בחברה כמו טבע חשוב ביותר כי לקחים ומסקנות הנלמדים מאירועים המתרחשים באתר מסוים יגיעו לשאר האתרים בהם מתקיימים תנאים דומים, גם אם אתרים אלה נמצאים בצידו השני של כדור הארץ. לשם כך יש צורך בניהול ידע. כך, הרווח שבניהול ידע גלובאלי אינו מסתכם רק ברווח כספי אלא אף בהגנה על חיי העובדים בחברה.
אתגרי ניהול ידע הגלובאלי
ניהול ידע הוא תחום מורכב, כאשר מכניסים את הרכיב הגלובלי למשוואה הופך ניהול הידע למורכב ומאתגר עוד יותר. התנגדויות גלויות וסמויות, חוסר רצון לשינוי ופחד מטכנולוגיה הם רק חלק מן המרכיבים המקשים על ניהול הידע בחברה רגילה. כאשר מדובר בחברה כמו טבע, שהיא בעלת אתרים ויחידות הפרושים על פני מדינות רבות, הרי שהאתגרים גדלים בצורה משמעותית. בהקמת קהילת הבטיחות הגלובאלית הכוללת אלף שמונה מאות משתמשים משש עשרה מדינות שונות, נאלצנו להתמודד עם ריבוי תרבויות, ריבוי שפות, עבודה עם מגוון גורמי חוץ ופנים, הבדלים בדרישות החוק של הרשויות השונות ובנהלים המקומיים הנגזרים מהם. אפילו הבדלי השעות היוו אתגר לא קטן... נסו לתאם ישיבת עבודה לצוות מומחי תוכן מהודו, קנדה ואירלנד ותגלו שזה פחות פשוט ממה שנדמה.
התמודדות עם אתגרים
על מנת להתמודד עם האתגרים שהוזכרו מעלה, הגדרנו מספר פעילויות מרכזיות: בשלב הראשוני הגדרנו את תפקידי המפתח המרכזיים: הרפרנט ומומחה התוכן. מכל טריטוריה מרכזית איתרנו רפרנט, האחראי הן על תרומת מידע הייחודי למדינתו לפורטל והן על הטמעת הפורטל בקרב המשתמשים, תוך התאמת המידע לצרכיהם הספציפיים. רפרנט זה המשמש למעשה כזרוע הטמעתית, עזר לנו רבות בהתמודדות עם הסוגיות שהוזכרו מעלה. חלק מהחומרים שלהערכתו לא היו מספיק ברורים, תורגמו לשפה המקומית, חלק מהמידע עבר התאמה תוך התייחסות לתחומי העניין הרלוונטיים לאותה מדינה ואפילו נעשה שימוש במטאפורות שונות המותאמות לתרבות המקומית. אל לנו לשכוח כי רפרנט בלתי מחויב לפרויקט במדינה בודדת יכול לגרום לאובדן העניין בפורטל במדינה ובכך לגרום להישארותה מאחור בכל תחומי הידע הרלבנטיים לה מכלל העולם.
בנוסף, אתרנו מומחים בנושאים ספציפיים. עשינו עבודת מיפוי על מנת לזהות את המומחים המרכזיים בתחומי הליבה של הפורטל במדינות השונות. בסט של פגישות וירטואליות, לוכדו מומחים אלו לכדי צוות גלובאלי. כל צוות מוודא זרימת מידע נדרש מ ו-אל המדינות השונות ואחראי על זיהוי צרכי המשתמשים ומתן מענה הולם (כל זאת בתיאום כמובן עם הרפרנטים המקומיים).
במדינות מסוימות בהן זיהינו בעיית שפה מרכזית, המקשה על הבנת החומר ויישומו, הקמנו פורטל ייעודי כאשר הפלטפורמה מותאמת להצגת התכנים בשפה המקומית. כך למשל הוקמה קהילה מקומית באיטלקית ובחודשים הקרובים תעלה לאוויר גם קהילה מקסיקנית בשפה הספרדית.
אחת הדוגמאות היפות ביותר שנצפו אצלנו לשיתוף ידע חוצה יבשות הוא דיון וירטואלי אשר התקיים במקביל בשבע מדינות שונות ונכחו בו כ 50 משתמשים. במשך שלוש שעות הדיון נצפו למעלה משמונים שאלות, להן נתנו צוות מומחי התוכן תשובות בזמן אמת. במהלך הדיון ראינו כי בנוסף לתשובות שניתנו על ידי המומחים התפתח דיון ספונטאני בין המשתתפים, אשר ניצלו את ההזדמנות לחלוק חוויות עם עמיתים המתמודדים עם אתגרים דומים במדינות שונות.
לסיכום
בהקמת פורטל גלובאלי יש יתרונות רבים. ניתן לומר ללא ספק כי היתרונות בהקמת פורטל כגון עדכון מהיר של נתונים בפריסה רחבה, חשיפת כלל המשתמשים לחדשות ועדכונים, יצירת תחושת אחווה וקהילתיות בין האתרים הפרושים בעולם אינם ניתנים לערעור ומצדיקים את העבודה המורכבת של תכנון ובניית פורטל מסוג זה.