נכתב ונערך ע"י סטודנטיות לניהול ידע באוניברסיטת בר-אילן במסגרת קורס "תפקיד מנהל הידע" 2008
יגאל חמיש דימה את הידע למונית.(חמיש, 2004)* "מה זה ידע? מונית. עובד הידע בארגון הזקוק לידע משול לנוסע היורד לרחוב ממשרדו ומרים אצבע ורוצה שתעצור על ידו מונית – מייד. לא מעניין אותו מאיפה המונית באה, לאן היא נוסעת, איך קוראים לנהג וכו'. זה נחמד, אבל לא העיקר. העיקר – להגיע לאן שצריך. כנ"ל לגבי ידע. ידע הוא ידע לפעולה. לא לאגירה, לא להצגה, לא לגאווה. לפעולה".
אם הידע הוא מונית, אז מיהו הפועל? נהג המונית, שהוא מנהל הידע? מהו תפקידו של מנהל הידע וכיצד ניתן להמחישו עבור העובדים והמנהלים בארגון אשר אינם מכירים את המקצוע החדש הזה?
תפקידו של מנהל הידע מורכב. מורכבות זו מקשה על מנהל הידע להסביר לעמיתיו בארגון, או למנהליו, "מה הוא עושה כל היום".
על פי Boyd (Boyd S. 1998), תפקיד מנהל הידע הוא לעודד יצירת ידע משותף וכן לנהל באופן אפקטיבי את מאגרי הידע ואת דרכי ההעברה שלו כדי למנף את מערכת הלמידה הארגונית ולהמשיך את מעגל יצירת הידע, שיתופו ושמירתו. מתוך הגדרה זו ניתן להבין עד כמה מורכב תפקידו של מנהל הידע. עוד יותר מורכב, לנסות ולהסביר לאחרים בצורה תמציתית ומובנת את מהותו של התפקיד.
כאן באה לעזרתנו המטאפורה. ניתן בקצרה להגדיר מטאפורה כפיגורה לשונית שנעשה בה שימוש על מנת להאיר מושג אחד בתכונותיו של מושג אחר. **
במסגרת הקורס "תפקיד מנהל הידע" שהועבר השנה על ידי ד"ר רון דביר מאוניברסיטת בר-אילן, נתבקשנו לחשוב על מטאפורה שתגדיר את תפקידו של מנהל הידע.
ראשית, פנינו לספרות המקצועית וזו הציעה מספר מטאפורות:
מנהל הידע ''כאיש אמון'' – על מנהל הידע להוביל "סיעור מוחות" כחלק מקידום רעיון הארגון כארגון חדשני, ולכן עליו לאפשר לעובדים להביע את דעותיהם, ולא משנה עד כמה הן מוזרות, תלושות מהמציאות, וכדומה. תחושת הביטחון שתיווצר בקרב העובדים חיונית להמשך מפגשים של "סיעור מוחות" וכתוצאה מכך העלאת רעיונות חדשניים שיקדמו את הארגון. האמון שיוצר מנהל הידע מקל על המאבק שקיים בקרב כל אחד מהעובדים בין הרצון לשתף בידע לטובת הארגון לבין התפיסה ש"ידע הוא כח", תחרותיות בין מנהלים ועובדים והרצון לקידום ולתגמול אישיים (Boyd S. 1998).
מנהל הידע ''כמאמן רב תחומי'' – ללא קשר היכן ממוקם ארגונית מנהל הידע, אם באחת מיחידות ההנהלה, או ביחידה למידע, תכנון, הערכה או מחקר, או אם ביחידה למשאבי אנוש או הדרכה – עליו לעבוד בצמוד עם מערכת משאבי האנוש ובפרט עם מחלקת ההדרכה והפיתוח (Boyd S. 1998). כך יוכל לוודא מנהל הידע שנעשה שימוש ראוי בטכנולוגיות חדישות, שההדרכה תורמת לשימוש בהן, לתת לעובדים פידבק מיידי והערכה על מאמציהם בלימוד ובעבודה עם התוכנות החדשות, וכן יוכל להפחית את החרדה מפני החדש ובכך גם להכשיר את הדרך להטמעת פלטפורמות חדשות בעתיד, כדרך עבודה שגרתית בארגון, וכנגד החשש מכישלון (Boyd S. 1998).
מנהל הידע '''כטכנולוג''' – מנהל הידע חייב להיות מודע לשימושיות של כלים טכנולוגיים בארבעה תחומי ניהול הידע: אחזור מידע – כגון דואר אלקטרוני, חיפושים בוליאניים במספר כלים ובסיסי נתונים, ניהול מסמכים וכד'; יישומים – כלים המתמחים בהפצת מידע אישי לקבוצה, תגים, הערות, רעיונות, תגובות, תובנות ועוד; אתר אינטרנט ארגוני לניהול ידע – כולל פירוט של פרויקטים לניהול ידע בארגון, שירותים לעובד, שירותים פוטנציאליים ללקוחות חיצוניים, דפי זהב ארגוניים, מיפוי מומחים פנים וחוץ ארגוניים, והעמדת כלים להערכת ידע וניהול תוכנות (Boyd S. 1998).
