני מוכרח למצוא הגדרה מהו ניהול ידע כי כשבדקתי אצל האנשים שעסקו בתחום כולל הספרות המקצועית, מצאתי שרוב ההגדרות היו עמומות. כשהצלחתי להגדיר לעצמי הגדרה ממוקדת מהו ניהול ידע הדבר סידר את החשיבה שלי לקראת הגדרת יעדים קונקרטיים. ההגדרה שבה אני משתמש היא שעיקרו של ניהול ידע הוא תנועה שלו ממקום שבו הוא קיים למקום שבו הוא דרוש, לצורך תמיכה בפעילות העסקית. תפקידו של מנהל הידע הוא לעשות שימוש במנגנונים המתאימים בכדי לאפשר יישום התנועה באופן יעיל ואפקטיבי וכן לאתר מה דרוש למי ומה קיים אצל מי ו"לארוז" את הידע בצורה שתאפשר זרימה חלקה שלו.
מה הפעילויות המרכזיות בהן אתם עוסקים כיום ?
ישנם מספר נושאים מרכזיים שמצויים כיום על הפרק: שימור ידע של עובדים פורשים, הקמת קהילות ידע חדשות, שימור חוזר בנכסי ידע קיימים, הקמת וויקיפדיה ארגונית וסיוע בהטמעת נהלים. בנושא שימור ידע של עובדים שפורשים יש איום גדול מאוד הנובע מפילוג בגילאי העובדים בתעשייה האווירית. תוך כ- 5-10 שנים עתידים לפרוש מספר גבוה של עובדים ותיקים בעלי ידע קריטי שאת חלקו אין לנו אפילו אפשרות לקנות מחוץ לארגון ואנו נערכים להעברה מסודרת של הידע במסגרת תוכנית המצויה כיום בשלבי הפיילוט שלה. נושא נוסף הוא השימוש החוזר בנכסי ידע קיימים, במסגרת זו אנו מקימים מאגרי ידע תומכי פעילות כאשר השאיפה היא לבנות תכנים באופן נגיש, ברור ועדכני כך שניתן יהיה לעשות בהם שימוש חוזר בפרויקטים הבאים. הדגש הוא על הגדרת מנגנוני וכלי מדידה שימנפו את הטמעת השימוש בנכסי ידע אלו ויוודאו שמירה על עדכניותם.
לדוגמא הקמנו במפעל רמתא שני מאגרים כאלו אחד לבקרי חומר והשני לצוות חדשנות של מהנדסי פיתוח. שניהם עדיין בתהליכי עיבוי והוספת תכנים אבל אפשר לראות בכל זאת את התועלות הראשוניות. דוגמא נוספת היא שבימים אלו התחלנו בעדכון מתודולוגית פיתוח המוצרים בחברה כך שהיא תשים בין השאר דגש על שימוש חוזר בתוצרי פיתוח הפרויקטים. אנו מצויים גם בעיצומו של תהליך הקמת קהילות ידע חדשות ובראשן הקמת קהילה של עורכי אתרים ופורטלים המשלבת מפגשים פרונטאליים ופלטפורמה וירטואלית כאחד. קהילה זו נמצאת כיום בצומת דרכים חשובה כי יש עשרות פורטלים בחברה ומאות אתרים שעורכי התוכן שלהם מזה מספר שנים מנותקים אלו מאלו וגיבוש קהילה מקצועית הוא אך מתבקש לצורך שיתוף בידע וקבלת ידע חדש. אנו מנסים גם לחבר את הפעילות שלהם לתוכנית ניהול הידע שעד כה לא הייתה מחוברת אליהם. עובדה חשובה נוספת היא שבימים אלו נכנס ה MOSS לחברה כתשתית לפורטלים ומערכת מסמכים חדשה והקהילה אמורה לנצל משאב זה ובהזדמנות חגיגית זו גם לעשות שדרוג של האתרים והפורטלים ולהגדיר סטנדרטים בענייני הצורה התוכן והנגישות שלהם. קבוצה נוספת של קהילות המצויה בתהליך הקמה היא קהילות SAP. אנו עובדים בנוסף גם על התנעה של הקמת וויקיפדיה של החברה שבה יהיו תכנים תומכים לצרכי הידע של הפרויקטים ולצרכי הידע של עובדים חדשים. אנו מסייעים גם למנהל הנהלים בחברה בהטעמת הידע המצוי בנהלים בעיקר על ידי שימוש במערכת "ברקת", יצירת יחידות לימוד ושימוש במנגנון של "קרא והיבדק".
איך היית מגדיר את סגנון העבודה שלך ?
יש כאלה שעובדים Top down ויש כאלה שעובדים Bottom Up ואילו אני עובד Middle out, זה האופן בו אני מסתכל על אסטרטגיית העבודה שלי בניסיון להתמודד בצורה אופטימאלית עם האילוצים הקיימים בארגון גדול כמו התעשייה האווירית.
טיפ או שניים לעוסקים במלאכה
המוטו שלי הוא אל תרפה! כל נושא שאני רוצה לקדם מחייב אותי באופן מתמיד לעדור, לזרוע, להשקות ולטפח ואם ארפה, התהליך כולו ייעצר. ניהול ידע עדיין לא נמצא לטעמי במקום בו נמצא כיום נושא אבטחת האיכות שהוא חלק טבעי ומחייב מהתנהלות ארגונים, ניהול ידע עדיין בא מהאנרגיות הפנימיות של האנשים ולכן אסור להרפות. טיפ נוסף שחשוב לי לתת הוא שאיכות השירות היא כאיכות הלקוח. כשאתה בוחר להפעיל ספקים חיצוניים אתה חייב להיות מספיק מקצועי בעצמך כדי להגדיר את גבולות העבודה לאותו הספק ולוודא שאתה אכן מקבל את מה שהוסכם עלי, מכאן נובע שאתה חייב בעצמך להפוך למקצועי בכל נושא אותו אתה מנהל.
נושאים בהם ניתן להתייעץ איתי
אתם מוזמנים לשאול אותי שאלות בנושאים אסטרטגיים בתחום ניהול הידע וכן בנושא ה- eLearning.
ד.א :
akedem@iai.co.il