לפרויקט ניהול הידע שלבים רבים. אנו עובדים קשה כדי להגיע ליום ההשקה - נקודת השיא של הפעילות, אך אסור לשכוח שזו רק ההתחלה. ביום שאחרי מתחיל השלב המורכב ביותר בפרויקט – שלב ההטמעה והמיסוד – הן של הכלי הטכנולוגי והן של תהליכי העבודה שהגדרנו.
מניסיוני, ברור לנו מתי מתחיל שלב זה, אך נראה שאין לו סוף – ניהול פורטל או אתר ידע מקצועי מצריך השקעת משאבים קבועה – תחזוקת התכנים, חיפוש מתמיד אחר חדשות ועדכונים וחשיבה יצירתית איך גורמים לעובדים להמשיך ולהשתמש בכלי.
אף כי האחריות להנעת התהליך היא על מנהל האתר, מומחי התוכן לוקחים בו חלק נכבד, ושמירה על מחוייבותם לאורך זמן היא קריטית להצלחה.
אחד הכלים החשובים לשמירת מחוייבות מומחי התוכן היא מפגש מומחים רבעוני. מפגש זה הוא הזדמנות לעדכן אותם בחידושים שחלו באתר, בהתפתחויות צפויות, והזדמנות עבורם להיפגש זה עם זה, להחליף דעות, לשתף בקשיים ולחשוב יחד, כקבוצה. המפגש יכול להתנהל כדיון, בו כל אחד מדבר על פי תורו, אך מעת לעת מומלץ לצאת מן השיגרה, ולקיים פעילות, סדנה, שתפיח חיים במפגש ובפעילות הפרויקט בכלל.
אני רוצה להציג שתי דוגמאות לפעילויות כאלה, פעילויות שקיימנו עם שתי קבוצות מומחי תוכן שונות, אשר מתחזקות כבר שנה אתרי ידע מקצועיים בתוך הארגון:
דוגמה מס' 1: סדנת "בית משפט"* -. סיום שנת פעילות הוא זמן טוב לבחון האם האתר עדיין עונה על צורכי המשתמשים, או שמא הצרכים השתנו; זהו זמן טוב לבדוק את תהליכי העבודה שהוגדרו בתחילת הפעילות.
לאחר הקדמה קצרה, חולקו מומחי התוכן לשתי קבוצות – האחת מונתה לסנגר על האתר ועל מבנהו, ולהציע תהליכים לשימור המבנה הקיים. הקבוצה השניה התבקשה להציע שינוי - מבנה חדש, תהליכי עבודה חדשים. לכל קבוצה הוקצתה חצי שעה לחשיבה והכנת הצעה ולאחר מכן נתבקשו להציג את תוצרתן בפני כלל המשתתפים ובפני מנהל האתר, ששימש כפוסק.
מה הרווחנו מהפעילות? המשחק הוליד חשיבה יצירתית, עלו רעיונות יפים ונוצר רצון לעשיה. בעקבות המפגש בוצעו שינויים בחלק מדפי האתר, והוגדרה תכנית להמשך פעילות.
* היערכות מוקדמת: ארגון חדר גדול שמאפשר פעילות בקבוצות או חדר נוסף, כלי כתיבה, פליפצ'ארט או בריסטולים גדולים. המלצה – חלוקה מראש של הקבוצות כדי ליצור קבוצות שיוויוניות ביכולתן ובמרצן.
דוגמה מס' 2: חגיגות שנה לאתר הן הזדמנות לבצע רענון של מראה האתר.
מרכיבים פזל - חשיבה מחודשת על מבנה דף בית* - פעילות דומה אנו מבצעים לעיתים בתהליך האפיון הראשוני: אנו לוקחים רכיבים המתאימים לדף הבית, ומבקשים מהמשתתפים להרכיב את דף הבית הנכון להם. בפעילות זו הדפסנו צילום מסך של דף הבית, גזרנו אותו בהתאם לחלוניות השונות, הצענו מספר רכיבים חדשים וגם צירפנו ריבועים ריקים. חילקנו את מומחי התוכן למספר קבוצות וכל קבוצה נתבקשה להרכיב את דף הבית הנכון בעיניה, באמצעות הרכיבים שקיבלה, ואף להציע רכיבים נוספים שעליהם לא חשבנו (לכך שימשו הריבועים הריקים). לכל קבוצה הוקצו כ-20 דקות, ובסיומן הציגה כל קבוצה הציג את בחירתה בפני כל המשתתפים.
מה הרווחנו מהפעילות? רתימה של המומחים לפעילות יום ההולדת, יצירת תחושת שותפות וכמה רעיונות טובים למבנה דף הבית החדש.
*היערכות מוקדמת: ארגון חדר גדול שמאפשר פעילות בקבוצות, כלי כתיבה, דבק, פליפצ'ארט או בריסטולים גדולים.
שתי הפעילויות יצרו תחושה טובה של עשייה: החלוקה לקבוצות איפשרה ליותר מומחים להתבטא; המשחק הוליד חשיבה יצירתית יותר, סייע למשתתפים לצאת מהגבולות המוכרים, ולהציג תוצרים יפים. ובעיקר - נוצרה תחושת מחוייבות – לעתיד האתר ולתפקיד שהם לוקחים בו. זה ניכר בדברים שעלו מהם בסיום המפגש וזה ניכר גם בעליה בפעילות בימים ובשבועות שלאחריו.