קהילות ידע, המוכרות גם בשם קהילות מומחים או Communities of Practice , הנן קבוצות של אנשים להם עניין משותף. על פי רוב, הכוונה לקבוצה רוחבית של אנשים בארגון, שאינם יושבים תחת אותה שייכות ארגונית, אלא פזורים במקומות שונים ולעיתים בתפקידים שונים.
הצורך בניהול קהילות, נובע מהרצון לשתף בידע. אותם אנשים חולקים נושא משותף, אך הידע מפוזר ביניהם. השיתוף מאפשר Re-Use (על ציר הזמן) ומאפשר Multi-Use (על ציר האנשים), אך יותר מכן, יוצר Smart Use - כר להחלפת דעות, למידה הדדית, שיקול דעת משותף. מכאן, מביא ליצירת ידע חדש- New Use, ולצמיחה.
עפ"י הניסיון של חברות רבות שהפעילו קהילות ידע, הצלחת קהילה לאורך זמן תלויה בגורמים רבים חלקם טכנולוגיים, חלקם תרבותיים. נעמוד כאן על אחת הבעיות והיא זו הנוגעת לעידוד חברי הקהילה לשתף ולתרום תכנים. זוהי בעיה משותפת ומקור תסכול למובילי קהילה רבים. הוקמה קהילה, הוחל במפגשים פיזיים פעילים, הוקם אתר אינטרא-נט יפה שאופיין יחד עם המשתמשים ו...האתר נשאר ריק, המפגשים לא מתקיימים. אחת השיטות המסייעות ליצירת action ראשוני באתר היא הקמת גרעין תוכן ראשוני. להלן מספר טיפים להקמת גרעין תוכן מוצלח שיסייע להצלחת פעילות הקהילה לאורך זמן:
הקמת גרעין תוכן
= בעת הקמת הקהילה יש לעשות מאמץ בהקמת גרעין תוכן ראשוני של תכנים (מסה קריטית). עיקרו של גרעין התוכן יהיה מסמכים משותפים, אך מומלץ לבנות גם רשימה של 10-20 שאלות ל- FAQ, ולהעלות לפחות שני נושאים לדיון ב- Discussion Group.
= בעת הקמת מבנה התכנים מומלץ שהחלוקה תהיה ע"פ נושאים תוכניים ולא ע"פ פורמט (מאמרים, כנסים). המשמעות הנגזרת מכך היא אחידות בחלוקה – מומלץ שהחלוקה תהיה זהה בקבוצות הדיון, FAQ ומאגרי המידע.
= איסוף גרעין התוכן יהיה תוך הפעלת חברי הקהילה הראשונים האמורים להצטרף אליה עם הקמתה. מומלץ לפנות אליהם ב- Email ולשאלם אילו מסמכים משותפים ירצו לראות במאגר, ואילו מסמכים יש בידם לתרום למאגר זה. כמו כן הם יכולים לסייע בעיצוב תוכנו של האתר ולהציע נושאים ותת נושאים לפעילות הקהילה.
= מומלץ לבנות רשימה של מקורות קבועה ממנה שואבים מידע על כנסים ואירועים חיצוניים ופנימיים. יש לתעד גם רשימה זו באתר. על בסיס הרשימה ייבנו אירועי הקהילה ("חדשות").
= במקרים רבים, השאיפה שכל חבר קהילה יכניס בעצמו את תכניו הינה לא מציאותית. הסיבות: חוסר זמן, חוסר כישורי כתיבה, חוסר מודעות לתכנים שיכולים להביא תועלת לאחרים ועוד. אחד הפתרונות המציאותיים: מנהל התוכן מבקר את חבר הקהילה ויחד איתו מאתר תכנים מתאימים:
o איתור מסמכים מועילים על המדף, בכונן הקשיח, ברשימת ה – internet favorites .
o ראיון חבר הקהילה ותיעוד הדברים (למשל טיפים, תשובות לשאלות ועוד).
לפעמים מספיק לעשות זאת בשלב הקמת הקהילה לצורך יצירת מסה קריטית, ולפעמים כדאי לעשות זאת תקופתית (למשל פעם ברבעון).