קיום פורומים בארגונים היררכיים
מאת: שגית סלמון ROM Knowledgeware

במרבית הארגונים ההיררכיים משקפת התקשורת הפנים ארגונית את המבנה הארגוני, ומתקיימת בעיקר מלמעלה- מהדרג הניהולי כלפי מטה- עד אחרון העובדים.
בעידן הנוכחי, בו מונחים כמו WEB 2 ופורומים מהווים נפח גדל והולך בתקשורת הפנים ארגונית, מיטשטשים לעיתים ההבדלים בין הדרגים הניהוליים לדרגים שאינם ניהוליים. כל עובד יכול לשאול שאלות ולקבל תשובות מעובדים וממנהלים בדרגים שונים, שאינם בהכרח מנהלם הישיר.

 

בהיותו של הפורום כלי חוצה היררכיות, עלולים מנהלים בארגון לראות בו איום כלפי הסמכות הניהולית שלהם. תהיות ושאלות שונות עשויות להעסיק אותם לפני הקמת הפורום:


 •  אם עובד שלי שאל שאלה בפורום, האם זה אומר שאיני מספיק מקצועי בעיניו? האם זה אומר שאינו מרגיש נוח לפנות אלי?
 •  אם מנהל אחר ענה לשאלה של עובד שלי בפורום, האם זה הופך אותו ליותר מקצועי ממני?
 •  האם יתכן שעובד שלי יחליט לפעול בצורה שונה מזו שהנחיתי אותו כי קיבל תשובה אחרת בפורום?
 •  האם העובדים שלי עשויים להשתמש בפורום כבמה לשאלות שאינן מקצועיות?

 

 

שאלות אלה הן טבעיות ולגיטימיות, אך הן לא צריכות להוות מחסום להקמת פורום. יש להתמודד עימן ע"י העצמת יתרונותיו וחשיבותו של הפורום, תוך הפחתת חששותיו של המנהל.

ראשית, הפורום לא "ממציא" דברים כי אם משקף את המציאות בשטח. סביר להניח שדרך הפעולה המקובלת והנפוצה, היא זו שתבוא לידי ביטוי בפורום.
שנית, הנחת היסוד היא שעובד שיחליט לפנות למנהל אחר או לעמית לצורך מתן עצה מקצועית, יעשה זאת גם ללא הפורום. בעידן של שקיפות ושל שיתוף, מוטב שהפניה תיעשה באופן גלוי בפורום- כך המנהל ידע שהעובד פנה למקורות נוספים ולא ירגיש שפעל מאחורי גבו.
שלישית, המנהל יכול להסתכל על פניה לפורום כעל שלב בתהליך הלימוד. פניה לפורום לצורך גיבוש דעה או העשרה מקצועית שקולה לשימוש במאמרים ובספרות מקצועית. עובד שיגיע עם דעה מגובשת להתייעצות מקצועית עם מנהלו, יזכה להערכה רבה יותר בין אם גיבש דעתו על סמך חומר כתוב ובין אם עשה זאת בהתייעצות עם עמיתים או מנהלים אחרים באמצעות הפורום.
בנוסף, מנהל שנכון ללמוד מאחרים ולשמוע דעות נוספות דווקא מעצים את עצמו בעיני עובדיו. אם ישכיל להשמיע קולו בפורום, הן ע"י שאילת שאלות והן ע"י מתן תשובות, הוא יזכה, מעבר להערכה, גם באפשרות להיחשף ולהגיב בהקדם לשאלות שאינן מקצועיות ובכל זאת מצאו את דרכן אל הפורום.

 

ולבסוף, אם המנהל בטוח בעצמו, מוערך ע"י עובדיו, ומשמש עבורם כתובת לשאלות מקצועיות וגם אוזן קשבת, לא הפורום הוא זה שיערער על סמכותו המקצועית.