מאיזה רקע בד"כ מגיע מנהל הידע ? באיזה פורטל נוהגים רוב הארגונים להשתמש ? האם יש ארגונים שכבר מיישמים בפועל כלי Web 2.0 ? שאלות אלו ונוספות מסוג "מה נהוג בארגונים אחרים?" נשאלות לא אחת. העיסוק בשאלות אלו נובע הן מהרצון של הארגון להכיר את הסביבה בה הוא פועל והן מהצורך למקם את הפעילות המתבצעת בפועל על סקלה כזו או אחרת (איך הארגון שלי ביחס לארגונים אחרים במגוון מדדים). מאמר זה ינסה להציג מגמות בתחום ניהול הידע לשנת 2008. מגמות אלו מתבססות על נתוני סקר ניהול הידע שנערך בשיתוף של חברת האנשים וחברת רום. סקירה זו תתייחס הסקירה הן לנתונים הנכונים לשנה הנוכחית והן למגמות שנצפו לאורך ארבע השנים בהם מתקיים הסקר.
כמה נתונים טכניים: הסקר נערך במהלך חודשים פברואר-מרץ 2008 וכלל 116 משיבים מ 78 ארגונים שונים. הנחת המוצא היא שמספר הארגונים הוא אף רב מזה המצוין, היות ולא כל המשיבים ציינו את שם ארגונם.
יש לציין שסקר זה אינו מהווה מדגם מייצג של כלל הארגונים במדינת ישראל היות ודגימת המשתתפים והארגונים לא הייתה אקראית. יחד עם זאת המשתתפים והארגונים הינם כולם בעלי זיקה משמעותית לתחום ניהול הידע ולכן אנו מניחים כי נתונים אלו מאפשרים שיקוף נאמן של מצב ניהול הידע במדינת ישראל.  
חלוקת הארגונים למגזרים (באחוזים מכלל המשיבים)

בחינת הנתונים בהשוואה לאלו של סקרי 2005-2007 מעלה מגמה אחת מרכזית:
ניתן לראות כי קיימת מגמת יציבות במגזרי ממשלה, צבא וביטחון, בנקאות ופיננסים ותעשייה. מגזרים אלו שומרים באופן מסורתי על נתח שוק יציב הנע בין 8%-12%. מגמה זו אך הגיונית היות ומדובר בארגונים גדולים הנחשבים ל"שחקנים ותיקים" בתחום שכבר הראו הצלחות מוכחות ולכן ממשיכים לשמור על נתחם.

על פניו ניכרת גם התחזקות בולטת של ניהול הידע בארגונים המגיעים מתחום האלקטרוניקה וההייטק המהווים כיום למעלה מרבע מהארגונים המנהלים ידע. (2005 – 19% , 2006 – 17%, 2007 – 20%, 2008 – 26%). למרות המספרים המוצגים אנו סבורים כי  יחד עם זאת יש להתייחס לנתונים המוצגים כאן בזהירות מרבית היות והמדגם הוא התנדבותי ולכן ייתכן שכמות ארגוני ההייטק המשיבים לסקר יכולה להיות מעט גבוהה יותר מחלקם באוכלוסיית העוסקים בניהול הידע
גודל הארגון לפי כמות עובדים (באחוזים מכלל המשיבים)

בחינת גודל הארגון לפי כמות עובדים מחזקת במבט ראשון את הנחת היסוד שניהול ידע אכן מיועד לארגונים גדולים. ניתן לראות בבירור ש 54% מהארגונים המנהלים ידע הינם ארגונים הכוללים 1000 עובדים ומעלה.  בצורה מסורתית נחשבים ארגונים אלו לארגונים מהסוג המנהל ידע, הן בשל הצורך הבולט יותר לתיעוד ושיתוף ידע והן בשל היכולת להקצות משאבים לטובת הפרויקט. יחד עם זאת בחינת צדה השני של העוגה מגלה תמונת מצב מעודדת בה 15% מתוך הארגונים המנהלים ידע הם ארגונים קטנים (עד 50 עובדים בארגון). מציאות זו מחייבת אותנו "לתפור" פתרונות שיוכלו לתת מענה בזמנים קצרים, באיכויות גבוהות ובתקציב מוגבל - פתרונות קטנים ומהירים.
האם קיים פרויקט ניהול ידע ממוסד בארגון (באחוזים מכלל המשיבים)

