תורגם ע"י מוריה לוי, ROM Knowledgeware
שימוש רחב ביישומי וכלי בינה עסקית (להלן BI) היה הקריאה החוזרת ונשנית של ספקי BI כבר יותר מעשור, ועדיין, אנחנו אפילו לא קרובים להפוך אמירה זו למציאות.
בממוצע, רק 25% מקרב המשתמשים עושים שימוש ב- BI, על פי סקר של 513 חברות שעשתה כותבת המאמר, יחד עם Intelligent Enterprise, לטובת הספר שכתבה Successful Business Intelligence. הכלים עצמם נוטלים חלקית באשמה בשל הקושי להטמיעם; זאת, יחד עם תרבות ארגונית בחברות רבות המעודדת קבלת החלטות המבוססות על תחושת בטן, המאפשרות התעלמות ממידע, או נותנות לגוף מערכות המידע לשמור את המידע נעול בתוך המערכות הייעודיות. חלק מהאשמה, כמובן כרוך בקושי להוכיח את הערך העסקי של ה- BI להנהלה, כאשר חלקם מבולבלים ולא מבינים מה ההבדל בין אלו לבין דוחות ERP וגיליונות EXCEL ידניים מהם הם ניזונים כיום.
ובכל זאת, ישנן מספר חברות המוצאות דרכים לעשות שימוש ב- BI כדי להבין טוב יותר ולהפיק ערך מנתונים ע"י מתן שירות טוב יותר, בכדי להאיץ רווחים ובכדי להגדיל התייעלות תפעולית. BI מחלחל עמוק בחברות אלו, ונעשה בו שימוש לא רק ע"י אנליסטים, אלא גם ע"י עובדי קו קדמי, ואפילו ע"י לקוחות וספקים.
כדי ש- BI יהיה בשימוש ע"י יותר משתמשים וע"י משתמשים במגוון רחב יותר של מקצועות ותפקידים בארגון, מספר מסלולים חייבים להתכנס יחדיו. ראשית, על החברות להכיר ולהעריך את מכרה הזהב המצוי בנתונים הנערמים בארגון. ספקים צריכים להעמיד אפשרויות זולות יותר לרישוי והטמעת BI. בנוסף, כאשר רק קבוצה קטנה של משתמשים בארגון צריכים להיות מומחי BI, ממשקי BI חייבים לאפשר לנתונים להיות מוצגים בדרכים שונות, באיזה ממשק שמתאים לעובדים האחרים ומוכר להם ביותר. בפועל, הטמעה אמיתית של BI דורשת יותר מאשר חדשנות טכנולוגית. היא דורשת מידע רלוונטי המתאים למוטיבציה ולגורמים הממריצים את העובדים. זו משימתם של הגורמים העסקיים, יחד עם מערכות מידע כדי לעבוד יחד יותר בצמידות ולדאוג שזה אכן יתרחש.
חכם, איכותי, מהיר
BI יוצר חברות חכמות יותר, איכותיות יותר ומהירות יותר. סוג זה של הוספת ערך מחייב גישה פרו-אקטיבית, אך עם הנתיב המטורף בו חברות פועלות, מתעלמים מהזדמנויות כאלו או מתייחסים אליהן כ-רשות ולא כחובה. עסק של הזמנות בדואר יכול להאט עד כדי עצירה אם מערכת ההזמנות קורסת, אך לא אם מערכת ה- BI נופלת. במקומות כאלו, התחרותיות היא שמניעה את ה- BI קדימה. בעידן שבו משתמשים יכולים לקבל מידע על המוצר באופן מקוון, מציאת הדרך לשירות טוב יותר ולהוזלת מחירים הנה המפתח להישרדות. BI מאפשר זאת.
חברות רבות פורסות כלי BI לאנליסטים ולמשתמשי מפתח. 1-800 Contacts, הספק הגדול בעולם למכירת עדשות מגע דרך הדואר, הנם יוצא מן הכלל. הם החלו ביוזמה של BI לעובדי קו קדמי, נציגי שירות המשפיעים באופן ישיר על המכירות; עכשיו מעל 60% מהעובדים עושים שימוש ב- BI.
