מתי עדיף מפגש פנים אל פנים?
מתי עדיף מפגש דרך אתר הידע?
אחד מהפתרונות הנפוצים בניהול ידע הוא קהילה, אך האם אנחנו יודעים מהי קהילה?
קהילה היא קבוצות אנשים בעלי תפקיד דומה או בעלי תחום עניין משותף, הנדרשים לידע ומייצרים ידע לצורך ביצוע עבודתם.
קהילה מומלץ, כמידת האפשר, להקים כסינרגיה של מפגשים אנושיים, פנים אל פנים; ומפגשים ווירטואליים, המפגשים המתקיימים באמצעות אתר הידע המלווה.
הסיבה לשילוב היא שלכל אחד משני הערוצים יש יתרונות משלו:
מפגש פנים אל פנים (פרונטאלי):
מאפשר קשר בלתי אמצעים בין השותפים.
מאפשר קשר רב ממדי בין השותפים (לא רק באמצעות האותיות והמילים).
מפגש דרך אתר הידע (ווירטואלי):
חוצה זמן (מאפשר שאלה בשעה מסוימת, ומענה בשעה אחרת).
חוצה מקום (מאפשר שיח בין אנשים הרחוקים זה מזה ללא צורך להביאם לחדר משותף).
משמר את הידע לאורך זמן, ומאפשר הפיכתו לחלק מהזיכרון הארגוני.
כאשר אנו מקימים קהילה אשר אכן משלבת את שני הערוצים יחדיו, אחת השאלות המרכזיות הנשאלת הנה: מתי עדיף להיפגש פנים אל פנים? מתי עדיף לעשות מפגש ווירטואלי?
מעצם היתרונות שהזכרנו לעיל לכל אחד מהערוצים, ניתן ללמוד על תרחישים בהם יש יתרון לערוץ זה או משנהו:
מפגש פנים אל פנים (פרונטאלי):
כאשר צריך לפתח ידע חדש (סיעור מוחות; פריצה אל מחוץ למסגרת כד').
כאשר רוצים להפחית חששות ולסייע לקהלים חדשים להיפתח ולשתף.
כאשר רוצים לגבש את השותפים כקבוצה ("מועדון").
מפגש דרך אתר הידע (ווירטואלי):
כאשר לא ניתן להיפגש בגלל אילוצי מקום.
כאשר יש שאלות שחוזרות על עצמן ורוצים לחסוך משאבים.
כאשר דנים בנושא מורכב שיש להשקיע זמן של השותפים בחשיבה עליו ורוצים לרווח את הדיון למספר ימים.
כאשר דנים בנושא מורכב ורוצים לאפשר צירוף מסמכים לכל שלב וטיעון בדיון.
כאשר נדרשת תשובה נקודתית ומיידית לשאלה (ואין אז צורך לזמן מפגש פנים אל פנים).
כאשר רוצים להבטיח נגישות למידע, גם למעגל רחב יותר מהקבוצה הנפגשת פנים אל פנים (מעגל שני).
לדוגמא, נעדיף מפגש פנים אל פנים כאשר נדרש סיעור מוחות וחשיבה יצירתית כדי לפתור בעיה, כמו במחלקת מו"פ בארגון, אשר מתחבטת לגבי יעילותו של תהליך כימי מסוים. במצב זה היחידה נדרשת לכל הניסיון והידע שקיים בה, ולפריצת המסגרות הקיימות, כדי להגיע לתוצר הטוב ביותר.
כאשר יש צורך בהתמודדות עם חששות והתנגדויות, מתאים לנהל את השיח פנים מול פנים. בדיון המתקיים במקום פיזי אחד כל צד מקבל התייחסות אישית לדבריו וניתן להעצים את המשתתפים. לדוגמא, כאשר מודיעים על שינוי באופן העבודה ומעוניינים לשמוע את כל הנוגעים בדבר. הנושא רגיש וטעון, והודעה או עליו במסגרת הפרונטאלית מעידה על החשיבות שמייחסים לנושא ועל הכבוד שחולקים לנוכחים.
לדוגמא, עדיף מפגש דרך אתר הידע כאשר נדרשת תשובה מהירה, נקודתית ומיידית ללא קשר למקום. לדוגמא כאשר פיזיותראפיסט רוצה להעלות שאלה מקצועית בפני עמיתיו למקצוע, שאינם נמצאים בהכרח בקרבה גיאוגרפית אליו. הזירה הוירטואלית מאפשרת החלפת דעות בזמן ובמקום המתאימים לשותפים, מבלי להיות נוכחים במקום פיזי אחד.
מקרה שונה שמתאים לדיון בקהילה וירטואלית הוא הצורך בתשובה מעמיקה המסתמכת על בדיקות, דוגמאות ומסמכים. לדוגמא, כאשר עולה שאלה במפעל ייצור, המצריכה חשיבה מבוססת על תוצאות בדיקות והכנה לפני מתן התשובה.
יש לציין כי מדובר על רצף של מצבים ותרחישים ולא על שני מקרים דיכוטומיים- פרונטאלי מול וירטואלי:
המפגש הווירטואלי יכול להיות דיון שמתקיים כאשר הנוכחים יושבים בחדרי ישיבות שונים ברחבי הארץ והעולם מול מחשב או video conference באותו הזמן ובכל חדר קבוצות של נציגי הקהילה של אותה מדינה.
הדיון הפרונטאלי יכול לפתוח שיח ולהפחית חששות, והמשכו, מורכב יותר, הנדרש לשילוב מסמכים וזמן בדיקות, ימשיך דרך האתר.
וכמגוון עולמות התוכן והתרחישים, כך ניתן להראות דוגמאות רבות על הרצף בין הווירטואלי והפרונטאלי.
לסיכום, בידי הארגון קיימים אפיקים שונים למיצוי יכולות הקהילה שלו בצורה הטובה ביותר. על מנת שהמידע יזרום בצורה המיטבית ויתקיים שיתוף בידע שיעשיר ויעצים את העובדים, חשוב לבחור בערוץ המתאים לכל מקרה. בהצלחה!