ניתן לראות מגמת יציבות ברורה בשלוש השנים האחרונות, בה ב 62% מתנהל פרויקט ניהול ידע ממוסד. נשאל את עצמנו מה הם 38% הנותרים ? הרי ציינו בפתיחה כי כל המשיבים לסקר הינם מארגונים בעלי זיקה גבוהה לתחום ניהול הידע. הנחת המוצא שלנו היא כי מילת המפתח היא ממוסד. אומנם לא כל ארגון הגדיר את ניהול הידע המתבצע בו כפרויקט ממוסד בראשו עומד מנהל ידע, המתנהל לפי מתודולוגיות סדורות. יחד עם זאת ניתן לראות הרבה יוזמות מקומיות המתנהלות בארגונים במחלקות כאלו או אחרות והנותנות מענה בעיקר לצרכים מקומיים. הנחתנו היא כי בבוא היום יוכלו יוזמות אלו לצמוח לכדי ניהול ידע ממוסד במידה ויוכיחו את עצמן בארגון.
האם קיים מנהל ידע בארגון (באחוזים מכלל המשיבים)

על אף שלא ניתן להצביע על מגמות משמעותיות לאורך השנים בהחלט ניתן להתייחס לתמונת המצב הנוכחית ולציין כי נכון לשנת 2008 בקרוב ל 70% מהארגונים ישנו מנהל ידע במשרה חלקית, מלאה או אפילו צוות של ניהול ידע. עובדה זו משקפת לטעמנו את החשיבות שארגונים מקצים לתחום זה ובנכונותן להקצות לטובת העניין לא רק משאבים טכנולוגיים אלא אף משאבי אנוש.
 
היחידה הארגונית האחראית על ניהול הידע (באחוזים מכלל המשיבים)

למיקומה של יחידת ניהול הידע במבנה הארגוני חשיבות גבוהה. החשיבות של המיקום נובעת מכך שמדובר בפעילות אסטרטגית המטפלת בחשוב שלאו דווקא הנו הדחוף. היות וניהול הידע עוסק באנשים, מיקום זה או אחר יכולים להיות גורמים מסייעים או גורמים מעכבים לגבי:
1) היותו של ניהול הידע תומך ברמה האופרטיבית בלבד או ברמה האסטרטגית.
2) היכולת של יחידת ניהול הידע לקשר ולגשר בין קבוצות שונות בעלות אינטרסים הקשורים לידע.
3) היכולת של יחידת ניהול הידע להיות משולב בהתנהלות הארגונית (כדרך חיים) ולא להישאר פעילות עצמאית.
4) הגושפנקא של יחידת ניהול הידע להנעת תהליכים בארגון.
המגמות המעניינות שניתן לראות בסקר בהקשר זה הינן:
א) המשך הטרוגניות בשיוך.
ב) היחלשותו של השיוך למערכות מידע (צניחה ב- 9%). בעולם השייכות למערכות מידע קטנה כבר לפני שנים ועומדת על מספרים נמוכים יותר.
ג) היחלשותו של השיוך לתחום המידענות והארגון ושיטות
ד) מגמה חדשה (ב- 2008) , אם כי עוד לא משמעותית, לשיוך ישיר להנהלה או לאסטרטגיה (יחד 11%).
טיפ בנושא מיקום יחידת ניהול הידע בתוך הארגון תוכלו למצוא באחד הגיליונות הקרובים של 2Know
הרקע של מנהל הידע בארגון (באחוזים מכלל המשיבים)

