מהו תהליך עבודה?
תהליך עבודה בארגון מגדיר לנו את השלבים השונים המהווים תהליך תפעולי או עסקי כמו גם את תחומי האחריות המלווים את התחומים השונים בתהליך.
הגדרת התהליך תכלול את מטרת התהליך, תרשים מובנה שיראה את זרימת הטיפול בין הגורמים תוך ציון הפעולות שכל אחד מבצע, משך הפעולות והתוצרים בכל שלב, תלות התהליך בתהליכים/נהלים אחרים, דגשים לתהליך, כלים לבקרת התהליך ועוד.
תהליך מובנה ומתודולוגי מבטיח שהאינטראקציה בין הגורמים השונים בתהליך תהיה איכותית ככל שניתן. תהליך עבודה איכותי מאפשר לגורמים השונים המעורבים בתהליך להבין בכל שלב נתון מהו תפקידם בתהליך ומה הן המטרות שעליהם לעמוד בהן על מנת להניע את השלב הבא בתהליך בהצלחה.
סוגים של תהליכי עבודה
קיימים סוגים רבים של תהליכי עבודה. תהליכים ניהוליים, תהליכים תפעוליים, תהליכי ניהול ידע, תהליכי בקרה, תהליכי תכנון כוח אדם ועוד, הינם רק חלק מסוגי התהליכים אשר דרושים לניהולו התקין של ארגון.
ניקח לדוגמה תהליך ניהול ידע. נסו לשער בלבכם מה קורה בארגון אשר אינו מנהל ידע בצורה תקינה. אובדן הידע, התובנות והלקחים הנצברים במהלך חודשים ושנים של עבודה מאומצת יורדים לאבדון ללא האפשרות לעשות בהם שימוש מחדש.
ללא מיפוי מסודר של סוגי תהליכי העבודה הדרושים לארגון והבנייתם, אנו עלולים לגלות מאוחר מדי כי קיימים הליכים בלתי פורמאליים המתנהלים בארגון ללא שליטתנו וגורמים לאובדן מידע, כסף וכוח אדם.
מחשוב ותהליכי עבודה
כיום קיימים פתרונות טכנולוגיים רבים אשר נועדו לספק פלטפורמה למחשוב תהליכי העבודה בארגון. זה המקום להבהיר כי מחשוב התהליך עצמו אינו מספק פיתרון מלא אם אינו מגיע עם כלים נוספים למעקב אחר התנהלות התהליך, שינויו וטיובו באופן דינאמי ומיידי, שיקוף התהליך והתקדמות השלבים השונים בתוכו ועוד. הנטייה כיום היא להשתמש בפתרונות מקיפים כגון SharePoint Server 2007 אשר מאפשר מלבד מחשוב תהליך העבודה גם בניית פורטלים ברמות שונות, כלי חיפוש, מעקב אחר משימות, מעקב אחר פרויקטים, שיתוף בתיקיות מסמכים והקמת שולחנות עבודה מקצועיים המכילים אלמנטים של מדידת המאפשרים מעקב בזמן אמת אחר השלבים השונים בפרויקט או אף אחר מספר פרויקטים במקביל ואתרי Workflow .
ניהול הידע ותהליכי עבודה
מחשוב תהליכי עבודה והצגתם כחלק מפתרון כולל לניהול ידע מהווים את התשתית לפעילות ניהול הידע עצמה. כלי ניהול הידע משמש במקרה כזה ככלי לטיוב תהליכי העבודה, למיסודם ולהטמעתם, אשר בתורם מסייעים להגדלת השימוש במערכת ניהול הידע עצמה. להמחשה: לאחר שתהליך עבודה הוגדר, נכתב ואף הוטמע בשטח, ניתן למחשבו ולהציגו במערכת ניהול הידע.
במקומות בהם האתגר התרבותי גדול, שילוב תהליכי העבודה בכלי ניהול הידע, מקבל חשיבות רבה אף יותר ותורם לתהליך ההטמעה הכולל של פעילות ניהול הידע.
מחשוב תהליך עבודה והצגתו במערכת לניהול ידע מאפשרים מספר דברים:
1. שקיפות- סבב התייחסויות והמלצות של המעורבים בתהליך באמצעות כלי ניהול הידע
2. הצגת תובנות ולקחים הנוגעים לתהליך במקומות הרלוונטיים
3. מעקב ובקרה - אפשרות מעקב אחר כל שלב ושלב בתהליך (סטטוס, מי מטפל וכו')
4. שימור הידע שמצטבר במסגרת התהליך מאפשר שימוש בידע בעתיד.
5. שיפור השירות הניתן ללקוחות (פנימיים ו/או חיצוניים) באמצעות הפנייתם לתהליך ממוחשב.
6. ייעול – שיפור התהליך עצמו בהתאם לצרכים
7. חסכון בזמן
סיכום
מחשוב תהליכי עבודה והצגתם באמצעות כלי ניהול הידע יכולים להוות תשתית להרחבת פעילות ניהול הידע ולתרום בהטמעתה.
בסופו של יום, פעילות ניהול ידע שכזו תורמת להצלחת הארגון על ידי כך שמאפשרת חיסכון במשאבים, שיפור שירות, הוזלת עליות, ניהול נכון של משאבי כוח אדם וקבלת החלטות נכונה ברמת ההנהלה הבכירה.