ארגונים רבים בוחרים בהקמת פורטל כפיתרון לצרכי הידע בארגונם.
בהכללה, ניתן לחלק את צרכי הידע, בעולם הארגוני, לשני צרכים מרכזיים:
§ צרכים רוחביים – צרכים המשותפים לכלל עובדי הארגון, ללא קשר לשיוכם הארגוני ו/או תפקידם המקצועי הארגון. למשל: נושאי משאבי אנוש, תפעול, אבטחת מידע ומחשוב.
§ צרכים מקצועיים – צרכים הרלוונטיים לקבוצות עבודה מקצועיות ספציפיות. למשל: קבוצת הפיתוח, קבוצת מנהלי פרויקטים, קבוצת אנשי המכירות וכו'.
במצב האידיאלי, כמובן שנשאף שהפורטל ייתן מענה לשני סוגי הצרכים.
ואולם, מאחר וכפי שציינו בעבר, לא מומלץ להתחיל בבת אחת עם הכול, אנו נדרשים לבחור ולתעדף בין שני צרכים אלו. מכאן, שחשוב לפני שמתחילים להבין ולהחליט כיצד מתחילים.
ארגונים לא מעטים מתחילים בבניית פורטל הנותן מענה לצורך מקצועי כואב במיוחד, כגון: שיפור שירות הלקוחות בארגון, תיעוד וניהול עולם המחקר והפיתוח, איגוד מידע על מתחרים לקידום מכירות החברה וכו'.
ארגונים גדולים אף בוחרים להתחיל בבניית פורטלים שקהל היעד שלו נקבע ע"פ השיוך ארגוני כגון: פורטל למחלקת השיווק, פורטל למחלקת אבטחת איכות, פורטל למחלקת התפעול וכו'.
בטיפ זה, ברצוננו להציג תפיסה שונה מעט, הגורסת כי יש מקרים בהם כדאי לתת מענה ראשוני רחב ככל האפשר, לקבוצה רחבה ככל האפשר.
לפי גישה זו, נתחיל במקרים מסוימים מיישום פורטל ארגוני רחב, שיכלול בתוכו מענה לצרכים הרוחביים, לרבות:
§ נושאי משאבי אנוש - שכר, נוכחות, פנאי ורווחה
§ שירותים לעובד - הסעדה, רכב, טלפוניה
§ מידע אודות החברה - מוצרים, שירותים, מבנה ארגוני
§ תפעול
§ מחשוב - תמיכה טכנית, אבטחת מידע
§ קוד אתי ונורמות התנהגות
המשך הפעילות תלווה בבניית אתרים מקצועיים תחת הפורטל הארגוני. האתרים ייבנו עפ"י עולמות תוכן ולא עפ"י שיוך ארגוני, ליצירת אינטגרציה של הידע בעולם התוכן המקצועי שייתרם על ידי עובדים שונים ביחידות שונות.
מתי מומלץ להתחיל מפורטל ארגוני?
§ כאשר חשוב להגיע לכלל עובדי החברה. בדרך זו פתרון ניהול הידע מגיע לכל אחד מהעובדים ללא קשר לשיוכו הארגוני וכולם נהנים מפירותיו.
§ כאשר הקמת פורטל בנושא רוחבי מייצרת נראות ורוח גבית הנדרשת להמשך פעילות והתאמת פיתרונות נוספים לצרכים נוספים.
§ כאשר עולמות התוכן המוצעים במסגרת הפורטל הארגוני נדרשים מחד, וקלים להקמה מאידך, כדי לייצר quick win.
§ כאשר התחלה דרך נושאי משאבי אנוש הינה אמירה ניהולית – תרבותית חשובה להמשך.
§ כאשר הפורטל הארגוני עונה על צורך ארגוני לשיפור התקשורת הארגונית (תקשורת בין ההנהלה לעובד ותקשורת בין-אישית בין עובד לעובד) וכך מאפשר תקשור עדכונים ניהוליים, תהליכים פנימיים ויעדים אסטרטגיים.
§ כאשר הפורטל הארגוני נותן מענה לצורך של הגברת תחושת השותפות והמעורבות של העובדים בנעשה בחברה. הפורטל הארגוני נותן מענה אמיתי לצורך ארגוני, בערוץ אפקטיבי וזול יותר מאשר כלים מקבילים. הפורטל נותן במה להעברת פידבקים, העברת ביקורת בונה, יוזמות והצעות ייעול של עובדים.
בנוסף לסיבות הנ"ל, תרבות ארגונית המקדמת שיתוף ידע, שימורו ופיתוחו הינה מרכיב עיקרי בהצלחה או בכישלון של כל תהליכי הטמעת פתרון ניהול ידע בארגון. הקמת פורטל ארגוני הינה צעד ראשון בהנחלת תרבות השיתוף בקרב כל עובדי החברה וכן מעבירה מסר של שקיפות כערך ארגוני.
במסגרת בניית הפורטל הארגוני מתגבשת לא רק תפיסה מתודולוגית לאפיון צרכי המשתמשים אלא גם תפיסה שתניח את התשתית הטכנולוגית להקמת פורטלים מקצועיים בעתיד.
תפיסה זו כוללת, בין היתר, התייחסות לנושאים הבאים:
א. דף שער לנושא.
ב. חלוניות רלוונטיות להצגת המידע.
ג. תבניות להצגת המידע.
ד. תכנון קישור למערכות התפעוליות השונות.
ה. לוגיקת ניווט.
ו. עץ תכנים.
ז. כפתורים חמים.
ח. דו"חות לניתוח השימוש באתר.
חשוב שתהליך בניית הפורטל הארגוני יוצג לעובדים כבר בשלביו הראשונים. מומלץ אף לשלבם בתהליך בעזרת קבוצות מיקוד או סקר כלל ארגוני הנותן לעובדים במה לחוות דעה על הנושאים שיוצגו בפורטל. בדרך זו בניית הפורטל מצטיירת כמשימה ארגונית המערבת את כלל העובדים ויוצרת תחושת מחויבות לתהליך הבנייה בפרט ולתהליך ניהול הידע בארגון בכלל.