1-800 Contacts עומדת בפני תחרות קשה אל מול רופאי העיניים הכותבים את המרשמים עליהם מסמתכת החברה למחייתה, ולכן המחירים שלה צריכים להיות נמוכים מאלו שנמכרים ישירות ע"י כותבי המרשמים. כאן BI נכנס לתמונה: dashboard מבוסס BI מאפשר לסוכנים לראות מה הלקוח הזמין בעבר, ממליץ על מוצרים משלימים וחוזה מה הלקוח ירצה להזמין שוב. סוכנים יכולים גם לעקוב אחרי ביצועיהם האישיים באמצעות ה- dashboard.
סוכנים "זעקו למידע", אומר דיויד וולקר, סמנכ"ל תפעול; מה שהתלוננו עליו יותר מכל היה הצורך לחכות לחתיכת נייר המודבקת לקיר למחרת כדי לדעת מה היה ביצועיהם. בשבוע בו הוחל השימוש ב- dashboard, החברה כבר ראתה שיפור מיידי במכירות, לפי כריסטופר קון, אנליסט בכיר בחברה.
כדי ש BI אכן יחלחל לארגון, החברות צריכות לראות בנתונים נכס אסטרטגי שיש לנצל. זה דורש שילוב של חזון, אמונה ויצירתיות. ישנם סימנים ש- BI הופך להיות כלי עסקי "חובה" שאינו עוד בגדר רשות. מבול הרכישות לאחרונה- Oracle רכשה את Hyperion, SAP רכשה את Business Objects ו- IBM רכשה את Cognos, ובנוסף המוצר החדש של Microsoft- PerformancePoint, כל אלו משקפים את חשיבותה האסטרטגית ההולך ומתהווה של ה- BI.
BI בדרך שלך
חלחול אמיתי של BI מחייב התאמה של ממשק ה- BI לקבוצות השונות של המשתמשים. אנשים רבים מקשרים BI לאנליסטים הסומכים על כלי תשאול ו- OLAP. לעובדי קו-קדמי לעולם לא יהיה את הזמן או את הצורך ללמוד ממשקים מורכבים אלו. במקום זאת, יש לשלב את BI המשולב לתוך המערכות התפעוליות, כדי להצליח בהטמעה מולם.
למשל, סוכני השערים של Continental Airlines מסתמכים על בינה עסקית כדי לזהות לאלו נוסעים מועדפים יזכו בשדרוג מקום. הנתונים מוצגים בתוך היישום של ה- check-in, כך שהסוכנים לא צריכים להפעיל כלי נפרד.
ספקי BI רבים ממנפים את ה- Excel ואת ה- PowerPoint כמסלולים להטמעת BI. Corporate Express, המספקים מוצרים משרדיים לעסקים, עושים שימוש בכלי האינטגרציה של MicroStrategy ל- PowerPoint, כדי לאפשר לאנשי המכירות שלהם לגשת לנתוני חשבונאות של לקוחות דרך שקפי PowerPoint המוכרים להם, אותם הם יכולים לרענן לפי דרישה.
כאשר שיפורים במשק מאפשרים לחברות להציע כלי BI ליותר עובדים, הרי ש- BI מבוסס WEB עדיין הנו הגורם המשמעותי מכולם להרחבת השימוש ומינופו. חברות המבקשות להטמיע ולאפשר חלחול אמיתי בארגון, חייבות להחזיק בגרסאות האחרונות של כלי ה- BI שרכשו, כדי ליהנות משיפורים אלו. ה- WEB מאפשר להביא את המידע לקבוצות גדולות בלחיצת עכבר. כלים מבוססי WEB גם מאפשרים חברות להרחיב את השימוש, אל מעבר לגבולות הארגון. בחברת Corporate Express, מעל 10,000 לקוחות, יכולים, מידי יום, לגשת, לרענן ולנתח את מצב ההזמנות שלהם, דרך ממשק WEB-י.