תחום ניהול הידע הנו תחום אינטר-דיסציפלינארי. הוא דורש מהאדם והיחידה המובילים אותו, תכונות של חזון מחד ושל מעשיות מאידך; תכונות המשלבות הבנה של התרבות הארגונית והתנהלות חכמה בה; הבנת תהליכים וחכמה להשתלב בהם בלי לשנותם כמעט כלל; תכונות של סדר לארגון תכנים, תוך הבנה חכמה איך לבצע סדר זה מנקודת מבטם של המשתמשים; תכונות של הבנה טכנולוגית, ומעל לכל יכולת הקשבה, אך גם יכולת הנעה. גישור ותקשור. לאור האמור לעיל מעניין לראות מי הוא מנהל הידע האוחז בתכונות המבוקשות מאיזה רקע מגיע מנהל זה ?. ככלל ניתן להצביע על מספר מגמות מעניינות בהקשר זה:
1. תאימות בין הרקע ממנו מגיע המנהל לבין היחידה הארגונית אליה שייך התחום. כך למשל ניתן לראות מגמת ירידה בתחום המידענות ולעומתה מגמת עליה בתחום המחשוב, מגמות  המשתקפות כמעט אחת לאחת ברקע ממנו מגיע המנהל לעומת מיקום היחידה הארגונית.
2. נתח לא מבוטל של מנהלי ידע (כ 25%) המגיעים מרקע המוגדר כאחר. גם לאחר עיון במלל החופשי אותו ציינו המשיבים לא ניתן היה לפלח תחום זה לתתי תחומים מוגדרים לאור הגיוון הרב שבו, החל מרקע עיתונאי וכלה ברקע של עבודה סוציאלית. עובדה זו יכולה ללמדנו הן על האינטר-דיסציפלינאריות של התחום והן על הפלורליזם הקיים בו והיכולת להגמיש את גבולותיו ולקבל אליו גם אנשים מרקע שונה שאינו נחשב למסורתי.  
אופי פעילות ניהול הידע בארגון (באחוזים מכלל המשיבים)

עיון בנתונים מאפשר לנו להצביע על מגמה אחת ברורה וחזקה מאוד, הפסקה כמעט מלאה של שימוש בייעוץ חיצוני כמקור בלעדי לטובת יישום משולב של ייעוץ פנימי וחיצוני או יישום פנימי בלבד. עובדה זו יכולה לנבוע מהיטמעות של העוסקים במלאכה בארגונים להם שימשו כיועצים, כמו גם בשל הבנת הארגונים שזהו תחום מפתח שלא מומלץ לבצע לו Outsourcing. לא ניתן להתעלם מהדרך המשמעותית אותה עברו הארגונים, כאשר לאורך השנים של העיסוק בתחום רכשו אף הם כלים המאפשרים להם לבצע פעילות עצמאית. אין בכך בכדי להמעיט בערכו של הידע והניסיון המיובא לארגון ע"י יועצים חיצוניים, אדרבא ואדרבא, אנו מניחים כי התקציב מצומצם שעומד לרשות חלק נכבד מהיחידות (כפי שנראה בסעיף הבא) בעיקר אלו הקטנות או  החדשות בתחום משפיע על יכולת השימוש ביועצים חיצוניים ובהסרתו היינו רואים תמונה הנוטה יותר לכיוון של יישום משולב

תקציב ניהול הידע (בדולרים)

בחינת תקציב ניהול הידע מעלה שתי מגמות מרכזיות
1. יציבות של התקציבים הגבוהים לאורך השנים (300,000$ ומעלה)
2. נתח שוק של קרוב ל 45% מהתקציבים הוא בסכומים נמוכים יחסית (עד 10,000$). מגמה זו יכולה לנבוע הן מכמות הולכת וגדלה של ארגונים קטנים המנהלים ידע (15% מהארגונים המונים עד 50 איש), הן מכמות "השחקנים החדשים" שהחלו לעסוק בתחום ניהול הידע בשנים האחרונות (36% מתוך כלל המשיבים החלו לנהל ידע בשנת 2006 ואילך), אשר עדיין צריכים לספק הוכחות בשטח בטרם יוקצו להם תקציבים גבוהים יותר ולחילופין מקרב המשיבים אצלם אין פעילות ניהול ידע ממוסדת אלא כפי ששיערנו בסעיף הנוגע לכך המקיימים פעילות ניהול ידע הנותנת מענה לצרכים לוקאליים בלבד. כמובן שתיתכן מידת חפיפה לא מבוטלת בין אוכלוסיות אלו שצוינו.

