פרולוג
ביוני 2007 פנתה חברת ROM לכל קוראי עיתון 2know בהצעה להעניק שירותי ניהול ידע כתרומה לארגונים חברתיים או כאלה העוסקים בתרומה לקהילה.
מבין הנרשמים נבחרו מספר ארגונים: עמותת רעות וחיוך, יד שרה, אגף הרווחה בעירית לוד, עמותת שקל ליום ועמותת על"ם.
לכל ארגון הוצמד צוות יועצים מ- ROM, שילווה אותו בפעילות ניהול ידע. נעמה, שלומית, שגית וגל נבחרו ללוות את עמותת על"ם.
מהי עמותת על"ם?
עמותת על"ם מטפלת בנוער במצבי סיכון. העמותה, שהוקמה לפני 25 שנה, מובילה מגוון של פעילויות מול בני נוער: מרכזי מידע וייעוץ לנוער, הפעלת ניידות לילה, שיקום תעסוקתי, טיפול ושיקום נערות פגועות מינית, טיפול בילדים פוגעים מינית, טיפול באוכלוסיות קצה בהם מכורים לסמים ובני נוער שהידרדרו לזנות, טיפול בבני נוער דרך רשת האינטרנט ועוד. לעמותה מרכזים וניידות בכל רחבי הארץ, בהם פועלים עובדי צוות קבועים וכ- 1400 מתנדבים המהווים את עמוד השדרה של פעילות העמותה.
הידע בעל"ם
בעל"ם קיים מטה מקצועי המוביל את התוכניות השונות, ומנחיל את התורה לשטח. במהלך השנים התקיימה פעילות ענפה ונצבר ניסיון רב בעבודה מול בני הנוער. אולם, ידע זה הועבר עד היום כתורה שבעל פה, או באמצעות חוברות ומיילים ותועד רק במחשבים האישיים של העובדים. במרבית המקרים, לאחר סיום הפעילות, לא היה הידע נגיש לעובדים ולמתנדבים בשטח ליישום חוזר.
על"ם, כאמור, מאופיינת בביזור רב – מרכזיה פועלים בכל רחבי הארץ ובמגוון תכניות. גם במרכזים יוזמים העובדים, אנשי מקצוע בתחום העבודה הסוציאלית והטיפול, פרויקטים ייחודיים לקידום הקשר עם בני נוער בסיכון, ולשילובם בחברה. באין תהליך לניהול ידע בארגון, נשארים הפרויקטים נחלתם של עובדי המרכז בלבד, ומעטים נחשפים לפעילויות, להצלחות ולתובנות הנגזרות מהם. שיתוף בידע זה היה מאפשר למנף את הפעילות ברמה הארצית, ובעיקר ללמוד מניסיון ובכך לשפר את השירות הניתן לבני הנוער.
הגדרת מטרות ומיפוי ראשוני של צורכי הידע
בעל"ם ביקשו לתת מענה לזליגת הידע בארגון, והקימו מחלקת הדרכה וניהול ידע, שתוביל את התהליך בכמה היבטים – הגדרת תהליך לניהול הידע, איתור פתרון טכנולוגי מתאים והבניית תהליכים לשיתוף ידע וליצירת ידע חדש בארגון.
בפגישה ראשונה שלנו - אלעד, רכז הידע בעל"ם, שלי נתן, מנהלת מחלקת ההדרכה, ויועצות ROM, הגדרנו את מטרת התהליך – מה יוצא לארגון מניהול הידע:
מתן מענה מקצועי טוב יותר לבני הנוער. באמצעות:
• יצירת נגישות של עובדי ומתנדבי העמותה לידע הארגוני
• עידוד כתיבה מקצועית ותיעוד פרויקטים לשם למידה מניסיון ופיתוח פרויקטים
• שיפור תהליכי זרימת המידע בין הפרויקטים השונים ובין המטה לשטח.
מכיוון שבעל"ם כבר החלו ליישם רעיון של אתר ידע משותף, שכולל מידע מקצועי ואדמיניסטרטיבי, החלטנו שהמיקוד הראשוני יהיה בהקמת פורטל ארגוני.
ומכאן יצאנו לדרך:
הגדרנו תכנית עבודה למיפוי ולאפיון שכוללת ראיונות עם המטה המקצועי של על"ם ולאחר מכן סדנת מיפוי תכנים עם מנהלי פרוייקטים מכל רחבי הארץ – המשתמשים העתידיים של הפורטל. לסדנה זו תפקיד חשוב ברתימת העובדים לתהליך - לא רק כמשתמשים אלא גם כיצרני מידע פוטנציאלים של סיפורי מקרה, פעילויות ייחודיות והפקות לקחים. את תוצרי מפגשים אלה נתקף באמצעות קבוצת מיקוד נוספת בהמשך.
במהלך ינואר נגדיר בצוות היגוי משותף את בעלי התפקידים – מי יהיה יצרן המידע? מי יערוך את התכנים? מי יזינם לתוך הפורטל? ובהתאם לזה נגדיר תהליך הכשרה לכל בעל תפקיד, ואת המשך הפעילות.
לשיתוף הפעולה של צוות ניהול הידע של על"ם וצוות היועצים של ROM מקום חשוב בהתהוות הפרוייקט: על"ם יוזמים, לומדים תהליכים המתקיימים בארגונים דומים ותמיד באים עם שאלות ורעיונות יצירתיים מניסיונם בתחום ההדרכה והיכרותם את אופי הארגון. ROM נותנים מענה ומקדמים על סמך ניסיונם מארגונים אחרים. כתוצאה מכך המפגש בינינו הוא תמיד מפרה ומעשיר.
לסיום, כמה מילים אישיות:
שלומית –הפעילות בעל"ם מיוחדת מאוד עבורנו, הרגילות לעבוד מול ארגונים עסקיים מן השורה. במפגשים עם שלי ואלעד ועם עובדי על"ם האחרים אנו לומדות על הפעילות החשובה שמקיימת העמותה, ומרגישות שבאיזה שהוא מקום – גם אנחנו קצת תורמות.
אלעד – פרויקט ניהול הידע בעמותת עלם מביא איתו פוטנציאל רב לשיפור עבודת העמותה מול בני הנוער. לשמחתנו הרבה חברת ROM חברו אלינו בהתנדבות מלאה, מעבירים לנו מהידע העצום שברשותם בתחום ועוזרים לניהול נכון של התהליכים. תרומה זו הינה עצומה להצלחת הפרויקט. העבודה מול בנות הצוות המלוות אותנו נעימה לנו מאוד לאור החשיבות הרבה שהן מיחסות לנושא ולאור האדיבות והיחס החם. חשוב לי לנצל את הבמה הזו ולומר לכן: תודה!