יישומי אינטרנט עשירים מעבירים יישומי BI עברו, סטאטיים ומשעממים, לכאלו משעשעים. זאת, ע"י שילוב קבצי Xcelsius Flash בדוחות ה- Crystal Reports 2008 ומתן אפשרות לצרכני דוחות Business Objects ניתוחים של מה-אם, דרך שקפים פשוטים עם אנימציה של מחוון והמחשה מיידית של משמעויות דרך דוחות דינאמיים. ה- dashboard של MicroStrategy כולל Flash, המחשות מתקדמות, המאפשרות למשתמש לראות מגמות כבועות הרוקדות על דף ככל שהזמן עובר ומתקדם. בתחילת 2008, השיקו Business Objectsאת Polestar המשלב פשטות (חשבו על Google) עם ממשק דמוי iTunes כדי לאפשר חשיפת נתונים, אפילו למשתמש הטירון ביותר. מגמות אלו, גורמות ל- BI להיות מושך יותר, דבר שהנו קריטי כאשר מנסים לשנות את הדרך בה אנשים עובדים ומקבלים החלטות.
BI ארגוני שאפשר להרשות לעצמנו
כדי ש- BI יחלחל, הוא צריך להיות אפשרי לרכישת ומימוש, ע"י הארגונים. מודלים של רישוי, כפי שהם כיום, הנם בעלי עלות גבוהה מאד, כ-1,000$ למשתמש, והם עומדים כמכשול בדרך להטמעה.
הרחבת נוכחותה של Microsoft בשוק, מושכת מטה את המחירים, כנובע משילוב חלק גדול מהרכיבים ישירות במסד ה- SQL Server. ספקים אחרים מתחילים, בעקבות זאת, לחשוב מחדש על מודלי התמחיר שלהם בהתאם.
חברת Ace Hardware החליפה לאחרונה את ספקי ה- BI שלה בפתרון של Information Builders, פתרון שאינו מחייב רישוי של משתמשי הדוחות, אלא רק של השרת ושל המפתחים. רכיב הדוחות עושה שימוש ב- Ajax כדי לספק דרגה גבוהה של אינטראקטיביות למשתמש (סוג הדוח, מיון, סינון, pivot) ללא צורך לחזרה לשרת ה- BI. מגמה זו הופכת את ה- BI לישים כספית, כדי לממשו בקרב עובדי השטח ובחנויות, מסביר בריאן קוק, מהנדס תוכנה בחברת Ace Hardware.
חברת Conducive Technology FlightStats, המספקת נתוני זמן אמת ונתונים היסטוריים לגבי נתוני טיסה, החליפה לאחרונה את תוכנת ה- BI שברשותה לתוכנת מקור-פתוח JasperSoft. לקוחותיה המקוריים של FlightStats היו חברות תעופה, ושימוש ב- BI תחת רישוי, היה הגיוני. ברגע שהחברה החלה להציע שירותי נתוני טיסה גם ללקוחות, עלויות הרישוי הקלאסיות, ליותר ממיליון צרכנים הפכו לדבר שאינו אפשרי, והם נדרשו לחפש חלופה.
מגמה נוספת בתחום התוכנה, הנה מעבר מתוכנה לרישוי כשירות, כדי להקטין את עלויות צוותי ה- BI בארגון Business Objects (שעכשיו הנה חלק מ- SAP) השיקה את CrystalReports.com בשנת 2006, ומעמידה שם תשתית להפצה ושיתוף דוחות. ספקי BI SaaS ייעודיים דוגמת LucidEra, PivotLink, Oco מספקים שירותים של קדם בנייה ויישומים לשליפת המידע ממערכות תשתית, פתרון אידיאלי לחברות להם צוותי מערכות מידע מזעריים.
חברות רבות החלו עם BI כפתרונות מחלקתיים והעבירו את ההשקעה באופן הדרגתי ליישומים ארגוניים לא-קריטיים. הרחבת השימוש ב- BI לרוחב הארגון, מקטינה עלויות באופן יחסי, מקטינה פיתוח ועלויות תשתיות יחסיות. למרות זאת, הספקים עדיין נכשלים ברובם באספקת כלים ניהוליים מתאימים. ישנם ספקים, דוגמת MicroStrategy ו- Oracle שנתנו תשומת לב רבה יותר ליכולות מנהליות, וגם בגרסא החדשה של Cognos מתחילת 2008, משפרת במידה ניכרת היבט זה. שימוש ארגוני נרחב, יצטרך אחרת להתבסס על כלים צד שלישי, דוגמת אלו של חברת Teleran, שכן לא ניתן יהיה להסתדר בלעדיהם.