פתרונות ניהול ידע הממומשים כיום (רב ברירה)

ניתן לסכם את המגמה המרכזית אותה רואים בשתי מילים "עוד" ו "מהכל". ארגונים מיישמים בשכיחות גבוהה יותר, מגוון רב יותר של פתרונות ואכן המגמה המרכזית שאנו רואים היא של עליה ביישום כמעט כל סוגי הפתרונות. הבולטים שבין הפתרונות הינם בסדר יורד : פורטלים – 67.6%, אתרים – 45%, ניהול מסמכים – 41.4% וקהילות 40.5%. יוצא דופן לאמירה מעלה הוא פתרון שולחנות העבודה המקצועיים בו לא ניתן להבחין בעלייה ברורה. הסיבות לכך נעוצות לדעתנו בקושי הטכנולוגי של החיבור והשילוב של מערכות המידע השונות (להרחבה בנושא ניתן לפנות לסקירה העוסקת בשולחנות עבודה מקצועיים בגיליון זה). מעניין לראות כי חרף הבאז הקיים לגבי יישומי Web 2.0, מיעוטם של ארגונים בלבד מיישמים אותם בשלב זה. 
פתרונות ניהול ידע עתידיים למימוש (רב ברירה)

כאשר שאלנו ארגונים אילו פתרונות ניהול ידע הם מתעתדים לממש ב 18 חודשים הקרובים ניתן לראות את המשך הדומיננטיות הברורה של פתרון הפורטל הארגוני (48.4%) ולאחריו בסדר יורד מנוע חיפוש מתקדם (42.1%), הפקת לקחים (40%) וניהול מסמכים (38.9%). מניסיון של 4 שנים אחורה, לא תמיד ממומשות המגמות המוצהרות, אך יש כאן הצהרה ברורה על חשיבות החיפוש, מרכזיות הפורטל והמשך רצון לכניסה לעולם הלקחים.

סוג פורטלים בארגונים בהם קיים פורטל (באחוזים מכלל המשיבים)

לאור שכיחותו של פתרון הפורטל הארגוני מצאנו לנכון מה הן הפלטפורמות המרכזיות המיושמות בארץ.
ניתן לציין שתי מגמות מרכזיות :
1. מגמת עלייה ברורה של פורטלים המבוססים על פלטפורמות מובנות המאפשרות שימוש ברכיבי Out of the box לעומת דעיכה של שימוש בכלים אחרים (מערכות פנים ארגוניות יעודיות, פיתוחים פנים ארגוניים לאתרי אינטראנט וכו')
2.  דומיננטיות של פלטפורמת ה SP (יישום בקרוב ל 55% מהארגונים). אנו מניחים כי דומיננטיות זו אף תלך ותגדל בשל כניסתצ ה Office System המשלב את ה  Moss וה Office 2007 לחבילה אינטגרטיבית.

תפוקות ניהול הידע
המשיבים לסקר נתבקשו לציין מה הן התפוקות המרכזיות שהם רואים לניהול הידע. בחינה של התשובות שניתנו מאפשרת לראות כי קיימות תועלות מוחשיות לפעילות ניהול הידע כפי שמדווחות ע"י ארגונים. להבדיל משנים קודמות בהן ארגונים התמקדו בפן התהליכי כאשר תיעוד ידע קיים ושיתופו הוגדרו כתפוקה המרכזית הרי שבשנת 2008 התשובות נגעו ברובן לתועלות העסקיות הקונקרטיות ואילו התיעוד והשיתוף נתפסים כאמצעי להשגת המטרה. להלן פירוט חלק מהתועלות עליהן הצהירו ארגונים: 
    מענה מהיר יותר ללקוחות
    צמצום עלויות תקשורת וטלפוניה
    חפיפה מהירה לעובדים
    חיזוק קשרים עסקיים
    יכולת קבלת החלטות מהירה יותר 
    צמצום זמן הטמעת מערכת מידע
    העלאת שביעות רצון עובדים
    קיצור משך טיפול ללקוח
    חסכון בעלויות ביטוח
    ירידה עקבית בכמות תאונות עבודה
    חיסכון בזמן רישום מוצרים חדשים 
    שיפור מקצועיות העובדים

לסיכום: אין ספק כי תחום ניהול הידע בארץ עבר לא מעט שינויים בשנים האחרונות – טכנולוגיים, תפיסתיים ומבניים. שינויים אלו מתבטאים בעיקר בהרחבתו של התחום והגיוון המתמשך שלו: סוגי פתרונות חדשים המיושמים בארגונים, שילובן של יחידות שלא הוגדרו באופן מסורתי כאחראיות על ניהול ידע, גיוון ברקע ממנו מגיע ניהול הידע, התווספות של ארגונים חדשים לתחום ועוד. אין ספק כי התחום אינו קופא על שמריו ונכונו לנו עוד שינויים רבים עתידיים.