מנהל הידע ''כרו"ח'' – על מנהל הידע להבין בעולם התקציבים והנהלת החשבונות. מדידית ההון האינטלקטואלי, בו עוסק מנהל הידע, עדיין נטול מבנה ושיטתיות. ערכי מותג, זכויות יוצרים, קניין רוחני, כל אלה קריטיים להצלחה העסקית של ארגון, ללא קשר לגודלו. עם זאת, מעטות החברות שהפכו את תהליך מדידת ההון האינטלקטואלי לפורמאלי. מנהל הידע יכול לשכנע או לעודד גורמים במשאבי אנוש או בהנהלה לבצע תהליכים אלו לטובת הארגון (Boyd S. 1998).
לכך נוספו הרעיונות שלנו
צביה חשבה על מנהל הידע כ"איש אשכולות" – "מנהלי ידע כ 'אנשי אשכולות' הינם בעלי סקרנות אינסופית, יכולת לרכוש ולשלוט במידה זו או אחרת במיומנויות שונות, בעלי תעוזה ליזום ולהפעיל רעיונות חדשניים, והינם מקורבים לשליטים (פעם מלכים ודוכסים, בארגונים של ימינו: מנכ"לים ודרגים בכירים בארגון).
קרן העלתה את המטאפורה של מנהל הידע כמעצב אופנה – "כל הבדים והמידות נמצאים בחברה ומעצב האופנה רואה מה המצב מסביב, לאן הולכת החברה ומה הכיוון העתידי, הוא אוסף את כל הידע שלו ומתוך המלאי - מייצר עבור כל אחד את הבגד המתאים לו. המעצב "תופר" לכל פרט (עובד, מנהל) את הבגד המתאים לו וביחד יוצר מהכלל חברה אחת מגובשת בה לכל אחד יש תפקיד ייחודי וחשוב".
הוא צריך להכיר היטב את הלקוח שלו ואת רצונותיו, שאיפותיו ומידותיו. לתת לכל בגד את הייחוד שלו אך גם ליצור קולקציה שתהיה ייחודית. צריך להכיר את ה"שטח" מסביב ולזהות מגמות חדשות או ליצור אותן. ומעל לכל: הוא צריך להיות יצירתי ולדעת לתמרן בתוך הבד...
אני (אודליה) חשבתי על מנהל הידע כלהטוטן
מה מצופה ממנהל ידע?
• להיות אסטרטג, איש חזון, להסתכל אל העתיד הרחוק אך גם להיות בהווה, להבין אותו ולתת מענה לבעיות העכשוויות ולא רק העתידיות. מצופה ממנו להבין את התרבות הארגונית ולהשתלב בה. להבין ניואנסים פוליטיים, לחזות מגמות.
• מבחינת המקבלים ממנו שירות – הכל !! תשובה על כל שאלה, תגובה על כל צורך בכל תחום תחת השמש. רואים אותו כזיכרון הארגוני, ההיסטוריון הארגוני, ה"תמרור" המכוון לכל צורך, הכותב, המנסח, של כל נהלי הארגון ולעתים אף של המתחרים או הארגונים המקבילים, מצפים ממנו לדעת לערוך, לתמצת, למיין, לסדר ולארגן חומר, לאחזר וכד'.
ואיך ניתן לעשות ולו מעט מכל הציפיות הללו?
• ללהטט - מנהל הידע הוא ג'אגלר (juggler), להטוטן שמחזיק כמה כדורים באוויר תוך צפייה לרחוק ולקרוב, ושמירה על איזון פנימי וארגוני.
ונסיים במטאפורה של ד"ר רון דביר – מנהל הידע כטבח !
הטבח מתאם את עבודת צוות המטבח; עוסק בחיבור מרכיבים שונים למנה מצוינת;
הארוחה (= אסטרטגיית ניהול הידע ותוכנית הארגון) מורכבת ממספר מנות, שהן פרויקטים או מיזמים;
והמרכיבים:
חצי קילו תרבות,
קורט ראיה אסטרטגית,
20 יחידות טכנולוגיה,
3-4 תהליכים, .... ובניהול ידע, כמו גם בבישול, האיזון בין המרכיבים חשוב.
המטאפורות מסייעות להבין כי תפקידו של מנהל הידע מורכב. דרישות התפקיד מותאמות לסוג הארגון בו ממוקם מנהל הידע ועובד, ועל מנהל הידע לשלוט במספר כישורים על מנת להניע את תהליך ניהול הידע בארגון בו הוא עובד.
--------------------------------------------------
*מתוך מדור מסע, משא ומסה. http://www.notes.co.il/yigal/6156.asp אוחזר 24.8.2008
**מתוך הערך "מטאפורה" בוויקיפדיה http://he.wikipedia.org/wiki/%D7%9E%D7%98%D7%90%D7%A4%D7%95%D7%A8%D7%94 אוחזר בתאריך 24.8.2008