חשיבה מחדש על BI
השביל האחרון ל- BI אינו קשור כלל לטכנולוגיה, אלא לדרך בה חברות צריכות לחשוב מחדש על היתרונות שהן יכולות לקבל מ- BI. בהגדרת הצרכים מ- BI, יחידות מערכות המידע תשאלנה בדרך כלל את המשתמש מה הוא רוצה, או פשוט תגבנה למי שצועק חזק יותר. האתגר כאן הנו שמשתמשים, רק לעיתים נדירות, אכן יודעים מה שהם רוצים, ובדרך כלל אינם מבינים אלו בעיות BI יודע לסייע בפתרונן. בהרחבת השימוש ב- BI לאנשי םשאינם יודעים מהו BI, על מומחי ה- BI להחליף את השאלה "מה אתה רוצה?" לשאלה מקבילה "איזה מידע רלוונטי לתפקיד אותו את/ה ממלא?"
רופאים, לדוגמא, אינם משתמשים טיפוסיים של BI. המיקוד העיקרי שלהם הנו בטיפול בחולה ודאגה לו. השלב הראשון הנו להבטיח שהמטופלים מקבלים טיפול מיידי, במיוחד בחדרי מיון, כאשר לעיתים, חולים שאינם בסכנת חיים, יצטרכו לחכות זמן רב מידי, ללא הועיל. מניעת מצב זה, הנה קריטית להצלחת Emergency Medical Associates, המספקים שירותים רפואיים לבתי חולים ומרכזי בריאות אחרים. הם עושים שימוש ב- BusinessObjects XI כדי לתת לרופאים ולמנהלני בית החולים את היכולת להשוות זמני המתנה של חולים, זמני שחרור וביקורים חוזרים, כדי לתת לחדרי המיון מבט כולל על יעילות וטיב תפקודם.
"כאשר לראשונה אנו מראים להם את ה- dashboard, מתקיים גורם ה- WOW" אומר אריק באכנהיימר, מנהל הקבוצה לפתרונות לקוח. "אנו יודעים שהצלחנו, כאשר בתי חולים מתחילים לבקש דברים, כי זה מראה שהם חושבים איך לעשות שימוש במידע".
בהפיכת ה- BI לרלוונטי לקבוצות נוספות של המשתמשים, אנשי העסקים ואנשי מערכות מידע חייבים לעבוד יחדיו. כדי לטפח קשר זה, מספר חברות עושות שימוש בשיטות פיתוח מהירות לבניית יישומי בזק במשותף. יישום מהיר הנו אחת הסיבות להצלחה של ה- BI בחברת 1-800 Contacts, לדברי וולקר. "באופן וירטואלי, אנחנו צוות אחד", הוא אומר. "ישנה שותפות בין האנשים, ישנו אמון גבוה וישנה שותפות של העשייה. לא מדובר בלהכין רשימה, לשלוח אותה לאחרים. מדובר בתהליך איטראטיבי. זה לוקח זמן ומאמץ מרובים, אך התוצר הסופי בהחלט שווה את זה."
מרכזי BI תחרותיים, כאשר כוללים צוותים משולבים של מומחים עסקיים ומומחים טכניים, הנותנים שירות משולב ליחידות העסקיות, עוזרות לטיפוח סוג כזה של קשרים. הם ממדלים את הנתונים, שולפים אותם ממערכות המקור, מעריכות אותו, רוכשות כלי BI, בונות יישומי BI ומקדמות תובנות לדרך התנהלות מיטבית, על סמך העשייה המשותפת.
סוג כזה של גישה הוא שיהפוך את ה- BI לנגיש, הוא שיסייע בחלחול הרחב והעמוק. חברות במצב מתקדם משלבות טכנולוגיות BI בשלות עם חזון כיצד המידע יכול לסייע בהשגת היעדים העסקיים, דיאלוג חזק בין אנשי העסקים ואנשי מערכות מידע, ולא פחות, תרבות לשימוש בתובנות שהתגלו. אלו החברות שיש להסתכל עליהן.
מספר מילים על הכותבת: הגב' סינדי האוסון הנה מייסדת אתר לניתוח מוצרי BI והמחברת של הספר Successful Business Intelligence: Secrets To Making BI A Killer App.